Архивоведение

     Контрольная работа по дисциплине «Архивоведение»

     Вариант № 9 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Содержание 
 

     

1. Работа  с конфиденциальными документами  на предприятиях строительного комплекса……………………………………………………….3
2. Составить формуляры образцы приказов о принятии на работу, о переводе на другое место работы, увольнении и предоставлении отпуска…15

     Список  использованной литературы…………………………………….18

     Приложения 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.Работа  с конфиденциальными  документами на  предприятиях строительного  комплекса 

     Для строительной компании, как и любой другой, создание концепции ее внутренней системы защиты информационных ресурсов зависит от следующих факторов:

     1) финансовые возможности компании;

     2) объем информации, в отношении  которой введен режим коммерческой  тайны;

     3) технические возможности компании;

     4) наличие филиалов и дочерних  структур;

     5) наличие других хозяйствующих  субъектов в данном секторе  экономики, в том числе иностранных  ("острота" конкуренции);

     6) номенклатура выпускаемой продукции;

     7) система внутреннего документооборота.

     И здесь возможны, как минимум, три  подхода к решению этой проблемы. Первый - создание собственной службы безопасности. Этот вариант приемлем только для достаточно крупных хозяйствующих  субъектов - для его осуществления  необходимо провести подбор квалифицированных кадров, которые смогли бы осуществлять постоянный мониторинг текущего состояния информационной безопасности фирмы и создать надежную систему контроля за использованием конфиденциальной информации и доступом к ней. Все это требует довольно значительных затрат, которые может позволить себе далеко не каждая фирма, однако в идеале только такой подход может гарантировать максимальную информационную безопасность частного бизнеса.

     Второй  подход, используемый, в основном, небольшими фирмами и частными предпринимателями, - привлечение сторонних структур, занимающихся предоставлением услуг по обеспечению информационной безопасности. Плюсом такого подхода является возможность широко варьировать спектр защитных мероприятий - от создания комплексной системы защиты конфиденциальной информации до проведения разовых проверок офиса на наличие "закладок" - электронных прослушивающих устройств. Очевидный минус - вы полностью полагаетесь на добросовестность привлекаемой компании. Причем, речь здесь может идти как о частных, так и о государственных структурах. Простейшим примером может служить заключение договора со службой вневедомственной охраны МВД России об установке централизованной сигнализации или организации поста круглосуточной охраны. В особом положении оказываются компании, получившие государственный заказ на разработку или выпуск продукции, имеющей стратегическое значение (например, военной). В этом случае они могут рассчитывать на содействие государственных правоохранительных органов и специализированных служб.

     И последний подход - комплексный, сочетающий в себе элементы двух предыдущих, - часть  функций по защите возлагается на собственную службу безопасности, часть - на привлекаемую по договору компанию, специализирующуюся на рынке оказания охранных услуг (такой подход приемлем в основном для среднего бизнеса и отдельных крупных предприятий).

     При выборе любого подхода в организации  службы безопасности необходимо разработать  и утвердить пакет внутренних нормативных документов (локальных  актов), регламентирующих все аспекты деятельности сотрудников компании при обращении с конфиденциальной информацией независимо от материальных форм ее представления (регламент обеспечения безопасности). Стандартный регламент должен урегулировать такие вопросы, как:

     1) организацию подразделения, ответственного за защиту конфиденциальной информации (службы безопасности (СБ) или специально выделенного сотрудника, на которого возложены функции СБ);

     2) права, обязанности и функции  СБ;

     3) определение перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, установление категории конфиденциальности информации и работ, порядок изменения категории конфиденциальности работ и информации;

     4) регламентация учета, хранения  и обращения носителей информации, составляющей коммерческую тайну;

     5) порядок допуска сотрудников  к носителям конфиденциальной  информации;

     6) определение обязанностей и ограничений,  накладываемых на сотрудников,  имеющих допуск к конфиденциальной  информации;

     7) порядок ведения конфиденциального  делопроизводства;

     8) порядок проведения служебного расследования по фактам утечки и разглашения конфиденциальной информации;

     8) ответственность за нарушения  требований регламента безопасности;

     10) прочие вопросы организации защиты  конфиденциальной информации.

     Перечень  локальных нормативных актов, составляющих регламент обеспечения безопасности (типовой).

     1. Инструкция по обеспечению режима  конфиденциальности на предприятии.

     2. Инструкция по пропускному и  внутриобъектному режиму.

     3. Требования по разграничению  доступа в помещения, где производится обработка и хранение конфиденциальной информации.

     4. Требования к лицам, оформляемым  на должности, по которым предусмотрен  допуск к конфиденциальной информации.

