Виды деловых писем и их структурные особенности

По юридической силе документы подразделяют на: настоящие (истинные) , которые готовятся в установленном законом порядке по всем правилам; фальшивые (поддельные) , в которых содержание или оформление не соответствует истине.

 

3. Особенности оформления англоязычной корреспонденции

Англоязычное деловое письмо может содержать 13 реквизитов:

1. «заголовок» письмаа (The Letterhead )
2. указание на ссылку (The Reference Line ) ;
3. дата (The Date) ;
4. внутренний адрес ( The Inside Address );
5. указание на конкретное лицо « Вниманию » (The Attention Line);
6. вступительное обращение (The Salutation);
7. ссылка на общее содержание / тему (The Subject Line)
8. основной текст письма (The Body of the Letter ) ;
9. заключительная формула вежливости (The Complimentary Close ) ;
10. подпись (The Signature);
11. отметка о наличии приложений ( The Enclosure );
12. отметка о направлении копий на другие адреса (CC Notation);
13. дополнения (Post Scriptum) .

1. «Заголовок» письма (The Letterhead) - сведения об отправителе . Обязательный реквизит. Его помещают в левом верхнем углу или в центре верхней части бланка. Содержит следующую информацию: логотип и название организации , ее почтовый и телеграфный адреса , номера телефонов и факсов , e - mail адрес и т.д.

Адрес отправителя могут приводить и на нижнем берегу бланка письма меньшим шрифтом (8 или 10).

Название организации, как правило, содержит характеристику ее правовой формы (полностью или сокращенно): Company (Co.) - компания ; Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью (в Великобритании); Incorporated (Inc.) - корпорация (в США ) , например : Mitchell Diesel , Ltd . ; International Office Equipment , Inc .

Под названием организации иногда приводят девиз или указание на род ее деятельности, например, фирма, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, отмечает на бланке «Управление информационными потоками».

В оформлении этого реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

2 . Указание на ссылку (The Reference Line ) - исходящий номер письма  отправителя или получателя . Содержит цифровые или буквенные обозначения письма, машинистки, отдела, номера дела и т.п. Необязательный реквизит международного письма: за рубежом им почти не пользуются. Печатающие в верхней левой части листа непосредственно под «заголовком», вводят с помощью отметки Ref. (сокращенно от Reference «ссылки»).

Указание на ссылку может иметь следующий вид:

Ref.: 28/ 04 ( номер исходящего документа и структурного подразделения );

Ref.:TS (инициалы имени и фамилии автора );

Ref.: TS/28 (инициалы имени и фамилии автора и номер структурного подразделения); 
In your please refer to Е1/КД/15621 («В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621»);

Kindly mention Ex 16/ 1716 in your reply («Просим  указать Ex 16/ 1716 в Вашем ответе» ) и другие.

Если письмо является ответом, то могут указать и индекс инициативного документа. При этом сначала делают ссылки на данные адресата, затем - на данные отправителя. Например:

Your reference SA/14 Our reference 32/ 04 (Ваша ссылка SA/14 Наша ссылка 32/ 04) или : Your ref . SA/14 Our ref . 32/ 04.

3. Дата (The Date) - дата отправки письма. Обязательный реквизит. Печатают ниже предыдущего реквизита справа так, чтобы последняя цифра заканчивала строку правого поля листа (в письмах к Великобритании), или слева без отступа от границы левого берега ( в письмах в США) .

В состав даты входят число, месяц и год. Дату в англоязычных странах принято обозначать только словесно - цифровым способом .

В Великобритании дату традиционно оформляют так :

15 Feb. 2012 15 февраля 2012

15 February 2012

15 February, 2012 15 февраля 2012

15th February 2012

Последний вариант, когда число печатают с соответствующим наращиванием st , nd , rd , th , является более распространенным .

Американская традиция предусматривает иную последовательность элементов даты:

February 15th , 2012 15 февраля 2012

February 15, 2012

Последний вариант, когда число печатают без соответствующего наращивания, является более распространенным .

Перед числительным, обозначающее год, обычно ставят запятую. Однако в последнее время все заметнее становится тенденция к минимальному использованию знаков препинания в деловой переписке, поэтому знаки препинания в обозначении дат можно не приводить, например: 15 February 2001 .

Названия месяцев в английском языке пишут с большой буквы. Возможно сокращать названия некоторых месяцев , например : January - Jan., February - Feb., March - March, April - Apr., May - May, June -June, July - July, August - Aug., September - Sept., October - Oct., November - Nov., December - Dec.

4. Внутренний адрес (The Inside Address) - сведения о получателе. Обязательный реквизит. Адрес повторяют на конверте. Как правило, размещают в левом верхнем углу ниже строки с датой. Строки реквизита выравнивают с левой стороны без отступа от границы левого края.

Оформляя реквизит «Внутренний адрес», используют минимальное количество знаков препинания.

Реквизит может содержать такие элементы, каждый из которых приводят с новой строки:

а) название получателя письма (лица, организации)

- Слово - индекс - указание  на семейное положение (господин, госпожа, панно) или титул ;

- Имя / инициал имени и  фамилия получателя (порядок именно  такой! );

- Должность получателя;

- Название учреждения;

- Название отдела или  структурного подразделения (по  возможности , если письмо адресовано не руководителю или менеджеру фирмы, а сотруднику низшего ранга) ;

б) почтовый адрес:

- Номер дома и название  улицы и ее вид бульвар, авеню , площадь и др. (порядок именно такой, а не обратный ! )

- Название населенного пункта и региона - штата (для США ) или графства ( для Великобритании ) почтовый округ или zip - code ( аналог нашего индекса почтового отделения ) ;

- Название страны.

Выбор этих элементов зависит от того, кому адресовано письмо. Распространенными вариантами адресов англоязычного делового письма являются:

- Адресов организации;

- Адрес должностному лицу.

Если письмо адресовано должностному лицу и известно его фамилия, то сначала ставят слово - индекс, указывают имя, фамилию и должность получателя, ниже - название фирмы , ниже - почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black Господину Г.Х. Блэку

Chairman Председателю

A. Smith and Co., Ltd. А. Смит энд Ко, Лтд

London SWL 75 C Лондон SWL 75 C

GREAT BRITAIN ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Имя и фамилию лица следует писать так, как они представлены в подписи в письме, которое поступило : если имя в подписи приведены полностью, то и в адресе его следует подавать полностью; если в подписи стоят только инициалы, то и в адресе следует указывать только инициалы.

Следует обратить внимание на то, что в английской традиции имя или инициалы адресата ставят перед фамилией, а не после , как у нас : Mr . Harold Brown.

Перед именем или инициалами имени в зависимости от пола лица ставят сокращенное слово - индекс:

- Если письмо адресовано  мужчине - Mr. (сокращение от слова Mister «господин » ) : Mr. Alan White - Господину Алану Уайту. В Великобритании вместо слова Mr. часто используют сокращение Esq. («Эсквайр») , которую ставят после фамилии: E. F. White  Esq .;

- Если письмо адресовано  замужней женщине - Mrs. (сокращение от слова Mistress « госпожа »), если холостой - полностью слово Miss («госпожа»), если семейный статус женщины неизвестен - приводят универсальное сокращение Ms. («Дама») , например : Mrs . Rosalinda Jones ; Miss Mary Powell ; Ms G. Black.

Если адресат, ранг , звание (доктор, профессор, доцент, генерал и т.д.), его ставят вместо слова -индекса, например : Dr . А. Hopkins - Доктору А. Хопкинс. Звание и титулы рекомендуют писать полностью, особенно на конверте. Во всех западноевропейских странах и США как в устной, так и в письменном общении не употребление титулов и званий считают невежливым.

Часто после фамилии лица сокращенно (большими буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или орден :

E. F. Jons , DM ( Doctor of Medicine - доктор медицинских наук)

A. B. Smith , M.P. ( Member of Parliament - член парламента )

G. H. Dlack , K.C.V.O. ( Knight Commander of the Victorian Order - кавалер ордена Королевы Виктории) .

Если письмо является личным, то после фамилии адресата пишут слово «лично » ( Private - Англия; Personal - США ; Confidential - Англия , США ).

