Облік касових операцій на підприємстві

1. Вступ

 

Основну частину розрахунків готівкою підприємство здійснює через касу. В касу надходить готівка для виплати зарплати, видачі премій, виплати пенсій та допомог за рахунок фонду соціального страхування, на відрядження, господарські та інші витрати, а також кошти, що надходять на відшкодування різного виду заборгованості.

Рахунки цього класу призначені для узагальнення інформації про наявність і рух грошових коштів (у національній та іноземній валюті у касах, на розрахункових (поточних), валютних та інших рахунках у банках), грошових документів, короткострокових векселів одержаних, фінансових інвестицій, дебіторської заборгованості, резерву сумнівних боргів та витрат майбутніх періодів. Грошові кошти в іноземній валюті, операції з ними та розрахунки іноземною валютою на рахунках цього класу та класів 4 «Власний капітал та забезпечення зобов'язань», 5 «Довгострокові зобов'язання», 6 «Поточні зобов'язання» та на рахунках 14 «Довгострокові фінансові інвестиції» і 16 «Довгострокова дебіторська заборгованість» обліковуються у гривнях у сумі, що визначається шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом Національного банку на дату здійснення грошової операції, оформлення документів, підписання документів про виконання робіт (послуг), підписання установчих документів, затвердження авансового звіту про використання підзвітних грошових коштів. Одночасно грошові кошти, фінансові інвестиції та розрахунки відображаються в тій валюті, в якій здійснюються розрахунки й платежі. Курсові різниці за такими операціями відносяться на рахунки 71 «Інший операційний дохід», 74 «Інші доходи», 85 «Інші затрати», 94 "Інші витрати операційної діяльності», 97 «Інші витрати».

 

 

 

 

2. Теоретична частина: «Облік  касових операцій на підприємстві»

 

2.1 Рахунок №30 "Каса"

 

Каса - це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, яке призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Під касою також розуміють всю сукупність готівки та грошових документів, що є у підприємства. Каса охоплює всі наявні грошові кошти, які знаходяться на певний період часу на підприємстві, як в монетах, так і в паперових грошових знаках.

Для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства призначений рахунок №30 "Каса".

Рахунок № 30 "Каса" має такі субрахунки:

№301 "Каса в національній валюті"

№302 "Каса в іноземній валюті".

На дебеті рахунка №30 "Каса" відображається надходження грошових коштів до каси підприємства, на кредиті — виплата грошових коштів із каси підприємства.

На підприємствах, де працюють операційні каси (продаж квитків, оплата послуг зв'язку, обмін валют тощо), відкриваються субрахунки "Операційна каса в національній валюті" та "Операційна каса в іноземній валюті".

 

Рахунок 30 "Каса" кореспондує:

за дебетом з кредитом рахунків:	за кредитом з дебетом рахунків:
14 "Довгострокові фінансові інвестиції"	14 "Довгострокові фінансові інвестиції"
15 "Капітальні інвестиції"	15 "Капітальні інвестиції"

 

16 "Довгострокова дебіторська  заборгованість"	30 "Каса"
30 "Каса"	31 "Рахунки в банках"
31 "Рахунки в банках"	33 "Інші кошти"
34 "Короткострокові векселі одержані"	35 "Поточні фінансові інвестиції"
36 "Розрахунки з покупцями  та замовниками"	36 "Розрахунки з покупцями  та замовниками"
37 "Розрахунки з різними дебіторами"	37 "Розрахунки з різними дебіторами"
41 "Пайовий капітал"	39 "Витрати майбутніх періодів"
42 "Додатковий капітал"	41 "Пайовий капітал"
45 "Вилучений капітал"	42 "Додатковий капітал"
46 "Неоплачений капітал"	46 "Неоплачений капітал"
48 "Цільове фінансування i цільові  надходження"	47 "Забезпечення майбутніх витрат i платежів"
50 "Довгострокові позики"	48 "Цільове фінансування i цільові  надходження"
52 "Довгострокові зобов'язання  за облігаціями"	50 "Довгострокові позики"
55 "Інші довгострокові зобов'язання"	51 "Довгострокові векселі видані"
60 "Короткострокові позики"	52 "Довгострокові зобов'язання  за облігаціями"
63 "Розрахунки з постачальниками  та підрядниками"	53 "Довгострокові зобов'язання  з оренди"
66 "Розрахунки з оплати праці"	55 "Інші довгострокові зобов'язання"

 

68 "Розрахунки за іншими операціями"	60 "Короткострокові позики"
69 "Доходи майбутніх періодів"	61 "Поточна заборгованість за  довгостроковими зобов'язаннями"
70 "Доходи від реалізації"	62 "Короткострокові векселі видані"
71 "Інший операційний дохід"	63 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками"
73 "Інші фінансові доходи"	65 "Розрахунки за страхуванням"
74 "Інші доходи"	66 "Розрахунки з оплати праці"
75 "Надзвичайні доходи"	67 "Розрахунки з учасниками"
76 "Страхові платежі"	68 "Розрахунки за іншими операціями"
	69 "Доходи майбутніх періодів"
	76 "Страхові платежі"
	84 "Інші операційні витрати"
	85 "Інші затрати"
	90 "Собівартість реалізації"
	91 "Загальновиробничi витрати"
	92 "Адмiнiстративнi витрати"
	93 "Витрати на збут"
	94 " Інші витрати операційної діяльності"
	95 "Фінансові витрати"
	97 "Інші витрати"
	99 "Надзвичайні витрати"

 

2.4 Порядок одержання  грошових коштів готівкою у  банку і здавання до банку

 

Підприємство одержує готівку з банку через касира за грошовим чеком, виписаним на його ім'я.

