Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів, інвентаризація матеріальних запасів в бюджетних установах

ВСТУП

Введення з 2000 року національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку спричинило за собою зміни в організації обліку фінансово-господарської діяльності підприємства.

Зокрема, згідно "нових бухгалтерських правил", відбулася пере класифікація активів за ново встановленими критеріями. Торкнулося це перегрупування й активів, іменованих раніше малоцінними та швидкозношуваними предметами, частина з яких у "новому бухгалтерському обліку" як і раніше називається малоцінними та швидкозношуваними предметами, а інша частина стала іменуватися малоцінними необоротними матеріальними активами.

Відповідно до вимог П(С)БО основним критерієм для віднесення предметів до складу малоцінних є термін їхнього корисного використання. І тепер предмети, що використовуються протягом не більш одного року, зараховуються до складу "Запасів", а предмети, очікуваний термін корисного використання яких перевищує один рік, — до складу "Необоротних активів". Іншими словами, частина МШП зі складу запасів перейшла до складу основних засобів.

Така трансформація позначилася  і на порядку відображення в бухгалтерському  обліку цих предметів, здійснюваному  за новими правилами навіть для тих  активів, що продовжують іменуватися МШП.

Для обліку й узагальнення інформації про наявність та рух малоцінних та швидкозношуваних предметів, що належать підприємству та знаходяться на складі Планом рахунків передбачений рахунок  "Малоцінні та швидкозношувані предмети".

До малоцінних та швидкозношуваних предметів належать предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року, зокрема: інструменти, господарський інвентар, спеціальне оснащення, спеціальний одяг тощо.

Предмети, строк корисного використання яких більше одного року, зокрема спеціальні інструменти і спеціальні пристосування, відображаються на субрахунку 112 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" синтетичного рахунка 11 "Інші необоротні матеріальні активи". Вартість таких предметів погашається нарахуванням зносу за встановленою підприємством ставкою (нормою) з урахуванням очікуваного способу використання таких активів.

Експлуатаційні тимчасові (не титульні) споруди облічуються на субрахунку 113 "Тимчасові не титульні споруди".

                  За дебетом рахунка 22 "Малоцінні та швидкозношувані предмета" відображаються за первісною вартістю придбані (отримані) або виготовлені малоцінні та швидкозношувані предмети, за кредитом — за обліковою вартістю відпуск малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію зі списанням на рахунки обліку витрат, а також списання нестач і втрат від псування таких предметів.

Вартість малоцінних та швидкозношуваних предметів, переданих в експлуатацію, виключається зі складу активів з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцем експлуатації і відповідними особами протягом строку 'їх фактичного використання.

            Поступова політична і економічна інтеграція України в розвинуту економічну спільноту є передумовою проведення кардинальних змін в методології та організації бухгалтерського обліку, серед яких прийняття Закону "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" та національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку.

              У зв'язку з цим важливого  значення набувають питання організації  управління, обліку і господарського  контролю на підприємствах. В  Україні господарський контроль  стає одним із важливих елементів  ринкової економіки. Сьогодні  багато його методологічних і  організаційних питань потребують  розробки, вдосконалення, термінового  впровадження і апробації, проте  проведення інвентаризацій було, є і залишається єдиним способом  контролю за точністю даних,  що надаються бухгалтерським  обліком.

               Однією з основних вимог, що  ставляться до бухгалтерського  обліку, є достовірність його  показників. Проте в процесі зберігання  і відпуску товарно-матеріальних цінностей між фактичною наявністю і даними бухгалтерського обліку можуть виникнути розходження, які не піддаються повсякденному обліку, зокрема, в результаті пересортиці, несправності ваговимірних приладів, помилкових записів, втрати документів, зловживань матеріально відповідальних осіб та ін. У зв'язку з цим виникає об'єктивна необхідність у такому способі, який би забезпечив можливість взяти на облік можливі розходження між даними обліку і фактичною наявністю господарських засобів. Це досягається за допомогою інвентаризації.