Если фамилия должностного лица, которому адресовано письмо, неизвестно, то в реквизите «Внутренняя адрес» отмечают должность получателя письма, название организации , а затем приводят почтовый адрес организации . например:

The Chairman Председателю

A. Smith and Co . , Ltd . А. Смит энд Ко , Лтд

London SWL 75 C Лондон SWL 75 C

GREAT BRITAIN ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Указывать должность без фамилии лица, ее занимающего , можно лишь тогда , когда эта должность единственная в фирме , которой адресовано письмо ( Chairman - председатель , President - президент , Managing Director - директор- распорядитель , Secretary - секретарь , Chief Accountant - главный бухгалтер) . В этом случае перед названием должности ставят артикль the : The Chairman , The Secretary т.п. . Чаще всего такой способ адресации используют, когда письмо адресовано менеджеру или президенту компании . Если же письмо адресовано сотруднику низшего ранга, то следует указывать его фамилию, название организации, по возможности название структурного подразделения и наконец полный почтовый адрес .

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то их обязательно указывают. Артикль перед названием должности в таком случае не ставят.

Если письмо адресовано организации, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес :

Continental Supply Company Европейская  продовольственная компания

312 Sixth Avenue 312 Шестая авеню

New York , NY , 11011 Нью - Йорк , штат Нью - Йорк , 11011

U.S.A. США

Если письмо адресовано фирме, название которой состоит из имен и фамилий ее владельцев или учредителей (например , John Brown and Co . , Ltd ) , то перед названием фирмы , обращаясь к мужчинам , ставят слово Messrs  от фр . Messieurs « Господам » ), а обращаясь к женщинам - слово Mmes (от фр . Mesdames «Госпожа»). Например:

Messrs John Brown and Co . , Ltd . Господам Джону Брауну энд Ко , Лтд

Для написания почтового адреса в англоязычных странах принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города, индекс, название страны .

Номер дома и название улицы подают одной строкой. Номер дома отмечают перед названием улицы. Слова Street , Avenue , Place и др. пишут с большой буквы. Возможны следующие сокращения: Building - Bld . - Дом; Apartment - Apt . - Помещение (квартира ) Avenue - Ave . - Бульвар ; Street - St . - Улица ; Square - Sq . - Площадь .

Отдельной строкой приводят название города, штата (в США) или графства (в Великобритании) , почтовый индекс. Указание названий штата и графства связано с тем, что названия населенных пунктов очень часто повторяются в других штатах или графствах . Названия штатов США часто сокращают, а названия графств Великобритании никогда не сокращают, например : Alabama - Ala . , Однако Йоркшир - Yorkshire .

Название страны назначения рекомендуют писать большими буквами .

5. Указание на конкретное  лицо «К сведению» (The Attention Line) - необязательный  реквизит делового письма. Его  приводят, если письмо адресовано  учреждению, т.е. в реквизите «  Внутренняя адрес» имя и фамилию  адресата не указан, а отправитель  заинтересован в том , чтобы письмо прочитала конкретное лицо.

Реквизит приводят слева непосредственно от границы левого поля непосредственно после внутренней адреса перед вступительным обращением или иногда после него на отдельной строке.

Употребление знаков препинания в реквизите - минимальное. Используют такие отметки : Attn . : , Attention : , Attention of , To Attention of ... или For the Attention of ... ( « К сведению ...»), после которых, как правило , приводят имя / инициал имени и фамилия лица . например:

For the Attention of Mr . Jonathan J. Morgan или :

To Attention of Mr . Jonathan J. Morgan или :

Attention of Mr . Jonathan J. Morgan или :

Attention : Mr . Jonathan J. Morgan или :

Attn . : Mr . Jonathan J. Morgan

Вступительное обращение, однако, подают в форме множественного числа, поскольку оно должно быть согласовано прежде всего первой строкой реквизита «Внутренняя адрес» (т.е. письмо адресовано организации, а не отдельному лицу). Указание на конкретное лицо, как правило, выделяют ( печатают курсивом , в разрядку , подчеркивают ) . например:

A. Smith and Co . , Ltd . А. Смит энд Ко , Лтд

115 Churchill Avenue 115 Черчилль авеню

Maidstone , Kent Мейдстоун , Кент

ZH892B ZH892B

Great Britain Великобритания

Attention : Mr . P. Wilson Вниманию г Р. Вильсона

Dear Sirs , Уважаемые господа , или :