Порядок проведения инвентаризации расчетов

Введение

инвентаризация дебиторский  бухгалтерский учет                                               В данной курсовой работе рассматривается один из элементов метода бухгалтерского учета - инвентаризация. Данная тема очень актуальна, так как инвентаризация является эффективным методом контроль за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате ее проведения.

Инвентаризация лежит  в основе бухгалтерского учета, и  без нее очень трудно представить  работу бухгалтера. Да и в теории на протяжении многих десятилетий бухгалтеры спорят о ее месте в учете.

Инвентаризация как метод  бухгалтерского учета насчитывает  не менее шести тысяч лет, однако само слово "инвентаризация" появилось  в 1931 г. в журнале "Вестник Академии наук" (№ 8). До этого пользовались другими терминами: проверка, пересчет, учет, переучет и т. п.

Инвентаризация (от лат. inventarium - опись имущества) - сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета. К инвентаризации также относится уточнение оценки отдельных показателей бухгалтерского учета созданием оценочных резервов (резервы под снижение стоимости материальных ценностей, резервы под обесценение финансовых вложений, резервы по сомнительным долгам). Таким образом, в процессе проведения инвентаризации проверяется и документально подтверждается не только наличие имущества и обязательств, но также их состояние и оценка. Отсюда следует, что данные бухгалтерской отчетности должны быть адекватны фактическому положению дел.

Инвентаризация - это не что  иное, как средство установления истины в данных бухгалтерского учета. Первичные  документы несут информацию о  произошедших фактах хозяйственной  жизни. Однако бухгалтер оказывается отделен от этих фактов барьером первичной документации. Поэтому инвентаризация позволяет бухгалтеру проверить правильность и полноту отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни.

Роль инвентаризации менялась во времени. В эпоху Древнего Рима инвентаризация применялась при  оценке наследуемого имущества (по цене возможной продажи) для закрепления  его за новым владельцем (наследником) и определения размера налогов (на наследство, а впоследствии - на имущество)¹.

Идеи Жака Савари о контрольной функции инвентаризации (обеспечение сохранности имущества собственника через обеспечение соответствия фактически наличного имущества данным бухгалтерского учета), изложенные в 1675 г. нашли преломление спустя многие годы в период динамической бухгалтерской практики, когда одновременно со сплошной перманентной инвентаризацией свершившихся фактов хозяйственной жизни периодически проводились физические сплошные или тематические инвентаризации.

1. Понятие инвентаризации и цели проведения

Важным этапом подготовки к успешному составлению годового бухгалтерского отчета за год является своевременное и качественное проведение инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, другого имущества, денежных средств и прочих финансовых активов  и финансовых обязательств организации.

Инвентаризация - это проверка фактического наличия имущества  и обязательств учреждения с целью  обеспечения достоверности данных бюджетного учета и отчетности.

Инвентаризация имущества  и финансовых обязательств - это  проверка и документальное подтверждение  фактического наличия имущества  и финансовых обязательств, выявленные отклонения от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в  данные бухгалтерского учета.

С помощью инвентаризации проверяется правильность данных текущего учета материальных и денежных средств, выявляются ошибки допущенные в учете, принимаются на учет не учтенные хозяйственные объекты, контролируется сохранность хозяйственных средств, которые числятся у материально ответственных лиц. Практика показывает, что отдельных организациях инвентаризацией охватываются не все имущественные ценности.

Общие требования к порядку  и срокам проведения инвентаризации определены ст.12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете".

Инвентаризация нефинансовых и финансовых активов и обязательств в учреждении осуществляется в соответствии:

· с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49;

· Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина  России от 10.02.2006 N 25н (п.7);

· Письмом Минфина России от 04.11.1998 N 16-00-16-198 "Об инвентаризации библиотечных фондов";

· Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.1993 N 40 и сообщенным Письмом ЦБ РФ от 04.10 1993 N 18;

· ст. ст.246 - 248 Трудового кодекса  РФ.

Инвентаризация драгоценных  металлов и драгоценных камней проводится в соответствии:

· с Правилами учета  и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции  из них, а также ведения соответствующей  отчетности, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.09.2000 N 731;

· Инструкцией о порядке  учета и хранения драгоценных  металлов, драгоценных камней, продукции  из них и ведения отчетности при  их производстве, использовании и  обращении, утвержденной Приказом Минфина  России от 29.08.2001 N 68н.

Инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все  виды финансовых активов и обязательств.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и  другие виды имущества, не принадлежащие  учреждению, но числящиеся в бюджетном  учете (находящиеся на ответственном  хранении, арендованные, полученные для  переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Инвентаризация имущества  производится по местонахождению и  материально ответственному лицу.

Цели проведения инвентаризации:

· выявление фактического наличия имущества;

· сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

· проверка полноты отражения  в учете финансовых активов и  обязательств (выявление излишков, недостач);

· документальное подтверждение  наличия имущества и обязательств;

· определение фактического состояния имущества и его  оценки.

Не вдаваясь в подробности  перечисления положений, изложенных в  Методических указаниях, хотелось бы обратить внимание на пункт 1.4, где приводятся случаи когда инвентаризация проводится в обязательном порядке:

· При смене собственника или реорганизации предприятия (учреждения);

· При ликвидации предприятия (учреждения);

· Перед составлением годовой  отчетности;

· При смене руководителя предприятия (учреждения) или другого  материально ответственного лица;

· При смене материально  ответственных лиц (на день приема-передачи дел);

· При установлении фактов хищения, ограбления или злоупотребления, а также порчи ценностей;

· После пожара или стихийных  бедствий;

· По решению контролирующих, судебных и других уполномоченных на то органов.

Перечень имущества и  обязательств, подлежащих инвентаризации:

1. Инвентаризация основных  средств:

· здания, сооружения, передаточные устройства и остальные ОС раз  в три года по состоянию на 1 октября;

· библиотечные фонды раз  в пятнадцать лет;

· все другие основные средства раз в два года по состоянию  на 1 октября.

2. Инвентаризация финансовых  вложений раз в год по состоянию  на 1 января.

3. Инвентаризация материальных  запасов раз в год по состоянию  на 1 ноября.

4. Инвентаризация незавершенного  производства раз в год по  состоянию на 1 января.

5. Инвентаризация наличных  денежных средств, денежных документов  в кассе раз в месяц.

6. Инвентаризация спирта  раз в три месяца.

7.Инвентаризация оборудования, содержащего драгметаллы и драгметаллы  в чистом виде, - два раза в  год.

8. Внезапные инвентаризации  всех видов имущества при необходимости  в соответствии с приказом  руководителя.

1.1 Классификация инвентаризаций

Самая подробная классификация  инвентаризаций была дана в 1934 г. выдающимся итальянским бухгалтером Пьетро д'Альвизе. Он выделил восемь классификационных оснований: по объему (полные, частичные); по принадлежности (имущество в организации и вне ее); по цели (вступительные, последующие, при передаче ценностей, ликвидационные); по последовательности (от объекта к регистру, от регистра к объекту); по субъекту (ординарные - инициатива собственника; экстраординарные - инициатива внешних органов: судебных, финансовых и т.п.); по использованию данных (информативные и доказательные); по степени агрегирования (дифференцированные, интегрированные); по форме описи (устные, письменные, на механических носителях); по способу проведения.

Разберем подробнее эти  классификации.

По объему, разделить инвентаризации очень трудно, ибо совершенно не ясно, что такое полная инвентаризация. Объективный критерий тут один - тотальная проверка наличия всего  имущества, имеющегося в стране, как  в организациях, в учреждениях, так  и у всех граждан. Совершенно очевидно, что такая инвентаризация невозможна. Поэтому любая инвентаризация, в  сущности, носит частичный и одновременно полный характер. Отсюда вытекают два  вывода первостепенной важности:

- степень полноты инвентаризации  задается субъектом ее назначающим;

- частичной инвентаризация  может быть признана только  по отношению к ранее заданной  полной инвентаризации.

Допустим, директор организации  решил проверить все имущество  фирмы - это полная инвентаризация, но если он решил проверить только имущество магазина №2 - это будет  частичная инвентаризация по отношению  к полной, но, предположим, что было решено проверить только наличие  товаров в магазине №2 - это будет  частичная инвентаризация по отношению  к предыдущей, которая, в этом случае, автоматически становится полной. Более того, возможно, что принято решение проверить только определенные виды товаров. Такая проверка будет частичной по отношению к предыдущей, которая в этом случае рассматривается как полная.

