Виды информационных документов архива и их назначение

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ОТРАСЛЕВОЙ  ЦЕНТР ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ И ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ  ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ (ОЦПК)

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по программе «АРХИВОВЕДЕНИЕ» (раздел №7) по теме:

«Виды информационных документов архива и их назначение»

 

 

 

 

 

 

 

 

слушателя заочного годичного курса

Профессиональной  переподготовки

Рахматуллиной Лилии Фанильевны

 

 

 

Уфа-2013

 

Содержание:

 

 

1. Введение

2. Сущность и задачи нормирования труда в архивах

3. Нормы труда и их классификация

4. Методы нормирования труда

5. Рабочее время и методы его изучения

6. Обработка исходных данных для расчета норм

7. Организация работы по разработке и уточнению норм. Апробация и внедрение норм в архивах

8. Список используемых источников и литературы

 

 

1. Введение

 

Нормирование  – одно из важнейших направлений  научной организации труда. Главная  его цель – исключение непроизводительного  времени и создание базы для обоснованной подготовки программ и планов деятельности архивов и архивных служб, расчета необходимой численности основного персонала для проведения планируемых объемов работ.

Особую роль приобретает  нормирование при исполнении государственными архивами государственного задания, когда  большинство наиболее важных и сложных управленческих задач, стоящих перед архивными учреждениями, невозможно решить без научно обоснованных норм по труду.

Государственными  архивами разработаны нормы на основные виды работ с документами на разных носителях: бумажной основе, кинофотофоно- и видео документы, нормы на работы с применением персональных компьютеров, нормы для лабораторий обеспечения сохранности документов и т.д. Это вызвано в связи с расширением архивами новых видов работ и услуг, новыми технологическими процессами, внедрением новейшего оборудования, изменением условий труда специалистов, введением новых должностей и т.д.

 

 

2. Сущность и задачи нормирования труда в архивах

 

Нормирование  труда – это установление меры труда на основе изучения и проектирования рационального трудового процесса. Нормирование труда в архивах – одно из условий обоснованного использования рабочего времени, так как оно устанавливает научно обоснованные затраты труда на выполнение конкретной работы. Однако сущность нормирования состоит не только в установлении нормативной продолжительности трудового процесса, но и в детальном анализе этого процесса и определении степени прогрессивности используемых приемов и методов труда.

Существенно важно то, что  при нормировании труда устанавливаются необходимые затраты времени на работы и операции. Это означает, что нормы должны соответствовать наиболее эффективным вариантам технологии работ, организации труда и управления. Иными словами, нормы труда должны способствовать наилучшему использованию трудовых и материальных ресурсов структурных подразделений и архива в целом при осуществлении архивных работ и оказании услуг.

На основании норм труда  архивы имеют возможность установить долю участия каждого работника  в общем труде и определить меру вознаграждения за труд в соответствии с его количеством и качеством, определить необходимую штатную численность. Но такая задача может быть решена только с использованием прогрессивных норм, учитывающих возможности новой технологии и передовой опыт организации труда. Это, в свою очередь, побуждает работника более полно и рационально использовать рабочее время, сокращать затраты труда на выполнение определенной работы или операции.

Основными задачами нормирования труда в архивах являются:

- обеспечение  единого методического подхода к формированию нормативов по труду;

- обеспечение прогрессивности  норм на основе максимального  отражения в них передовых  методов организации труда, а также использования современных научно-методических разработок архивов для выполнения конкретных работ;

- расширение сферы нормирования, т.е. стремление к разработке  норм по всему комплексу работ,  осуществляемых архивом;

- систематическое обновление  норм, их уточнение.

 

3. Нормы труда и их классификация

 

Для измерения  работы, выполняемой работниками, применяются нормы труда, которые являются конкретным выражением его меры. Нормы труда имеют ряд разновидностей: времени, выработки, обслуживания, численности.

Норма времени – это  величина затрат рабочего времени, установленная  для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях.

Норма выработки – это  установленный объем работы, который  один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях.

Норма обслуживания – это  необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, пользователей), которые один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны обслуживать в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях. Разновидностью нормы обслуживания является норма управляемости, определяющая численность работников, которыми должен руководить один руководитель.

Норма численности – это  установленная численность работников определенного профессионально-квалификационного  состава, необходимая для выполнения определенных объемов работ или  управленческих функций.

В настоящее  время в архивах для выполнения основных видов работ по всем направлениям деятельности разрабатываются, главным образом, нормы времени и нормы выработки. Эти нормы взаимосвязаны, каждая из них может рассчитываться на основании другой путем простейших операций. Например, рассчитав норму времени на проведение работы «простановка архивных шифров на карточках» (1, 2 минуты – 1 карточка), можно делением величины избранного периода (например, рабочий день – 480 минут) на норму времени получить норму выработки (480 минут: 1, 2 минуты = 400 карточек), и наоборот, зная норму выработки 400 карточек, получить норму времени на обработку одной карточки (480 минут: 400 карточек = 1, 2 минуты).

По сложности  структуры нормы времени и  нормы выработки могут быть операционными  и комплексными.

Операционные  нормы устанавливаются на одну рабочую  операцию, обеспечивают высокую точность при расчетах трудоемкости выполнения работ или расчете штатной  численности. Эти нормы служат основой  для составления комплексных  норм.

