Этика официальной и деловой корреспонденции

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего

Профессионального образования

« Санкт-Петербургский государственный университет технологии  и дизайна »

ИНСТИТУТ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ

      КАФЕДРА ТУРИСТИЧЕСКОГО БИЗНЕСА

 

 

Курсовая работа

Студентки II курса группы  СД- 48

Иванцовской Анастасии Денисовны

 

ТЕМА: «Этика официальной и деловой корреспонденции»

 

 

                                                                                  

 

 

                                                                            Руководитель – Гончаренко А.Б

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2014

 

 

Оглавление.

Введение…………………………………………………………………………….………....3

Глава I «Официальная переписка»…………………………………………………………...4

1.1.Общие правила оформления официальной корреспонденции….……………..……….4

1.2. Типичные ошибки в языке и стиле официальной корреспонденции………….……...5

1.2.1. Структурные ошибки……………………………………………………………..……5

1.2.2. Синтаксические ошибки……………………………………………………………….6

1.2.3. Морфологические ошибки…………………………………………………….……….6

1.2.4. Лексические ошибки…………………………………………………………...………6

1.2.5. Стилистические помехи…………………………………………………….………….7

1.2.6. Технические помехи……………………………………………………………………7

Глава II «Деловое письмо»……………………………………………………………………………7

 2.1.Этика деловой переписки……………………………………………………….………..7

2.2. Некоторые из устойчивых этикетных формул…………………………………………12

Заключение……………………………………………………………………………………17

Список Литературы……………………………………………...………………………..….18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Этика – философская дисциплина, объектом изучения которой является мораль. Мораль - важнейшая составляющая культуры, один из основных способов регуляции поведения человека. Поэтому, по мнению многих мыслителей, этика является важнейшей частью философии. Она рассматривает те нравственные проблемы, которые неизбежно встают перед каждым человеком: в чем смысл жизни и смерти; в чем сущность добра и зла и каковы критерии их разграничения; как относиться к страданиям; можно ли совместить выполнение нравственного долга и достижение счастья; как оценивать поступки людей – по намерениям или по результатам; каковы критерии справедливости; каково место любви в жизни человека; почему альтруизм предпочтительнее эгоизма; совместимы ли добро и польза и т.д. Этика не только описывает реально существующие отношения между людьми, но и стремится создать идеал этих отношений, т.е. не только анализирует сущее, но и намечает очертания должного. Этические представления – это реализация потребности человека в идеалах и ценностях. 
 
Этика стремится к рациональному обоснованию моральных ценностей, хотя их рационализация неизбежно сталкивается с трудностями, поскольку эти ценности сопряжены не только с рассудком человека, но и с его чувствами, убеждениями, нравственной верой. Каждая историческая эпоха, каждый мыслитель обогащает этические вопросы своими духовными поисками, своим опытом, раскрывает их новые аспекты. Поэтому изучать этику необходимо через рассмотрение многообразных теоретических и жизненных позиций.

Корреспонденция- документы переписки между физическими или юридическими лицами.

Корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида: 
а) официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатическойпрактике; 
б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т. д.

 

 

 

Глава I «Официальная переписка».

1.1Общие правила оформления официальной корреспонденции.

Термин «официальная переписка» охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Стиль официальной переписки может изменяться в зависимости от языка и традиций различных стран, однако он подчиняется некоторым общим правилам, определяемым международной практикой и условностями. 
Протокольные требования к официальной переписке, целью которых является оказание адресату знаков уважения, на которые, он имеет право, при соблюдении в то же время соотношения рангов между отправителем и адресатом, строятся на принципах равенства, уважения и взаимной корректности. 
Любой документ, будь то вербальная нота или коммерческое J письмо, содержит несколько обязательных позиций: 
Обращение — указывает официальный и почетный титул адресата, например: Сэр, Уважаемый господин Посол, Ваше Превосходительство и т.д. 
Комплимент — это выражение вежливости, которым заканчивается письмо. Эти выражения меняются в зависимости от характера переписки, например: Примите, господин Посол, уверения в моём весьма высоком уважении..., С глубоким уважением, Весьма искренне Ваш или просто Искренне Ваш и т.д. 
Подпись — подпись удостоверяет данный документ. Фамилия лица, уполномоченного поставить свою подпись, обычно печатается в конце документа. 
Дата — должна включать день месяца, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде. 
Адрес — полная фамилия, титул и адрес помещаются либо вверху, либо внизу первой страницы документа в зависимости от его характера и воспроизводятся на конверте. 
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил: 
Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на его лицевой стороне. 
В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" ("continued over"). 
Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами, 
Служебные письма печатаются на машинке, ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Сам текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала. Абзац с крайней строки — 5 интервалов, а обращение к адресату пишется без абзаца. 
Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т.д. Какие-либо пометки допустимы на 2-м или 3-м экземпляре письма, который остается "в деле". 
В тексте не допускаются подчистки, исправления. 
Конверты должны быть соответствующего размера. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) принято использовать только по назначению. 
Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются. 
Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать. 
Если вы посылаете поздравительные открытки, следует помнить о том, что ставить одну подпись принято лишь на официальном поздравлений. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк. 
На телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения 3-х дней. На письмо — до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

 

 

1.2. Типичные ошибки в  языке и стиле официальной  корреспонденции

К сожалению, составители официальных писем зачастую допускают массу ошибок. Ошибки можно подразделить на следующие виды :структурные, синтаксические , лексические , стилистические, технические.

