Инструкция сотрудникам магазина по безопасности и предотвращению потерь

Инструкция  сотрудникам магазина по безопасности и предотвращению потерь

 

 

 

Задачи  администрации магазина по предотвращению потерь и безопасности

 

1. Задачи Управляющего магазином(УМ)

УМ  отвечает за всю деятельность в этом направлении. Если он что-то не в силах выявить, проанализировать, правильно отреагировать – следует проконсультироваться со своим руководителем. По вопросам торговой безопасности, следует консультироваться с лицом, компетентным в решении данных вопросов, а именно руководителем СБ, либо региональным СБ.

Для снижения потерь наиболее воруемых товаров  УМ должен организовать еженедельный, а по особо «топовым» позициям ежедневный пересчет сотрудниками, ведя для этого учет по такому товару в свободной форме.(огромные трудозатраты). Необходимо создать условия, исключающие хищение данного товара. Например: выставить муляж, поставить в неудобное для хищений место и т.д.

УМ обязан информировать своего непосредственного руководителя о любых нештатных ситуациях и ЧП, которые произошли в магазине.

 

Основная задача УМ - постоянно внушать сотрудникам идеологию персональной ответственности за потери и небрежное отношение к товару, за безразличное отношение к посторонним лицам в подсобках, за отсутствие контроля покупателей, за покрывательство воров в своем коллективе и т.д. (это не основная задача! Основная задача УМ-товарооборот.) Необходимо правильно организовать работу, а именно: расставить людей на места, согласно индивидуальным способностям каждого. На каждом участке назначить ответственного и делигировать ему часть полномочий.

УМ  должен поставить во главу угла личную заинтересованность каждого сотрудника в снижении потерь, то есть: ниже потери – больше зарплата, выгнали вора из коллектива – никто не залезает в карман сотрудника, посетитель ворует – невнимательный сотрудник платит. Нельзя пугать сотрудников штрафами и недоплатами. Необходимо указывать на достижение определенных целей, которое влечет за собой материальную и нематериальную мотивацию.

 

Воздействие на персонал по перечисленным пунктам  следует оказывать как в повседневном общении с ними, так и во время регулярных процедур – ежедневного инструктажа и ежемесячных собраний.

Перед открытием магазина для покупателей  Управляющий или его заместитель проводит ежедневный инструктаж, на котором обязательно:

• уделяет время текущей ситуации с потерями, при необходимости акцентируя внимание на конкретных товарах или зонах магазина
• отмечает сотрудников, отличившихся при задержаниях
• устраивает порицание сотрудников, причинивших ущерб (порицание в данном случае необходимо устраивать в личной беседе. Публичное порицание способствует нежелательным для компании последствиям)
• напоминает о кассовой дисциплине и контроле покупателей.

 

Один  раз в месяц проводится плановое собрание коллектива магазина, в повестку дня которого обязательно включается тема по безопасности и предотвращению потерь:

• информирование об итогах прошедшего периода по недостаче, списанию, задержаниям,
• порицание сотрудников, нанесших потери, см. выше
• поощрение сотрудников, активно участвующих в предотвращении потерь.

В данном случае, необходимо разделить  сотрудников на тех, в чьи должностные  обязанности непосредственно входит предотвращение потерь и на «остальных сотрудников». Последних стоит отметить особенно тщательно.

Если  потери в магазине находятся на неудовлетворительном уровне или произошло ЧП, УМ может инициировать внеплановое собрание трудового коллектива, на котором совместно с руководством обсуждают ситуацию, и принимаются решения, которые доводятся до коллектива.

Если потери находятся на неудовлетворительном уровне, ни в коем случае не стоит выносить данную проблему на общее обсуждение. Необходимо инициировать служебную проверку, так как вероятно, что один из сотрудников, способствует хищению, либо лично в них участвует. Необходимо проведение локальных инвентаризаций и сверки результатов с расходно-кассовыми документами, а также приходными накладными.

