Деловая беседа: организация и порядок ее проведения

 

5. Последний этап беседы – её завершение. Успешно завершить беседу- это значит достигнуть заранее намеченных целей беседы. На последнем этапе решаются следующие задачи:

• достижение основной или запасной (альтернативной) цели,
• обеспечение благоприятной атмосферы,
• стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;
• поддержание в дальнейшем контактов с собеседником, его коллегами;
• составление резюме с чётко выраженным основным выводом, понятием всем присутствующим.

Основные идеи, смысл вашего выступления нужно преподнести ярко, а количество идей сократить, заключение же сформулировать так, чтобы оно выглядело впечатляюще. Нельзя допустить, чтобы по окончанию беседы у собеседника остались запутанные представления. Мы должны придать нашему выводу легко усваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Поэтому в заключении, нет места лишним словам, в последней фазе деловой беседы недопустима расплывчатость формулировок.

Заключение составляется на основе письменной записи всей беседы. Эта запись – чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются: фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, постоянное место работы); дата и место проведения беседы; продолжительность беседы; по чьей инициативе она состоялась.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.           Организация и порядок проведения деловой беседы.

Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.

Деловая беседа происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:

• дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;
• договориться по интересующему собеседников вопросу;
• убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т.п.;
• установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;
• динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат.

Знание смысла этих фаз  позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника  так, что результатом встречи  будет положительное для вас  решение.

Первая фаза встречи  – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.

Основная задача, которую  вы должны решить в первой фазе это  установление эмоционального контакта с вашим собеседником.

Беседу на деловой  встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана.

Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:

• установить контакт с собеседником;
• создать благоприятную атмосферу для беседы;
• привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).

Контакт важно не просто установить, его нужно отслеживать  по ходу беседы и принимать меры: если он прерывается – задайте  вопрос, предложите чай, можно пошутить, если, конечно, позволяет обстановка.

Существуют такие способы  начала беседы, которые закрывают  нам путь к успеху или сильно затрудняют его достижение. Если вы хотите, чтобы  ваша беседа при первой деловой встрече  была результативной, то следует избегать:

• проявления признаков неуверенности в себе и в необходимости встречи;
• проявления неуважения в начале встречи, даже в мягкой форме;
• возбуждения оборонительной позиции собеседника первыми же вопросами.

Вы должны установить благоприятную эмоциональную атмосферу, даже если собеседник вам неприятен и вы не испытываете от встречи никаких положительных эмоций, главное – добиться положительных результатов от самой встречи.

Вторая фаза – ориентация. Здесь в качестве основной цели является выяснение сути проблемы, из-за которой произошла встреча. Вам надо донести до собеседника необходимую информацию о ваших превосходных профессиональных качествах в форме презентации (только не хвастаться), объяснить мотивы вашего интереса и обращения к нему.

Эта фаза наиболее длительная, поэтому вашей задачей является поддержание контакта с собеседником. Например, нудное перечисление ваших успехов или клиентов может просто наскучить, и тогда будет потерян положительный эмоциональный контакт, что обычно приводит к отрицательным результатам.

Деловая встреча будет более результативна, если она будет заранее спланирована, и вы будете к ней подготовлены, если вами будет собрана вся доступная информация о собеседнике, предполагаемом деловом партнере.

Определите несколько  основных мыслей, которые вы хотите донести до другой стороны. Выберите время для презентации и количество информации, которое вы будете сообщать. Продумайте последовательность подачи информации, где сказать главное и как скрыть недостатки вашего решения.

Ваш успех на деловой  встрече, помимо ваших профессиональных качеств, во многом зависит от вашего морального состояния, от уверенности в себе, и чем больше у вас будет информации, тем легче вам будет вести переговорный процесс.

Большое влияние на результат  вашей деловой встречи оказывают стиль и подходы ведения беседы.

Существуют три разных подхода к ведению деловых  бесед: жесткий, мягкий и принципиальный.