 

1.Загальне поняття про облік малоцінних та швидкозношуваних предметів.

1.1 Поняття та принципи формування малоцінних та швидкозношуваних предметів.

 

До категорії малоцінних та швидкозношува них предметів відносяться предмети праці, що неодноразово беруть участь у виробничому процесі підприємства.

До малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) відносять предмети, термін експлуатації яких не перевищує року. Хоча МШП частково виконує функції, подібні до функцій необоротних активів, але відповідно до встановленого порядку вони включаються до складу запасів.

МШП, як і інші види запасів, підлягають попредметному  обліку. Оприбуткування та вибуття  малоцінних і швидкозношуваних предметів  здійснюється в загальному щодо запасів  порядку за раніше зазначеними первинними документами, такими як рахунки, накладні, товарно-транспортні накладні, накладні (вимоги), акти тощо. Поряд з визначеними  формами до застосування рекомендуються типові форми первинного обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів. Зокрема, для поповнення МШП у місцях експлуатації може застосовуватись відомість  на поповнення (вилучення) постійного запасу інструментів (пристроїв) (ф. №  МШ-1), яка складається у двох примірниках: для ведення обліку на складі установи та для матеріально відповідальної особи структурного підрозділу. На підставі відомості вносяться відповідні інформаційні зміни до книги складського  обліку запасів (ф. № З-9), яку веде матеріально відповідальна особа (комірник складу) за найменуванням, кількістю. На зазначених предметах, коли вони видаються  зі складу, ставиться маркувальний штамп із зазначенням найменування установи, відділення, року та місяця видачі їх в експлуатацію. Маркування також виконують фарбою (стійкою до стирання і хімічних дій) за допомогою прикріплюваного жетона та іншим способом.

            Малоцінні та швидкозношувані  предмети, що їх передають у  експлуатацію до структурних  підрозділів, мають перебувати  на зберіганні у осіб, відповідальних  за правильну експлуатацію та  збереження цих предметів. Матеріально  відповідальні особи на місцях  експлуатації здійснюють їх облік  у книзі складського обліку  запасів за найменуванням і  кількістю.

Принципи формування в бухгалтерському  обліку інформації про запаси і розкриття  її у фінансовій звітності встановлені П(С)БО 9 «Запаси».

Запаси визнаються активом, якщо існує  імовірність того, що підприємство одержить у майбутньому економічні вигоди, зв'язані з к використанням, і їхня вартість може бути вірогідно визначена. Під економічною вигодою розуміється потенційна можливість одержання підприємством коштів від використання активу.

МШП, використовувані протягом не більш одного року чи нормального операційного циклу, в бухгалтерському обліку відбиваються на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

При передачі МШП зі складу в експлуатацію знос не нараховується, а вартість МШП виключається зі складу активів підприємства (тобто списується з рахунка 22) і відноситься на витрати звітного періоду.

 

1.2 Організація обліку МШП

 

Відповідно  до Положення № 166 бухгалтерський облік  МШП ведеться по місцях збереження і перебування, а також по особах, відповідальних за їхню схоронність, у розрізі наступних груп:

інструменти і пристосування загального користування;

спеціальні інструменти і спеціальні пристосування;

змінне устаткування;

технологічна тара;

виробничий інвентар;

господарський інвентар;

спеціальний одяг, спеціальне взуття і запобіжні пристосування;

постільні приналежності;

інші малоцінні та швидкозношувані  предмети.

При віднесенні предметів до складу МШП, наведених у Положенні № 166, варто дотримуватись основного критерію — термін корисного використання (експлуатації) цих предметів на підприємстві не повинний перевищувати один рік.