Відповідно до Положення "Про організацію бухгалтерського обліку в Україні" на підприємствах, в установах, у штаті яких відсутня посада касира, його обов'язки за письмовим розпорядженням керівника підприємства, установи виконує інший працівник.

Для одержання в банку чекової книжки, в якій знаходяться чеки, потрібно заповнити відповідну заяву, з котрій зазначаються прізвище, ім'я та по батькові касира і зразок його підпису. Заява підписується керівником і головним бухгалтером і засвідчується печаткою підприємства. Згідно з цією заявою касир одержує чекову книжку на 25 або 50 чеків. Щоб зняти готівку зі свого рахунка в банку, бухгалтер заповнює грошовий чек, підписує його разом з керівником і передає касирові. Касир попередньо (як правило за 1—2 дні) замовляє необхідну гуму в банку, а потім одержує її за чеком. Корінець чека є виправдним документом для записів касових операцій в облікових регістрах.

Готівку, одержану з рахунків у банку до Каси. витрачають за суворо цільовим призначенням (потреби, на які одержано гроші, зазначається на зворотному боці грошового чека). Невикористаний залишок здається з Каси на рахунки в банках. Наприклад, неодержана у встановлений термін заробітна платня має бути повернена на рахунки в банках у 3-денний термін. На рахунок в банку (№ 31) здаються гроші (готівка), прийняті до Каси на рахунок внесків до Статутного капіталу, виручка від реалізації товарно-матеріальних цінностей підприємства тощо.

Здача готівки на рахунки в банках оформлюється Видатковим касовим ордером.

Касир, щоб здати готівку, повинен заповнити первинний документ "Об'ява на внесок готівкою", який може одержати в оператора банку.

Цей документ складається з трьох частин. Верхня частина залишається у банку, середня частина (квитанція) передається касирові. Нижня частина Об'яви (ордер) також повертається касирові, але тільки після проведення банком відповідної операції й разом з банківською випискою.

На кожній з трьох частин зазначаються: дата, від кого прийнята готівка, банк одержувача і одержувач, призначення внеску. У правому верхньому кутку першої та другої частин зазначаються номер свого розрахункового рахунка та сума цифрами. Та ж сума записується словами у такому порядку:

1. починати запис потрібно впритик до початку відведеного для цього поля з великої літери;
2. місце, що залишилося на полі, потрібно прокреслити горизонтальною лінією.

Третя частина Об'яви заповнюється таким чином. У ордері потрібно зазначити код банку-одержувача і суму по кредиту (у нас на Розрахунковому рахунку ця сума пройде по дебету, а у банку – по кредиту).

 

2.5 Касова книга

 

На підприємстві ведеться тільки одна Касова книга (типова форма № КО-4) в національній валюті, в якій касир відображає готівку і рух грошей у касі. Записи у Касовій книзі здійснюються за кожним Прибутковим і Видатковим ордером. Але якщо в організації є інші види валют, крім національної, то Касові книги відкриваються на кожну валюту окремо.

Усі касові ордери після їх використання касир підписує, а додані до них документи для запобігання повторного використання погашає штампом або підписом від руки "Одержано", "Сплачено" із зазначенням дати.

Записи у Касовій книзі здійснюються тільки під копірку, тобто у двох примірниках (другий примірник є звітом для касира). Наприкінці робочого дня касир підбиває підсумки оборотів за надходженням і видачею грошей та виводить залишки на наступний день. Перші відривні аркуші, що є звітом касира, разом з прибутковими і видатковими ордерами й доданими до них виправдними документами касир передає бухгалтерії під розписку у Касовій книзі.

Бухгалтер перевіряє правильність оформлення касових ордерів, їх обґрунтування, виконання записів у касовій книзі і виведеного залишку на кінець дня і проти кожної суми проставляє шифр кореспондуючих рахунків. Найважливішими вимогами правильного оформлення й обліку касових операцій є:

• негайний запис кожної здійсненої касової операції у касову книгу, щоденне визначення підсумків у цій книзі і здача касиром під розписку бухгалтерові касових документів;
• виписка бухгалтерією на кожну окрему касову операцію прибуткових і видаткових ордерів, додержання послідовності в нумерації та реєстрації цих коштів у реєстрі й передачі їх для виконання касирові;
• погашення касиром спеціальним штампом касових документів з метою запобігання зловживання цими документами шляхом повторного їх використання;
• встановлення наказом керівника підприємства осіб, що мають право підписувати касові документи, наявність у касира зразків підпис» цих осіб і неприпустимість виконання касових операцій по непідписаних документах.

Головний бухгалтер з метою контролю повинен не менше одного разу на місяць перевіряти готівку в касі, складати акт і доповідати керівникові підприємства.

У зв'язку з тим що значна частина грошових операцій здійснюється підприємством через Розрахунковий рахунок, потрібно систематично стежити за правильністю банківських операцій.

Керівник підприємства несе відповідальність за збереження грошей, правильне й доцільне їх використання.

Касова книга є регістром аналітичного обліку. Касові документи слід брошурувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію і при здачі до бухгалтерського архіву фіксуватися в архівній книзі.

Касову книгу можна вести автоматизованим способом, при якому листи формують у вигляді машинограм "Вкладний лист касової книги" або "Звіт касира”. Обидві ці машинограми повинні здаватися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати всі реквізити, передбачені формою касової книги. Нумерація сторінок касової книги в машинограмах здійснюється автоматично в порядку збільшення з початку року.

Після одержання машинограм "Вкладний лист касової книги" і "Звіт касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання Касової книги і звіту касира, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими і видатковими документами бухгалтерії під розписку у вкладному листку Касової книги.

 

2.6 Облік касових операцій  у системі рахунків

 

Для обліку наявності, руху залишків готівки в касі використовують активний рахунок № 30 "Каса" з такими субрахунками: