Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации

государственное бюджетное образовательное учреждение 

Среднего  профессионального образования

Калининградской области 

«Индустриально-педагогический колледж»

Специальность   034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведения»

 

 

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

 

Студента: Дубенского Романа Валерьевича

Курс  II  Группа 21 эк/док

Тема: «Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации (на примере Филиала №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ»).

Руководитель: Уварова Татьяна Ивановна

Работа  допущена к защите:

Заведующий  кафедрой:                                      (Белогуров Александр Ильич)

Зам. директора  по УМР:                                     (Атрощенко Ирина Юрьевна)

Дата представления:

Дата возврата:

Дата защиты:

Оценка:

Председатель ГАК:

 

 

г. Черняховск, 2012

 

Оглавление                                                                                         стр.

 

Введение                                                                                                 3

Глава I. Анализ специальной литературы по проблеме: «Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации»

1.1.Понятие и  сущность документа                                                      5

1.2. Конфиденциальные  документы                                                     17

1.3.  Учет и  хранение  конфиденциальных документов                      20

Выводы по I главе                                                                                   25

Глава II. Анализ  ведения и хранения конфиденциальных документов в Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ»

2.1. Характеристика  деятельности  организации                                 26

2.2.  Организация  работы с  конфиденциальными  документами и их хранение

в организации                                                                                           28

2.3. Предложения  по совершенствованию ведения  и хранения конфиденциальных  документов

 в Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ»;                                             35

Выводы по II главе                                                                                   38

Заключение                                                                                               39

Список использованной литературы                                                     43

Приложения                                                                                               46

 

 

Введение

Актуальность темы исследования. Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному.

Современный этап развития российского  общества характеризуется существенным возрастанием роли и актуальности проблем обеспечения безопасности во всех сферах жизнедеятельности.

Особенно показателен этот процесс  для сферы информационной безопасности, которое за последнее десятилетие  вышла из области компетенции  сугубо специальных служб и превратилась в мощный сегмент рыночной индустрии  современных информационно-телекоммуникационных технологий.

Защита информации в новых экономических  условиях представляет собой целенаправленную деятельность собственников информации по исключению или существенному ограничению утечки, искажения или уничтожения защищаемых ими сведений.

Защита информации должна предусматривать  ее сохранность от широкого круга  угроз, таких как, утечка информации, несанкционированные и непреднамеренные действия.

Объектом исследования -  конфиденциальные документы.

Предметом исследования - ведение и хранение конфиденциальных документов в Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ».

Цель исследования – проанализировать  организацию ведения и хранения конфиденциальных документов в Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ» и  разработать предложения по их  совершенствованию.

 

 

Для достижения поставленной цели, в  работе были поставлены следующие задачи:

• определить понятие и сущность документа;
• раскрыть  понятие конфиденциальные документы ;
• дать краткую характеристику Филиала №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ» как объекта управления;
• проанализировать организацию ведения и хранения конфиденциальных документов в Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ»
• разработать  предложения по совершенствованию введения и хранения конфиденциальных документов. в Филиале №2 ФГУ «14.09. ВМКГ БФ»

Теоретической базой исследования являются труды специалистов в области  делопроизводства, таких как: Т.В.Кугушевой, В.А. Кудряева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларина, М.Ю. Рогожина и других, а так же федеральные законы и нормативные акты РФ, периодические издания.

Структура работы состоит из введения, двух глав, выводов по главам, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Анализ специальной литературы по проблеме: «Ведение и хранение конфиденциальных документов в организации»

1.1.Понятие и сущность  документа

Документ - это материальный объект, созданный человеком и предназначенный для передачи информации во времени и пространстве. [7, с.45]

 Термин «документ» появился в России  в XVIII веке и означал «способ доказательства».

Сущность документа заключается  в несении информации о сведениях, лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы  их представления.

Документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Международный стандарт ISO 216 определяет бумажные форматы. Он был создан в 1975 году из немецкого стандарта DIN 476 и  отличается от него только большими допустимыми  погрешностями.

Существуют 3 вида форматов документа А, В и С.

А - основной формат

В,С - дополнительные форматы, предназначены для изделий из бумаги.

Формат А делится на классы, существует 13 классов.

Серия форматов A (Серия форматов бумаги ISO A). Стандарт основывается на метрической системе мер. Базовый лист бумаги А0 имеет площадь в 1 м² и соотношение сторон 1:1,4142. Все другие размеры получаются разрезанием вдоль короткой стороны на две равные части.

Серия форматов B(Серия форматов бумаги ISO B)

Листы формата B имеют такое же соотношение  сторон, как серия A. ISO B0 имеет ширину в 1 м

Серия форматов C (Серия форматов бумаги ISO С). Серия форматов C предназначена для конвертов для листов серии A. Отношение сторон такое же, как и в серии A.

Самые основные форматы:

А3-297х420

А4-297х210

А5-148х210

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих  размеров:

Левое - 20 мм;

Правое– 10 мм;

Верхнее - 20 мм;

Нижнее - 20мм.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа - ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Одна из управленческих функций, реализуемых  в деятельности предприятий - это  функция организации системы  и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия  выражается в разработке и утверждении  комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности  и ответственность руководства  предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в сфере государственной или  хозяйственной деятельности.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Место составления или издания документа;
• Гриф утверждения документа;
• Текст устава;
• Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию  работы предприятия в целом или  его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете  и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы  и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается  с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем  бланке организации и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Наименование вида документа;
• Дата;
• Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения  определяются, как правило, организацией - разработчиком.

Текст Положения включает следующие разделы:

• общие положения.
• основные задачи.
• функции.
• права.
• организация работы.