Для організації обліку МШП рекомендується застосовувати типові форми первинних документів, а саме:

о   форма  №  МШ-1   "Відомість на  поповнення  (вилучення)  постійного  запасу інструментів (пристосувань)";

о   форма № МШ-2 "Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів";

о   форма   №   МШ-3    "Замовлення   на       ремонт   чи   заточення   інструментів (пристосувань)";

о   форма № МШ-4 "Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів";

о   форма № МШ-5 "Акт на списання інструментів і обмін їх на придатні";

о   форма № МШ-6 "Особиста картка обліку спецодягу, спец, взуття і запобЬ:сних пристосувань";

о   форма № МШ-7 "Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спец, взуття і запобіжних пристосувань";

о   форма № МШ-8 "Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів". Оскільки організація обліку МШП в експлуатації має визначені особливості в залежності від видів предметів, розглянемо специфіку обліку найбільш розповсюджених з них.

До інструментів і пристосувань загального користування відносяться  механізовані і немеханізовані знаряддя праці загального призначення, а предмети, що прикріплюються також до машин, що служать для обробки матеріалів.

До групи інструментів відносяться: ріжучі, абразивні, слюсарно-монтажні і подібні їм інструменти, вимірювальні прилади, ударні, що давлять і ущільнюють знаряддя праці, включаючи механізовані знаряддя праці, що працюють за допомогою електроенергії, стиснутого повітря (штампи, прес-форми, моделі), і інші пристосування.

Використовують два варіанти організації обліку операцій по видачі інструментів і пристосувань зі складу в роздавальні комори. При першому варіанті всі операції по руху інструментів і пристосувань між складом і роздавальними коморами підприємства оформляються первинними документами в порядку, вказаному у тадл. 1.1.

Таблиця 1.1. Операції по руху інструментів і пристосувань

Операції по руху інструментів і пристосувань	Первинні документи
Одержання коморами інструментів і пристосувань зі складу	Лімітні карти чи накладні-вимоги
Повернення коморами інструментів і  пристосувань на склад	Накладні-вимоги
Здача коморами негідних, зношених інструментів і пристосувань у виді брухту, утилю	Накладні-вимоги

 

У цьому  випадку інструменти, що прийшли  в непридатність, і пристосування списуються на підставі карток складського обліку.

При другому варіанті документальному  оформленню підлягають тільки операції по руху інструментів і пристосувань, зв'язаних зі зміною запасів у роздавальних коморах. Цей варіант видачі інструментів і пристосувань прийнято називати методом  обліку оборотного (обмінного) фонду інструментів в експлуатації.

При цьому варіанті комори обмінюють  на складі негідні, зношені інструменти  на придатні (штука на штуку), що не приводить до кількісної зміни запасів інструментів у коморах і тому не вимагає складання спеціального первинного документа на обмін. Такий варіант обліку доцільно застосовувати на підприємствах з добре організованою системою складського обліку й інструментальним господарством.

Даний варіант організації обліку передбачає виписку первинних документів тільки на операції по доукомплектуванню роздавальних комор відсутніми інструментами чи поверненню на центральний склад зайвих інструментів. Для обліку зміни запасу інструментів застосовується відомість форми № МШ-1, на підставі якої вносяться зміни в картки складського обліку матеріалів (типова форма № МФУ-12), що ведуться в роздавальній коморі і на складі.

Операції по обміну складом інструментів, що прийшли в непридатність, виробленому за принципом штука за штуку чи по заміні загублених інструментів оформляються актами форми № МШ-5 з додатком актів про поломку і втрату інструмента форми № МШ-4. Акт форми № МШ-5 є підставою для одержання на складі нового інструмента замість списаного.

Оперативний облік і контроль за схоронністю інструментів., видаваних  у тимчасове користування на робочі місця, залежать від тривалості й  інших умов їхнього закріплення  за виконавцями.

Первісна видача інструментів і  пристосувань на робочі місця в тривале  користування виробляється відповідно до технологічних карт на підставі вимоги майстра і відбивається в картках обліку МШП форми № МШ-2, що відкриваються на кожного працівника, що одержав ці предмети. Одержання інструментів і пристосувань підтверджується підписом робітника в картці форми № МШ-2. Наступні видачі інструментів і пристосувань з роздавальної комори замість зношених документально не оформляються, а виробляються при пред'явленні акта вибуття форми № МШ-4.