 

Одной из задач УМ по профилактике хищений  сотрудниками является применение взысканий за нарушения, приводящие к потерям. Здесь надо понимать, что очень важно применять взыскания (штрафы) по каждому без исключения случаю, стараясь не смягчать наказание. (останемся без сотрудников.) Каждый случай необходимо рассматривать индивидуально, вникая в проблему. Можно сменить график работы конкретного сотрудника, который не внушает доверия, чтобы он постоянно находился на виду, либо перевести в другой отдел или на другой объект.

Если  УМ не наказывает, делает исключения и поблажки, тут же остальные сотрудники магазина понимают, что можно нарушить и не понести наказание. Нет ничего хуже безнаказанности. Но также вредит необоснованное наказание или завышение утвержденного размера штрафа. Несправедливость рождает желание наносить ущерб. Применение взыскания должно быть правильно и своевременно разъяснено.

Сотрудники, уличенные в умышленном нанесении ущерба, должны подвергнуться порицанию перед коллективом. Сотрудники уличенные в умышленном нанесении ущерба, должны быть привлечены к уголовной ответственности по ст. 167 ч.1 УК РФ. Необходимо разъяснять их действия со стороны закона, а не со стороны силы.

 

 

 

2. Задачи Заместителей управляющего магазином (могут быть изменены в соответствии с вашими требованиями)

Наиважнейшая  забота ЗУМ – денежные средства, за операции с которыми он персонально отвечает. На ЗУМ возлагаются основные задачи магазина по предотвращению потерь, которые он должен исполнять в течение своей рабочей смены:

• открывает и закрывает магазин, проверяет оборудование безопасности и КТС (Инструкция по применению тревожной сигнализации),
• ночью по вызову о проникновении прибывает к магазину,
• контролирует пропускной режим, вход и выход сотрудников, сверяет при этом вносимые и выносимые деньги,
• после ежедневного инструктажа выдает одну носимую КТС и одну радиостанцию (при наличии) контролеру, вторую КТС (при наличии) и радиостанцию должен иметь при себе,
• вместе с контролером применяют систему видеонаблюдения (при наличии в магазине)
• контролирует соблюдение правил поведения в торговом зале (нет мобильным телефонам и деньгам), на расчетно-кассовом узле, необходимо оборудовать запираемый ящик, в который кассиры кладут ценные вещи.
• разбирается с покупателями в торговом зале,
• контролирует специалистов на кассе и участвует в кассовых операциях (Инструкция по правилам кассовой дисциплины и обеспечения безопасности при инкассации),
• обеспечивает учет и безопасность денег в главной кассе,
• контролирует правильность товародвижения и отражения в учете,
• обеспечивает выдачу и учет дорогих товаров (если размещаются при главной кассе),
• обучает сотрудников правильным действиям по предотвращению потерь.

 

Перед открытием магазина ЗУМ обязан осмотреть  его по периметру. При обнаружении  признаков проникновения не входить, сообщить УМ, далее действовать по его указаниям.

Перед закрытием ЗУМ вместе с последним  сотрудником проверяет, что запаха гари или перегретой изоляции нет, подозрительные предметы отсутствуют, никого из людей нет. Посторонних выдворить на улицу. Оставленные предметы осмотреть не касаясь, при наличии подозрений на взрывное устройство или химические вещества вызвать милицию.

 

Контрольную проверку денежных средств (снятие кассы) ЗУМ обязан проводить:

• По факту каждого нарушения специалистами указанных ниже запрещений;
• Внезапно не менее двух раз в смену для каждого специалиста на ККМ;
• При выявлении несоответствия покупки с чеком у покупателя при проверке после расчета.

Результаты контроля денежных средств в кассе, в том числе при изъятии и инкассации, а также при закрытии смены, вносятся в Журнал учета кассовой дисциплины. Специалист, более трех раз в месяц показавший расхождения более ±100 р., ставится на заметку.

 

Для обеспечения сохранности денег  в главной кассе ЗУМ запрещается:

• В свое отсутствие держать денежные средства вне сейфа и оставлять сейф в открытом состоянии или с ключом в замке;
• Работать с незакрытой на ключ или засов дверью в главную кассу;
• Допускать в главную кассу посторонних лиц;
• Передавать ключи от помещения главной кассы и сейфа, халатно относиться к хранению ключей;
• Иметь неучтенные по кассовой документации денежные средства, а также личные деньги свои и других сотрудников магазина;

Покидая помещение главной кассы, даже ненадолго, ЗУМ обязан закрыть двери на замок и опечатать.

 

Производить изъятие денежных средств с нескольких касс одновременно запрещено. Изъятие  ЗУМ делает только в присутствии  специалиста на кассе, безопасность обеспечивается контролером или дополнительным сотрудником.

 

Накануне  прибытия инкассаторов ЗУМ должен:

• проверить прилегающую к магазину территорию на предмет подозрительных событий (отсутствие освещения, подозрительные лица, ведущие пометки в блокноте или хронометрирующие время, подозрительные автомашины с тонированными стеклами, без номерных знаков и т.п.);
• если главная касса недалеко от зоны приемки - приостановить прием товара, водители (экспедиторы) должны проследовать к своим машинам, выходы на улицу в зоне приемки закрыть на замок;
• при задержке приезда инкассаторов выяснить у дежурного службы инкассации (банка) о причинах, и сообщить об этом УМ; иметь список инкассаторов с номерами удостоверений и при каждом факте инкассации производить сверку документов со списком.
• если из банка сообщено о невозможности инкассирования, сообщить об этом УМ, который должен принять решение о дальнейших действиях – либо перевозить ценности для инкассации в другой магазина, либо усиливать охрану магазина в ночное время;

В случае появления посторонних лиц, пытающихся перед и во время инкассации под  любыми предлогами пройти в подсобные  помещения, а также при возникновении  подозрений о возможности нападения  на главную кассу, незамедлительно  нажать на КТС.

 

3. Задачи Товароведа

Товаровед является ближайшим помощником администрации магазина, особенно в части предотвращения потерь товарных ценностей. По сути, он отвечает за весь товар в магазине и это дает ему право контролировать все процедуры с товаром, в т.ч.:

• легальность употребления товара (если сотрудник что-то ест, у него должен быть чек),
• легальность нахождения товара магазина в раздевалках,
• правильность размещения товара в кладовых,
• отсутствие посторонних лиц в кладовых,
• нахождение в зоне приемки и разгрузки водителей и посторонних лиц.

В задачи Товароведа также входит оказание содействия ЗУМ на других участках магазина при отсутствии поставок, возвратов и иных видов перемещения товара.

 

УМ  должен закрепить за кладовой с дорогостоящим  товаром отдельного специалиста магазина, ответственного за учет и выдачу товара в торговый зал по журналу учета ценного товара(включая сигареты). Им может быть и Товаровед. В случае, если какие-то дорогие товары размещаются при главной кассе, выдачу и учет обеспечивает ЗУМ.

Особую  ответственность Товаровед несет при проверке количества и качества товара при приемке и возвратах, не допуская ошибок и тем более фальсификаций документов и данных в системе учета.

Товаровед при приемке товара обязан никого кроме водителей разгружаемых машин через служебные входы и разгрузочные ворота (окна) не допускать, двери после разгрузки закрывать на замок.

Запрещается принимать и отправлять товар  по рукописным документам, в том  числе прямых поставщиков. При появлении  рукописных документов на товар Товаровед обязан незамедлительно сообщить ЗУМ или УМ.

Все расхождения товара с документами (излишек, недостача), выявленные при приемке, должны быть в точности внесены Товароведом в учет.

Все возвраты товара поставщикам, включая  собственные склады, осуществляются в личном присутствии ЗУМ. Отгрузка товаров из магазина в ночное время не производится.

Любой мусор, брак или отходы при выносе или вывозе из магазина осматриваются Товароведом и желательно вместе с контролером.