1.2.1. Структурные ошибки.

Источником структурных ошибок является построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям .

 

1.2.2. Синтаксические ошибки.

-Ошибки, связанные с неправильным  порядком слов в предложении.

-Нарушение специфики  употребления деепричастных оборотов.

Деепричастный оборот, служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Ошибки при употреблении деепричастных оборотов не трудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетанием слов.

-Ошибки , возникающие в результате не знания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста , и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

1.2.3. Морфологические ошибки

-Ошибки при употреблении  полной и краткой форм имен  прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательные в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

1.2.4. Лексические ошибки

- Неправильное использование слов и терминов.

-Неуместное или неоправданное  использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин обозначающее данное понятие.

1.2.5. Стилистические помехи.

-Искусственное удлинение  речи. Специалисты советуют : «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. В  языке деловой корреспонденции не допустимы слишком длинные обороты.

1.2.6. Технические помехи.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д), основная причина возникновения технических помех – небрежность при составление делового письма.

 

 

Глава II  « Деловое письмо».

2.1 Этика деловой переписки.

Деловое письмо имеет длительную историю. Оно развивалось вместе с экономическими и специальными отношениями, отражало этнические традиции, несло на себе отпечаток светского и официального этикета. Особенно была богата этикетными формами деловая переписка феодального периода. В частности, в ней было много выражений почтения и уважения, которые источались в адрес получателя письма, независимо от истинного отношения к адресату. Вот, например, как подписывал письма шефу корпуса жандармов А.Х.Бенкендорфу А.С.Пушкин: "С глубочайшим почтением и совершенной преданностью честь имею быть, милостивый государь, Вашего сиятельства покорнейший слуга Александр Пушкин".

Несмотря на внешнее проявление уважительности со стороны лиц дворянского сословия, в деловом письменном общении были заметны социальные различия. Они выражались в уничижительном характере делового сообщения со стороны людей, находившихся на низших ступенях социальной лестницы при обращении к вышестоящим и повелительном, властном тоне вышестоящих в адрес нижестоящих.

С развитием капиталистических отношений деловое письмо стало унифицироваться, избавляться от многих дворянских этикетных норм, а проявляющиеся в нем служебные отношения приобретать более демократический характер. Особенно упростилась деловая переписка в последние десятилетия, став сухой, чисто официальной. В наш стремительный век это в определенной степени оправдывается необходимостью в меньших затратах времени на написание делового письма, необходимостью в четком и ясном изложении сути просьбы, предложения и т.д. Вместе с тем можно согласиться и с точкой зрения, когда высказывается сожаление о постепенном исчезновении из делового письма ряда этикетных форм, в частности слов уважаемый, уважаемые, с уважением, выражений извинений и благодарности, придающих переписке человеческий характер. Чаще и чаще обращения к людям заменяются обращением к фирме, организации и т.д., под которыми подразумеваются работающие там люди.

Переписка как форма делового общения делится на собственно деловую и частно-официальную. Деловое письмо - это корреспонденция, направленная от имени одной организации, учреждения, фирмы другой организации, учреждению, фирме. Она может быть адресована коллективному адресату или одному человеку, который выступает в качестве не частного, а юридического лица. К такой корреспонденции относятся коммерческие и другие письма. Частным официальным лицом является такое деловое послание, которое адресуется от имени частного лица к организации, от организации к частному лицу, от частного лица к частному лицу.

К деловой корреспонденции предъявляется ряд требований. Прежде всего деловое письмо должно вызвать интерес у адресата. Для этого необходимо на основе убедительных фактов, данных, сведений показать адресату выгодность партнерства или невыгодность разрыва деловых взаимоотношений. Содержание письма должно побуждать его к действию, принятию важных для адресата решений.

В отличие от светского письма в деловой переписке избегают образного выражения мыслей с помощью сравнений, метафор, (перенесения одних свойств предмета или явления на другой на основании их общих признаков), аллегорий (изображения отвлеченной идеи или понятия посредством конкретного образа) и гиперболы (преувеличения).

Излагать содержание делового письма следует точно и лаконично. В тексте предпочтительны простые распространенные предложения. При изложении содержания необходимо избегать частностей, второстепенных деталей. Доказательства, соображения подкрепляются лишь самыми важными аргументами, фактами или цифрами. Чтобы не превратить письмо в таблицу или статистический справочник, нужно не перегружать его цифровыми данными. Цифры, перечни, списки и т.п. даются в приложении.

Текст делового письма следует делить на абзацы. Каждый абзац должен содержать законченную мысль и начинаться с новой строки. Нормальным считается абзац из двух-трех предложений.

Суть просьбы, предложения условий для сотрудничества и т.д нужно излагать в доступной форме и логической последовательности. Прежде чем употреблять профессиональные термины, сокращения, надо представить себе, понятны ли они будут адресату, не приведет ли это к просьбам их уточнений и разъяснений. В таком случае вы потеряете время, а время, как говорится, - деньги.

Тон письма должен быть уважительным и корректным, даже если назревает конфликтная ситуация. При обострении взаимоотношений следует всегда задуматься, не по вашей ли вине она возникла, все ли вы сделали для того, чтобы избежать ее. Даже разрыв отношений должен оставлять какие-то мосты. Возможно, они в будущем еще пригодятся. Это, конечно, не означает всепрощенства, пассивного принятия аморальных поступков.