Характеристика делового общения

 
 
 

«Характеристика делового общения» 
 
 
 
 
 
 
 

   План: 

   1.Назначение  деловых отношений.........................................................................3 

   2.Основые виды деловых отношений.....................................................................4 

   3. Использование средств коммуникации в деловых отношениях.......................5 

   4.Особености общения через переводчика………………………………………… ……..………8 

   5.Заключение.............................................................................................................9 

   6.Список литературы................................................................................................10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   1.Назначение деловых отношений 

   Умение  вести себя с людьми надлежащим образом  является одним из важнейших, если не важнейшим, фактором, определяющим шансы  добиться успеха в бизнесе, служебной  или предпринимательской деятельности. Дейл Карнеги еще в 30-е годы заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах даже в  технической сфере или инженерном деле процентов на пятнадцать зависят  от его профессиональных знаний и  процентов на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми.

   В этом контексте  легко объяснимы попытки, многих исследователей сформулировать и обосновать основные принципы этики делового общения  или, как их чаще называют на Западе, заповеди personal public relation (весьма приближенно можно перевести как "деловой этикет"). Выделяют шесть следующих основных принципов:

   1. Пунктуальность (делайте все вовремя). Только  поведение человека, делающего все  вовремя, является нормативным.  Опоздания мешают работе и  являются признаком того, что  на человека нельзя положиться. Принцип делать все вовремя  распространяется на все служебные  задания. Специалисты, изучающие  организацию и распределение  рабочего времени, рекомендуют  прибавлять лишних 25 процентов к  тому сроку, который, на ваш  взгляд, требуется для выполнения  порученной работы.

      2. Конфиденциальность (не болтайте лишнего). Секреты  учреждения, корпорации или конкретной  сделки необходимо хранить так  же бережно, как тайны личного  характера. Нет также необходимости  пересказывать кому-либо услышанное от сослуживца, руководителя или подчиненного об их служебной деятельности или личной жизни.

   3. Любезность, доброжелательность и приветливость.  В любой ситуации необходимо  вести себя с клиентами, заказчиками,  покупателями и сослуживцами  вежливо, приветливо и доброжелательно.  Это, однако, не означает необходимости  дружить с каждым, с кем приходится общаться по долгу службы.

   4. Внимание  к окружающим (думайте о других, а не только о себе). Внимание  к окружающим должно распространяться  на сослуживцев, начальников и  подчиненных. Уважайте мнение  других, старайтесь понять, почему  у них сложилась та или иная  точка зрения.

    Всегда  прислушивайтесь к критике и  советам коллег, начальства и  подчиненных. Когда кто-то ставит  под сомнение качество вашей  работы, покажите, что цените соображения  и опыт других людей. Уверенность  в себе не должна мешать быть скромным.

   5. Внешний  облик (одевайтесь, как положено). Главный подход - вписаться  ваше  окружение по службе, а внутри  этого окружения - в контингент  работников вашего уровня. Необходимо  выглядеть самым лучшим образом,  то есть одеваться со вкусом, выбирая цветовую гамму к лицу. Большое значение имеют тщательно  подобранные аксессуары.

        6. Грамотность (говорите и пишите  хорошим языком). Внутренние документы  или письма, направляемые за пределы  учреждения, должны быть изложены  хорошим языком, а все имена  собственные переданы без ошибок. Нельзя употреблять бранных слов. Даже если вы всего лишь  приводите слова другого человека, окружающими они будут восприняты  как часть вашего собственного  лексикона. Деловое (официальное,  служебное) общение в зависимости  от обстоятельств может быть  прямым и косвенным. В первом случае оно проходит при непосредственном контакте субъектов общения, а во втором - с помощью переписки или технических средств.  

   Как в процессе прямого, так и косвенного общения  используются различные методы влияния  или воздействия на людей. Среди наиболее употребительных из них И. Браим выделяет следующие - убеждение, внушение, принуждение.

   Деловая беседа, как правило, состоит из следующих  этапов: ознакомление с решаемым вопросом и его изложение; уточнение влияющих на выбор решения факторов; выбор  решения; принятие решения и доведение  его до собеседника. Залог успеха деловой беседы - компетентность, тактичность  и доброжелательность ее участников.

   Важным  элементом как деловой, так и  светской беседы является умение слушать  собеседника. "Общение - это улица  с двусторонним движением. Чтобы  общаться, мы должны выражать наши идеи, наши мысли и наши чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли  и чувства.

    В политической, предпринимательской, коммерческой  и иных сферах деятельности  важную роль играют деловые  беседы и переговоры. Изучением  этики и психологии переговорных  процессов занимаются не только  отдельные исследователи, но и  специальные центры, а методика  ведения переговоров включается  в программы подготовки специалистов различных профилей.

