Деловая беседа и ее разновидности

 

Введение

Деловая беседа - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Деловая беседа сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

  Успех беседы во многом зависит от того, насколько хорошо собеседники знают друг друга, правильно ли уяснили особенности характера своего партнера и выбрали верный тон разговора с ним.

  Владеть навыками делового общения необходимо любому грамотному специалисту, ведь переговоры, рабочие беседы и совещания, встречи с деловыми партнерами составляют основную часть работы большинства перспективных профессий на сегодняшний день.

Цель данной  работы - проанализировать особенности подготовки и проведения деловой беседы.

Задачи:

- изучение особенностей проведения деловых бесед и ее разновидностей;

      - проанализировать этапы и подготовку деловых бесед.

 

 

 

Глава 1. Особенности деловой беседы и ее виды

1.1. Характеристика  деловой беседы

 

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности и речевые характеристики друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

Основная цель деловой беседы - убедить партнера принять ваши конкретные предложения. Задачами беседы выступает получение служебной информации, взаимное общение работников одной сферы, совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов, контроль и координация начатых мероприятий, стимулирование трудовой активности.

Деловая беседа представляет собой форму устного обмена информацией между несколькими людьми, но уже в "узком кругу". От собраний и совещаний она отличается не только количеством участников, но и более свободным характером в отношении проблематики, хода и результатов. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако для них создается необходимая почва: участники получают информацию для размышления, за которым могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия.

Беседы являются важным элементом таких управленческих процедур как прием и оформление на работу или увольнение сотрудников; прием посетителей; консультирование; деловые переговоры; встречи.

По характеру беседы бывают официальными и неофициальными. Так называемыми "рабочими" ( по направленности - целевыми, преследующими конкретные задачи), и общими (по степени свободы - регламентированными, то есть осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности, например, анкетирование) и нерегламентируемыми, бессистемными, такими как дружеский разговор.

В отличие от других форм обмена информацией, беседам свойственна непосредственность общения, обязательность обратной связи.

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, - стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения. Другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, - необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая, беседа обладает следующими преимуществами:

1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей;

2) повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе;

3) возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон1. Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

Деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:

Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

Рациональная организация процесса беседы, что, прежде всего, означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов: подготовительный этап; начало беседы; обсуждение проблемы; принятие решения; завершение беседы.

 

1.2 Виды деловых бесед

Выделяют следующие виды деловых бесед:

1. Беседа при приёме  на работу носит характер «приёмного»  интервью, основная цель которого  оценить деловые качества поступающего  на работу.

2. Беседа при увольнении  с работы имеет две разновидности: ситуацию незапланированного, добровольного  ухода сотрудника и ситуацию, когда работника приходится увольнять  или сокращать.

3. Проблемные и дисциплинарные  беседы, вызваны к жизни либо  возникновение сбоев в деятельности  сотрудника и необходимостью  критической оценки его работы, либо фактами нарушения дисциплины. В процессе подготовки проблемной  беседы руководитель должен заранее  ответить на вопросы о смысле, цели, результатах, средствах и методах  решения проблемы, стремясь к  тому, чтобы в ходе беседы подчиненный  принял позицию руководства. При  этом существуют некоторые правила, позволяющие избежать беседы  в форме «разноса» и провести  её с конструктивными результатами.

Для этого следует:

1) получить необходимые  сведения о сотруднике и его  работе;

2) построить беседу, соблюдая  следующую очередность в сообщении  информации: сообщение, содержащее  положительную информацию о деятельности  сотрудника; сообщение критического  характера; сообщение похвально-поучительного  характера;

3) быть конкретным и  избегать неясностей (например, таких оборотов как: «Вы сделали не то, что нужно», «Вы не выполнили задания»);

4) критиковать выполнение  задания, а не личность.

Таким образом, деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимодействия в организованной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание функциональных особенностей каждого из её этапов, владение психологическими и речевыми приёмами ведения деловой беседы являются необходимым составляющим  эффективной деловой коммуникации.

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Подготовка и организация деловой беседы 

2.1 Этапы деловой беседы.

Деловая беседа состоит из нескольких этапов:

- начало;

- передача информации (изложение своей позиции) и аргументирование;

- выслушивание доводов собеседника и реакция на них;

- принятие решений.

