Архивные описи и другие информационно–справочные документы архива. цели создания, виды, использование

Курсовая по  архивоведению

На тему: Архивные описи  и другие информационно–справочные документы архива. цели создания, виды, использование.

 

Содержание

Введение

Глава 1 Теоретические аспекты

1.1 Архивная опись как базовый справочник архива

1.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

1.3 Составление собственно архивной описи дел

1.4 Составление справочного аппарата к описи

Глава 2 Использование архивных документов

2.1.Направление и цели использования архивных документов

2.2.Формы использования архивных документов

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников. Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. Составление архивных описей является обязательным действием для любой организации и предприятия. Компания, в которой регулярно выполняется составление архивных описей, может избежать многих трудностей, связанных с государственными проверками и инспекциями. Кроме того, архивная опись систематизирует всю работу архивного отдела фирмы. Именно благодаря регулярному составлению архивных описей во многом удаётся оптимизировать процессы делопроизводства и хранения документов. Опись является обязательным базовым справочником в системе научно-справочного аппарата архива и служит основой для разработки других видов справочников (каталогов, путеводителей, указателей) как в архивах организаций (ведомственных архивах), так и в государственных, муниципальных архивах. Опись одновременно является и учетным документом, и справочником по составу и содержанию архивных документов. Обеспечение эффективного, оперативного поиска информации по документам архива во многом зависит от качества подготовки описей. Целью данной работы является рассмотрение вопроса «Архивная опись дел (виды, назначение, структура)».

Цель курсовой работы – рассмотреть  цели создания, использования архивной описи.

 Для достижения цели и  раскрытия содержания курсовой  работы были поставлены следующие задачи: 

1. Рассмотреть теоретические аспекты понятия архивная опись ;
2. Рассмотреть процесс организации архивного хранения документов
3. Изучить содержание описи документов.
4. Изучить направления и цели использования архивных документов
5. Описать формы использования архивных документов.

     Структура  работы соответствует ее поставленным задачам. В первой главе рассмотрены теоретические основы архивной описи. Вторая глава посвящена исследованию использование архивных документов. В заключении кратко приводятся выводы по теме.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Теоретические аспекты

1. Архивная опись как базовый справочник архива

 

Архивная опись — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации  внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). Описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав

документов и содержание единицы  хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

          Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие порядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необходимой исследователям информации.

           Классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде.

          Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждениях. Но и в государственных архивах описи составляются при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических

основ описания относится к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940— 1950-х гг.

            Предназначение архивной описи заключается в том, чтобы вести точный учет, а так же раскрывать полное содержание фонда архива. Опись дел следует составлять отдельно для каждого вида документов, то есть одна опись для дел временного срока, который отведен на хранение, вторая для постоянного срока, отведенного на их хранение. Кроме того, на бумаги, касающиеся состава личного необходимо составить отдельную опись архивных дел. 

          Обязательному проведению составления описи подлежат все категории документов и дел, которые прямо относятся к составу личному , различные договора, судебные дела, подследственные, а так же дела, которые имеют особую ценность, которые уже сформированы. (Приложение 1 )

          Все вышеуказанные документы и дела необходимо не только подготавливать на передачу на хранение в архивное учреждение, но и проводить их описи. Не стоит забывать проводить еще и дополнительные описывания дел, относящихся к личному составу, но конечно исключительно в случаях необходимости.

          Проведение описи единиц хранения считается одним из обязательных частей большой системы муниципальных и государственных архивных учреждений.  
Данный вид описи является первичной учетной бумагой непосредственно внутри фонда, и так же она считается справочником по составу и полному содержанию всех имеющихся единиц хранения внутри самого фонда.

           На  хранение в архив направляются  только те дела, которые в процессе  проведения экспертизы и определения важности документации определенны как дела временного или же постоянного срока сохранения, у которых еще не закончились сроки, отведенные на их хранение. Вся документация, которая выявлена для передачи в архивы, не сразу направляется на полки. Сперва необходимо подготовить такие документы как акт и опись архивных документов, а уже после направлять в архивное учреждение.  
 
1.2 Влияние классификации документов и дел в пределах архивного фонда на составление архивной описи

 

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Поэтому прежде чем перейти к составлению описи, рассмотрим организацию работы по классификации дел в пределах архивного фонда, которая состоит из двух этапов: разработки схемы классификации дел фонда; распределения дел в соответствии со схемой классификации.

      Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

     Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности.

      Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью.

Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. Эта работа производится с учетом основных и дополнительных признаков классификации.

       К основным классификационным признакам относятся: структурный — в соответствии со структурными подразделениями; функциональный, отраслевой, тематический — с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, а также тех, которых касается содержание документов; хронологический — по датам или периодам, к которым относятся документы.

      К дополнительным классификационным признакам относятся: номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов; корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем; авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

предметно-вопросный — по темам  и вопросам, которые отражены в документах; географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты; хронологический — по датам документов. При разработке схемы классификации следует запомнить, что: необходимо использовать только основные признаки; из всей совокупности основных признаков берут только два; одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический; выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

     Для фондов учреждений, имеющих четкую структуру, сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически- структурный или структурно-хронологический. При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему . В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.

     Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, а внутри хронологических групп — по структурным подразделениям.

     Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп по отраслям деятельности учреждения-фондообразователя. При классификации по отрасле-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп по хронологии.

        Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически-номинальную схему систематизации.

       Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы.

      Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.  Для фондов личного происхождения схемы классификации документов определяются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом документов фонда. Так, для деятелей культуры в РГАЛИ разработали типовую схему классификации документов фондов личного происхождения:

1) рукописи фондообразователя;

2) записные книжки фондообразователя;

3) письма фондообразователя;

4) дарственные надписи разным  лицам;

5) письма фондообразователю;

6) дарственные надписи разных  лиц фондообразователю;

7) материалы к биографии фондообразователя;

8) материалы имущественно-хозяйственного  и бытового характера;

9) материалы, собранные фондообразователем  для своих работ

и по интересующим его темам;