Деловая беседа: организация и порядок ее проведения

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«Деловое общение»

 

НА  ТЕМУ: Деловая беседа: организация и порядок ее проведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение……………………………………………………………………..3-4

Глава 1 Деловая беседа. Основные этапы деловой беседы………………5-10

Глава  2.Организация  и порядок проведения деловой  беседы…………11-14

Заключение………………………………………………………………….15-16

Список литературы……………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Актуальность данной тематики обусловлена тем, что деловая  беседа – один из важнейших компонентов делового поведения. Деловая беседа - это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Подлинное значение такого рода делового общения в нашем  обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательской деятельности и прежде всего умения вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому имеет смысл рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального проведения.

Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т. е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретное предложение.

Деловая беседа выполняет  ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:

1) взаимное общение  работников из одной деловой  среды;

2) совместный поиск,  выдвижение и оперативную разработку  рабочих идей и замыслов;

3) контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

4) поддержание деловых  контактов;

5) стимулирование деловой  активности.

Но важен не только чисто прагматический эффект деловой  беседы. Во время беседы вы можете получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений. Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование выдвигаемых положений и завершение беседы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.            Деловая беседа.  Основные этапы деловой беседы.

Понятие “деловая беседа" довольно растяжимое, можно сказать, что его трудно определить конкретно. Однако в целом правильно и такое определение: “Это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредствам слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы”.         “В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем”.

Значение деловой беседы, прежде всего, обуславливается ее функциями. Она является “генератором”, “движущей силой” многих сторон деятельности предприятия или учреждения. Фактически правомерно утверждать, что почти все дела, все трудовые акции человеческого общества, любой коллективный человеческий труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловой беседы для трудовой деятельности человека можно сравнить со значением речи для человечества и его развития в широко смысле.

Ориентировочно можно  выделить следующие основные функции  любой деловой беседы:

• начало перспективных мероприятий и процессов;
• контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;
• обмен информацией;
• взаимное общение работников из одной деловой сферы;
• поддержание деловых контактов на поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
• стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях”.

Беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности нашей позиции, тем чтобы он сам с ней согласился и поддержал ее. Поскольку беседу не всегда  можно повторить, важно полностью использовать представленную возможность, особенно если в ней участвуют различные специалисты и руководители и если инициатива проведения беседы исходит от лица, занимающего более высокое положение. В связи с этим важно детально познакомиться с правилами и техникой проведения беседы, а также с методами оценки реакции собеседника.

Основными этапами деловой  беседы являются:

• подготовительные мероприятия,
• начало беседы,
• информирование присутствующих,
• аргументирование воздвигаемых положений,
• завершение беседы.

1. Подготовительные мероприятия связаны с подготовкой к проведению беседы. Не существует безошибочных правил подготовки  к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

На начальном этапе планирования определяются тема, которую желательно обсудить, и возможные участники предстоящего делового разговора. Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках и поэтому контролировать ситуацию будет легче. Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы. Целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых факторов или непредвиденных обстоятельств  на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

  Сбор материала  для деловой беседы - очень трудоёмкий  процесс, требующий значительных  затрат времени. Но это один  из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т. п.), при этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы своими собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объём собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблемы.

  Анализ собранного  материала поможет определить  взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. скомбинировать и увязать  весь собранный материал в  единое логическое целое.

  Завершающая стадия подготовки беседы – редактирование текста, его окончательная шлифовка и доработка.

 2. Начало беседы – очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие:

• установление контакта с собеседником;
• создание рабочей атмосферы;
• привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.

Начальный этап беседы имеет, прежде всего, психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушивать вас или нет. Собеседник обычно бывает более внимательным в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе (т.е. созданию рабочей атмосфере). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект «первого впечатления» всегда запоминается надолго.

Неплохо если вы, улыбнётесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров.

  Существует множество  приёмов начало беседы. Мицич в своей книге «Как проводить деловые беседы» предлагает четыре приёма:

• «Приём снятия напряжённости» - способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчуждённость быстро начнёт исчезать. Шутка,  которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряжённость.
• Приём «зацепки» позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту «зацепку» как исходную точку для начало беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления или необычный вопрос.
• «Приём стимулирования игры воображения» предполагает постановку в начале беседы множество вопросов по ряду проблем, которые должны  в ней рассматриваться.
• «Приём прямого подхода» означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Вкратце сообщите причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным, и приступайте к теме беседы. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчинёнными.

3. Передача информации - это процесс общения между нами и собеседником, в ходе которого мы пытаемся создать для себя и отчасти для собеседника достаточную информационную базу для следующей фазы беседы – аргументирования.

Фаза передачи информации состоит из следующих элементов: информирования собеседника (общее и целенаправленное), постановка вопросов, слушания собеседника, наблюдение за реакциями собеседника и их анализ с точки зрения психологии.

  Особое внимание  нужно уделять краткости изложения.  Необходимо не забывать о временных  рамках беседы. Постоянно следует  помнить о          направленности беседы, т.е. держать в голове её основные задачи и не отклонятся от темы, даже если собеседники «забрасывают» докладчика вопросами. Во время беседы нужно постоянно обращаться к собеседнику с вопросами, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение.

В процессе информирования не следует бояться замечаний  собеседников. Эти замечания не мешают, так как человек без замечаний  – это человек без собственного мнения. Из этого следует, что замечания  и доводы собеседника не следует  воспринимать как препятствия во время беседы, наоборот они облегчают беседу, так как указывают: начал ли собеседник вообще интересоваться темой; в каких положениях ещё предстоит убедить собеседника; что думает собеседник о сущности дела.

4.  После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – аргументирование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, занимается определённая позиция как с вашей стороны, так и со стороны вашего собеседника. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию или мнение вашего собеседника, смягчить противоречия, критически, рассмотреть положения и факты, изложенные вами и вашим собеседником.

Для достижения большой  убедительности аргументации следует соблюдать ещё несколько простых правил. Перечислим их:

• Приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника.
• Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, которые интересуют вашего собеседника.
• Употребляйте терминологию, которая понятна вашему собеседнику, так как в противном случае вы не только убедите его, но и испортите ему настроение тем, что он будет не в состоянии понимать вашу аргументацию.
• Не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура.
• Старайтесь, как можно нагляднее изложить свои доказательства. Приводя наглядные доводы и яркие сравнения, помните, что сравнения должны основываться на опыте собеседника…