Если сторона действует  «по жесткому типу», то она воспринимает участников беседы как противников, односторонне пытающихся выиграть. Своей целью считает собственную победу, твердо придерживается своей позиции и скрывает свои интересы, требует уступок в качестве платы за соглашение, применяет давление и пытается навязать и выиграть «состязание воли».

Если сторона действует  в рамках «мягкого подхода», то она воспринимает участников беседы как друзей, целью беседы считает соглашение и готова заплатить за это односторонними уступками, легко меняет свою позицию, пытается избежать «состязания воли», но если оно навязано, поддается давлению другой стороны.

Сторона, действующая  на основе «Принципиального подхода», воспринимает участников как сотрудников, вместе работающих над проблемой. Своей  целью считает разумный результат, достигнутый быстро и доброжелательно, концентрируется на интересах, а  не на позициях, требует не уступок, а разработки взаимовыгодных вариантов, настаивает на применении объективных критериев, не зависимых от воли участников.

Существует шесть основных правил налаживания отношений между  партнерами на предварительных переговорах.

1. Рациональность. Необходимо  вести себя сдержанно. Неконтролируемые  эмоции отрицательно сказываются  на переговорном процессе и  способности принятия разумных  решений.

2. Понимание. Невнимание  к точке зрения партнера ограничивает  возможности выработки взаимоприемлемых решений.

3. Общение. Если ваши  партнеры не проявляют большой  заинтересованности, то можно провести  с ними деловую встречу просто  в виде консультации. Это позволит  сохранить и улучшить отношения.

4. Достоверность. Ложная  информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.

5. Избегайте поучать  партнера. Ваше убеждение должно  быть основано на уважении  личных качеств собеседника.

6. Принятие. Постарайтесь  принять другую сторону и будьте  открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.

Успешное проведение деловых встреч, бесед и переговоров  во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, деловая  беседа может быть рассмотрена как  особый вид межличностного взаимодействия в организованной среде. Четкое осознание  участниками беседы целей, которые  они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимым составляющим эффективной деловой коммуникации.

Деловая беседа — это  устный деловой контакт между  людьми, связанными интересами дела. Такие беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, телефонное общение, обмен письменной информацией, поскольку они, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, деловые беседы предполагают непосредственное общение. В-третьих, они создают условия для установления личных взаимоотношений.

Основными этапами ведения  деловой беседы являются подготовительные мероприятия, начало самой беседы, информирование присутствующих, аргументация выдвигаемых положений и завершение беседы. Успех любой такой беседы зависит в основном от трех условий: 1) умения заинтересовать собеседника; 2) создания в процессе встречи атмосферы взаимного доверия; 3) использования методов внушения и убеждения при передаче информации.

В процессе ведения деловой  беседы;

Внимательно выслушивайте собеседника до конца. Это не только знак внимания, но и профессиональная необходимость.

Никогда не игнорируйте  предубеждения вашего собеседника.

Избегайте недоразумений  и неверных толкований! Ваше изложение  должно быть ясным, сжатым и прежде всего простым и понятным.

Необходимо быстро и  четко выяснить значение терминов и  выражений. При любой неясности  сразу же безо всякого смущения прямо спрашивайте у собеседника, что он имел в виду.

Уважайте своего собеседника. Всегда будьте вежливы, дружелюбно настроены, дипломатичны и тактичны. Вежливость не снижает определенности просьбы  или приказания, но во многом препятствует проявлению у собеседника внутреннего сопротивления.

Если нужно, будьте непреклонны, но сохраняйте хладнокровие, когда  «температура» беседы поднимается.

Помогите собеседнику  «сохранить свое лицо». Беседовать —  это уступать собеседнику в одном  вопросе, чтобы он вам уступил в другом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. Львов М.Р. Основы  теории речи – М.: Изд. центр  «Академия». – 2000.

2. Розенталь Д.Э., Голуб  И.Б., Теленкова М.А. Современный  русский язык. – 4-е изд. –  М.: Айрис-пресс. – 2002.

3. Русский язык и  культура речи. Учебник под ред. В.И. Максимова. – М.: ГАРДАРИКИ. – 2001.