   Деловые беседы и переговоры осуществляется в вербальной форме (англ. verbal - словесный, устный). Это требует от участников общения не только грамотности, но и следования этике речевого общения. Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой мы сопровождаем речь (невербальное общение). Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.  

   2.Основые виды деловых отношений 

    По способу  обмена информацией различают  устное и письменное деловое общение.

   Устные  виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

   К монологическим видам относятся:

   ·                    Приветственная речь;

   ·                    Торговая речь (реклама);

   ·                    Информационная речь;

   ·                    Доклад (на заседании, собрании). 

   Диалогические виды:

   ·                   Деловой разговор - кратковременный  контакт, преимущественно на одну тему.

   ·                   Деловая беседа - продолжительный  обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием  решений.

       ·                   Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.

   ·                   Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.

   ·                   Дискуссия;

   ·                   Совещание (собрание);

   ·                   Пресс-конференция.

   ·                   Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

   ·                   Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

   В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

   Беседа  или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными  формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое  разнообразие способов общения, что  позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

   Письменные  виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная  и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

   По содержанию общение может быть разделено на:

   ·        Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

   ·        Когнитивное - обмен знаниями;

   ·        Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

   ·        Деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками. 

   По средствам  общения возможно деление на такие четыре вида:

   ·                   Непосредственное - осуществляемое с  помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;

   ·                   Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;

   ·                   Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

   ·                   Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди. 
 
 

   3.Использование средств коммуникации  в деловых отношениях 

   Электронная почта- это средство обмена информацией между удаленными компьютерами. Информация может быть любой - тексты, данные, программы; компьютеры могут располагаться в разных городах и даже странах - везде, где протянуты телефонные линии.

   Этот вид  связи чрезвычайно популярен  на Западе, а в последнее время  получил распространение и в  нашей стране, преимущественно в  деловых и научных кругах. Три  основных причины способствуют этому:

   -быстрота  передачи, электронное письмо доходит  в любую точку земного

   шара течение  нескольких часов;

   -доступность,  услугами электронной почты можно  пользоваться в любом месте  - везде, где есть компьютер и телефонная розетка;

   - массовость, вы не только можете свободно  общаться с любым из сотен  тысяч абонентов электронной  почты, но можете обратиться  сразу ко всем, кого интересует  тема вашего сообщения. 

     

   Телеграф, изобретенный в XIX веке ознаменовал  начало новой эры массовых дистанционных непубличных коммуникаций. С созданием системы телеграфных коммуникаций тысячекратно повысилась скорость коммуникаций, а главное резко возросло число участников коммуникативных взаимосвязей - коммуникантов . С изобретением радио и внедрением его в глобальную коммуникативную сеть скорость передачи информации в коммуникативном обмене достигла скорости света, а главное - информация и данное средство коммуникации стали массовыми. Практически всеобщая телефонизация урбанизированных регионов по мнению К. Штейнбуха[4] в 333 раза увеличивает пропускную способность информации, а логически вытекает, что соответственно во столько же раз возрастает интенсивность коммуникаций. Повышение мобильных свойств (нестационарность, беспроводность аппаратов) телефонных аппаратов по крайней мере еще в 5-6 раз увеличивает эту возможность. Телевидение, сразу став массовым явлением, сделало новый прорыв в увеличении скорости передачи информации массовой аудитории и пропускной способности канала коммуникации в 550 тысяч раз по сравнению с телеграфом [5]. Резко увеличился и объем информации, передаваемой от источника коммуникации к реципиентам коммуникативной системы. Обратная связь от реципиента к источнику информации осуществляется через систему писем, телеграмм, телефонных звонков, факсов, поступаемых на телевидение.

   Аудиовизуальная коммуникация (особенно в ее неинтерактивной стадии) таит в себе много опасностей, нарушения и препятствия, возникающие в любом звене такой коммуникативной системы порой приводит к чрезвычайным последствиям. Примером может служить ситуация, описанная в книге «Менеджмент в организациях»[7]. Трагедии, которую пережили американцы в Перл-Харборе в 1941 году из за сбоя в системе коммуникации, возможно можно было бы и избежать, если не два срыва в системе передачи информации. Первый сбой произошел при перехвате сообщения «Ветры», в котором сообщалось о планируемом нападении. Однако высшее военное руководство не обратило внимания на перехваченную информацию.  Второй сбой произошел из за отсутствия возможности передать военному командованию на Гавайских островах информацию о приближении к Перл-Харбору обнаруженных радарной установкой неизвестных самолетов.

   До недавнего  времени компьютеры являлись персональным средством обработки и анализа  информации. Сегодня, со включением в глобальную информационную сеть  Internet, компьютеры стали самым мощным инструментом включения в систему массовых коммуникаций.