     5. Инструкции по обеспечению безопасности  при обработке и хранении конфиденциальной информации с использованием средств вычислительной техники (инструкция пользователя, оператора, системного администратора).

     6. Инструкция о порядке обслуживания  и ремонта элементов автоматизированной  системы, используемых для обработки  и хранении конфиденциальной информации.

     Одной из важнейших задач является организация  внутреннего документооборота, который  должен включать в себя учет, хранение, использование и уничтожение  служебных документов, содержащих конфиденциальную информацию. В инструкцию (положение) о порядке обращения со служебными документами, содержащими коммерческую тайну, рекомендуется включить следующие положения:

     1) для обеспечения режима конфиденциальности  служебных документов, содержащих  сведения, составляющие коммерческую  тайну фирмы, на этих документах проставляется ограничительный реквизит - гриф "Коммерческая тайна";

     2) все документы с грифом "Коммерческая  тайна" имеют режим ограниченного  распространения, подлежат регистрации  (учету), надлежащему хранению и  означают доступ к ним (допуск) на основе разрешений должностных лиц. Учету подлежат бумажные, магнитные и прочие виды материальных носителей конфиденциальной информации;

     3) установление грифа конфиденциальности  на служебных документах определяется  их исполнителями (составителями)  и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы;

     4) решение вопроса о снятии ограничительных  грифов с документа принимает  должностное лицо, подписавшее (утвердившее)  этот документ. При снятии ограничительного  грифа с документа правомочное  должностное лицо делает отметку на самом документе путем зачеркивания грифа с проставлением своей подписи и даты;

     5) ответственность за обеспечение  безопасности информации, составляющей  коммерческую тайну, и порядок  обращения с документами, содержащими  такую информацию, возлагается на руководителей всех структурных подразделений фирмы;

     6) контроль за обеспечением режима  конфиденциальности сведений, составляющих  коммерческую тайну, возлагается  на службу безопасности фирмы  (отдел информационной безопасности);

     7) все поступающие документы с грифом "Коммерческая тайна" принимаются и вскрываются ответственным сотрудником службы безопасности. Поступивший конверт проверяется на целостность. У документа и всех приложений сверяются количество листов и экземпляров. При отсутствии или недостачи документов с грифом "Коммерческая тайна" составляется акт в двух экземплярах, один из которых возвращается отправителю;

     8) все документы, содержащие конфиденциальную  информацию (входящая корреспонденция,  внутренние распорядительные документы и прочее), подлежат учету и регистрации.

     Входящая  корреспонденция, содержащая конфиденциальную информацию, регистрируется в "Журнале  регистрации входящей корреспонденции  ограниченного пользования"; внутренние документы, содержащие КИ, регистрируются в зависимости от вида документа: в "Журнале регистрации приказов", "Журнале регистрации распоряжений" и так далее, в которых проставляется отметка о конфиденциальности.

     Все листы журналов, учитывающих конфиденциальные документы, нумеруются, прошиваются  и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов прописью, ставится подпись ответственного лица, которая скрепляется печатью.

     В журналах регистрации документов ограничительного пользования документу присваивается  учетный номер. Каждое приложение к основному документу имеет свой учетный номер. Каждому экземпляру документа присваивается номер, количество экземпляров соответствует количеству направленных копий документа в адрес лиц, указанных в списке рассылки. Экземпляр документа, хранящийся в службе безопасности фирмы, имеет номер 1.

     Конфиденциальные  входящие и внутренние документы  формируются в отдельные дела, дела хранятся в сейфе.

     Выдача  документа с грифом "Коммерческая тайна" производится на основании  служебной записки с разрешающей визой начальника структурного подразделения компании и начальника службы безопасности. Выдача и возврат документов отражаются в "Журнале учета выдачи документов ограниченного пользования". Работник, получивший документ с грифом "Коммерческая тайна", должен сверить учетный номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись. Выданные для работы документы подлежат возврату в тот же день. При возврате документа ответственный работник службы безопасности сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе "Отметка о возврате" свою подпись и дату возврата документа.

     Копирование документа с грифом "Коммерческая тайна" производится на основании наряда на размножение с разрешающей визой начальника структурного подразделения компании и начальника службы безопасности. Все копии документов берутся на учет в специальном журнале. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению с составлением акта. Множительная техника для копирования документов конфиденциального характера должна быть оборудована счетчиком снятых копий. По окончании рабочего дня специально выделенный сотрудник службы безопасности сверяет количество снятых копий по счетчику с данными журнала размноженных документов и актами на уничтожение бракованных копий, после чего расписывается в журнале с отметкой о соответствии количества размноженных документов учетным формам;