Каждая отдельная, так  называемая частичная инвентаризация, по отношению к кругу проверяемых  объектов, является полной.

Например, поставлена задача провести инвентаризацию товаров в магазине №2. Если она проводится сплошным методом, то необходимо пересчитать и перемерить всю товарную массу, но если речь идет о выборочном методе, то проверяют: или только дорогостоящие товары; или товары, пользующиеся повышенным спросом; или залежавшиеся товары; или самые модные товары; или делается механическая выборка. К последнему виду следует отнести перманентную инвентаризацию, когда ежедневно механически выбираются несколько наименований товаров и проводится их проверка.

В настоящее время имеет  место монетарная выборка, при которой  проводится строгое разграничение  между фундаментальными статистическими  понятиями: единица наблюдения и  единица совокупности. В данном случае, применительно к товарной массе, единицей наблюдения выступает наименование товаров, а единицами совокупности будут или стоимостные, или натуральные  величины.

По принадлежности предполагается прежде всего установить место нахождения имущества: оно может быть сдано в аренду, числясь на балансе арендодателя; отгружено покупателю, но не известно, получил ли он это имущество и т.д.

Однако гораздо важнее установить при инвентаризации, о  каком имуществе идет речь: о том, которое находится во владении организации, или о том, которое находится  в его собственности. Обычно инвентаризация преследует первую задачу - она достигается проще, но вторая задача важнее, особенно с позиций юридической мантии.

По цели, которую ставят администраторы, назначающие инвентаризацию выделяют:

а) вступительные (начинательные) инвентаризации необходимы в начале любой хозяйственной деятельности. (Некоторые специалисты считают, что такие инвентаризации обычно не проводятся, но ведь это не значит, что они не проводятся вообще. И даже, если бы они не проводились никогда, они заслуживают внимания как логически обоснованные.)

б) последующие, по более  распространенной терминологии, текущие - те обычные инвентаризации, включая  перманентные, которые проводятся ради того, чтобы и собственники, и  администраторы могли убедиться  в репрезентативности (точности) учетных  данных.

Последующие - текущие инвентаризации проводятся при следующих обстоятельствах:

1) согласно плановому  графику;

2) по сигналам, когда администрации  сообщают о неблагополучии в  деле хранения и реализации  товарно-материальных ценностей;

3) при стихийных бедствиях  (пожаре, наводнении) - цель инвентаризации  зафиксировать факт гибели ценностей.  Сюда же относят потери от  краж;

4) при переоценке ценностей;

в) при передаче ценностей - обязательные инвентаризации, проводимые при смене материально ответственных  лиц и дающие, как правило, очень  высокий результат в смысле точности данных. Однако парадоксальность заключается  в том, что большинство недостач выявляются не при этой инвентаризации, так как материально ответственные  лица, заранее зная о предстоящей  проверке, подготавливаются к сдаче  имущества;

г) ликвидационные - связаны  с закрытием организации и  имеют огромное значение в связи  с тем, что у ликвидируемой  организации, как правило, возникает  необходимость оплатить очень большие  долги. (Д'Альвизе не упомянул еще одну очень важную разновидность: инвентаризации, проводимые в целях выявления форс-мажорных обстоятельств. Эти инвентаризации выявляют, как правило, больше всего недостач.).

По последовательности - одна из определяющих классификации, вытекающих из учетных процедур. Лучшим считается  подход от объекта к регистру, так  как предполагается, что материально  ответственное лицо, не зная сколько каких ценностей за ним числится, представит объективную картину состояния дел. На практике преобладает подход от регистра к объекту, ибо он легче и для проверяющего, и для проверяемого, так как заранее известен результат, на который следует выйти. Но крупный недостаток данного подхода заключается в том, что он облегчает и фальсификацию результатов инвентаризации. Однако при проведении перманентных инвентаризаций этот подход до некоторой степени оправдан, но даже в этом случае следует предпочесть подход от объекта к регистру.