Комплексные нормы  – это общие суммарные затраты труда всех исполнителей одинаковой или различной квалификации, необходимые для выполнения полного цикла работы и получения конечного результата при определенных организационно- технических условиях. Комплексные нормы необходимо разрабатывать только на работы, продолжительные по времени выполнения, состоящие из установленного методикой обязательного набора видов работ и операций, обеспечивающих достижение конечного результата.

По видам  нормы времени и нормы выработки  подразделяются на отраслевые, разрабатываемые вышестоящим архивным органом, и местные.

Отраслевые  нормы разрабатываются на однотипные виды работ, выполняемые в архивах  разного уровня с учетом усредненного технологического процесса, имеют, как  правило, рекомендательный характер. Эти нормы могут корректироваться архивами в зависимости от уровня его организационно-технических условий.

Местные нормы разрабатываются  конкретным архивом, как правило, на вновь появившиеся виды работ  или в связи с изменением условий  труда, а также технологии проведения работ (операций). Местные нормы могут быть более детализированными, учитывать опыт и уровень квалификации исполнителей, сложность работы, условия хранения документов и другие факторы, влияющие на количественные показатели норм. В архивах при выполнении библиотечных, компьютерных работ, а также работ инженерно-технического и обслуживающего характера, возможно использование межотраслевых норм.

 

4. Методы  нормирования труда

 

Одним из главных  моментов нормирования труда является выбор метода установления норм, т.е. выбор способов и приемов исследования трудовых процессов. В архивах могут применяться такие методы нормирования труда, как аналитически - исследовательский, опытно – статистический и метод экспертных оценок.

Наибольшее распространение в архивных учреждениях получил аналитически–исследовательский метод нормирования труда. Этот метод основан на изучении и критическом анализе существующих последовательности и приемов выполнения нормируемых работ. Суть метода в том, что норма труда устанавливается на основе анализа фактического сочетания элементов трудового процесса и определения рациональных приемов проведения каждого из них. Этим методом могут быть установлены затраты труда в любом подразделении с учетом всех специфических особенностей выполняемой работы. При аналитически – исследовательском методе нормирование проводится непосредственно на рабочем месте путем фотографии, самофотографии, хронометражных наблюдений рабочего времени. При этом нормируются отдельные операции или работа в целом.

Опытно-статистический метод  нормирования труда основан на использовании  статистических данных, когда норма  устанавливается на основе данных статистического  учета выработки исполнителей по отдельным видам работ за определенный период времени.

Метод экспертных оценок применяется в архивах в основном для определения необходимых затрат времени на выполнение внепланового дополнительного задания, в случаях отсутствия данных о трудоемкости работ и факторах, влияющих на нее. Это время определяют эксперты – высококвалифицированные специалисты, руководители подразделений, работники, имеющие значительный опыт работы. Экспертов должно быть не менее двух.

Задача экспертов –  сформулировать и обосновать свое мнение о необходимых затратах рабочего времени на выполнение той или иной работы. Результат их работы позволяет изменить величину предлагаемой нормы времени, корректировать содержание работы и т.д. Оценки экспертов заносятся в карту. Полученные на основании работы экспертов исходные данные могут быть рекомендованы для определения нормативного времени на выполнение конкретной работы.

 

5. Рабочее  время и методы его изучения

 

Рабочее время - это законодательно установленная  продолжительность рабочего дня, в  течение которого исполнитель должен выполнять работу, определенную его должностной инструкцией. В рабочее время входит время работы исполнителя и время перерывов в работе.

Время работы исполнителя  − это время, в течение которого он производит действия, связанные  с выполнением порученного ему  задания. Время работы, в свою очередь, можно разделить на время по выполнению конкретного задания и время, не предусмотренное данным заданием (дополнительное задание).

Время работы по выполнению конкретного задания делится  на оперативное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места.

Оперативное время (Топ) −  время, затраченное исполнителем в  течение рабочего дня на выполнение конкретного задания, определяемого  должностной инструкцией.

Подготовительно-заключительное время (Тпз) − время, затраченное  на подготовку к выполнению задания и на его окончание.

Время обслуживания рабочего места (Тобс) − время, затраченное  на организацию рабочего места и  уход за ним.

Время работы, не предусмотренное  конкретным заданием (Тнк) − это  время для выполнения обязанностей, не входящих в круг основных обязанностей исполнителя, но выполняемых им по специальному распоряжению руководителя работы.

Перерывы в работе (Тп) – это перерывы в оперативном  времени по каким-либо причинам.

Время перерывов делится  на время регламентированных и время нерегламентированных перерывов. В состав регламентированных перерывов, кроме времени на обеденный перерыв, входит время на отдых и личные надобности (Тотд), а также время перерывов, установленных технологией проведения работы и её организацией. Например, продолжительность непрерывной работы на ПЭВМ не должна составлять более 2 часов. После каждого часа работы обязателен перерыв не менее 10 минут. Регламентированный обеденный перерыв при нормировании в рабочее время не включается.

Время нерегламентированных перерывов (Тнп) − время перерывов в работе, вызванных нарушением трудовой дисциплины или другими отклонениями от трудового процесса.

Изучение затрат рабочего времени производится главным  образом методом фотографии, самофотографии рабочего времени и реже - с помощью хронометражных наблюдений. Это объясняется тем, что хронометраж предусматривает разделение операций на отдельные элементы, приемы. В архивах такое деление практикуется в отдельных случаях, например, при проведении картонирования большого массива документов.

Фотография  рабочего времени − это изучение рабочего времени исполнителя в  течение рабочего дня или его  части путем измерения всех видов  затрат времени (на работы, перерывы), их содержания, последовательности, продолжительности.