Начало беседы влияет на весь ее дальнейший ход; задачами начального этапа являются установление контакта с партнером, создание благоприятной атмосферы взаимного доверия и уважения, а также привлечение внимания и пробуждение интереса к проблеме2.

Будет ли атмосфера встречи доброжелательной и деловой, зависит от вашей пунктуальности, ведь посетитель, прождавший вас с полчаса в приемной, вряд ли будет дружески настроен.

Желательно встать навстречу гостю, а еще лучше встретить его у дверей кабинета, обменяться рукопожатием и указать ему, где повесить верхнюю одежду (если это не сделал в приемной секретаря). Для того чтобы разговор шел «на равных», рекомендуется вести беседу не за рабочим столом. Лучше всего сесть напротив друг друга. Хороший хозяин всегда предложит гостю чай или кофе, а в жаркое время – прохладительные напитки. Желательно поставить рядом часы, чтобы каждый мог видеть, сколько времени длится беседа, так как посматривание на свои часы во время беседы считается неприличным и может восприниматься как сигнал к окончанию разговора.

К собеседнику лучше обращаться по имени-отчеству и в ходе дальнейшего разговора повторить это несколько раз. Американский специалист в области человеческих отношений Дейл Карнеги (1888-1955) утверждал, что имя человека – это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке.

Нужно постараться ободрить собеседника и расположить его к себе первыми фразами и вопросами, которые могут не иметь прямого отношения к теме разговора.

В начале беседы важным сигналом установления контакта является встреча глазами, поскольку взгляд является сильным средством невербального общения. Вообще, умение «читать» невербальные сигналы в поведении собеседника могут значительно облегчить понимание партнера. С самого начала беседа должна принять форму диалога. Очень важно научиться слушать собеседника, не перебивая его, при этом нужно вести себя естественно, быть честным, не играть с партнером и не заискивать. Кроме того, недопустимо срывать на собеседниках свое плохое настроение. Помните, что ваша доброжелательность и сосредоточенность помогут человеку раскрыться, особенно если он переполнен негативными эмоциями или застенчив и неуверен в себе.

В ходе беседы рекомендуется использовать краткие, нейтральные реплики: «Продолжайте, очень интересно!», «Понимаю вас», которые снимают напряженность и помогают продолжать беседу, а также уточняющие реплики: «Что вы имеете в виду?», «Как вы считаете?», помогающие вести беседу в нужном направлении.

На завершающем этапе деловой беседы принимается окончательное решение, которое должно излагаться ясно, четко, убедительно. Финал беседы должен стимулировать реализацию принятых решений и заложить основу для дальнейших встреч. Необходимо поблагодарить партнера за беседу и выразить уверенность в успешности будущего сотрудничества. Психологи подчеркивают значимость прощального взгляда, когда хозяин кабинета задерживает взгляд на собеседнике, демонстрируя внимание к партнеру и заинтересованность в дальнейшем сотрудничестве с ним3.

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы. В мире бизнеса или политики деловые беседы представляют собой устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

 

2.2 Функции и структура деловой беседы

Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:

- поиск новых направлений  и начало перспективных мероприятий;

- обмен информацией;

- контроль начатых мероприятий;

- взаимное общение работников  из одной деловой среды;

- поиски и оперативная  разработка рабочих идей и  замыслов;

- поддержание деловых  контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.

Структура деловой беседы:

1) подготовка к деловой  беседе;

2) установление места и времени встречи;

3) начало беседы: вступление в контакт;

4) постановка проблемы и передача информации;

5) опровержение доводов  собеседника;

6) анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников;

7) принятие решения;

8) фиксация договоренности;

9) выход из контакта;

10) анализ результатов беседы, своей тактики общения.

Рассмотрим кратко каждый из этапов.

1. Подготовка к деловой  беседе, особенно по решению спорных  и деликатных вопросов (разрешение  конфликта, торговые переговоры, экономические  или политические соглашения, сделки), является трудным и ответственным  делом, включает составление плана  беседы на основе установления  основных задач беседы, поиск  подходящих путей для решения  этих задач, анализа внешних и  внутренних возможностей осуществления  плана беседы, прогноза возможного  исхода беседы, сбора необходимой  информации о будущем собеседнике, отбора наиболее веских аргументов  для защиты своей позиции, выбора  наиболее подходящей стратегии  и тактики общения, а также  давление, манипуляцию, просьбы помощи, сотрудничество.