Значение и роль документирования управленческой деятельности. Основные виды управленческой документации

 

 

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОСРЕЧФЛОТ

МОСКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТА

 

 

Кафедра «Менеджмент на водном транспорте»

 

 

Контрольная работа

 

 

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

 

На тему: Значение и роль документирования управленческой деятельности. Основные виды управленческой документации.

 

 

 

Выполнил студентка Складнова Олеся Юрьевна

первого курса, группа МО-1

Проверил преподаватель Куликова Галина Михайловна.

 

 

 

Москва 2013г

Содержание

 

Введение……………………………………….……………………………...….. 3

Глава 1

1.1 Понятие о документе. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … . . . 5

1.2 Носители и источники  информации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .... . . . .  7

1.3 Административное и  специальное делопроизводство. . . . . . . . . …. . . . . .  8                               

1.4 Системы документации. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . ..… . . . .  9

1.5 Документирование и документооборот……………………….……...…... 10

Глава 2

Порядок составления и использование устава, приказа, акта, договора........ 13

Правила оформления основных реквизитов этих документов. . . . . . . .. ... . . 19

Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. … . . . 24

Список источников и литературы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . .... . . . 25

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Организация и управление характеризуется разнообразим и повторимостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их решению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.      Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.      

Целью данной контрольной работы является раскрытие понятие о документе, носителях и источниках информации, системах документации, документировании, документообороте, а также рассмотреть порядок составления организационно-распорядительной документации и оформления реквизитов. Для достижения данной  цели следует решить ряд следующих задач:

• Выявить сущность понятия документ, информации и документооборот;
• Изучить основные носители информации и системы документации;
• Выяснить порядок составления основных документов  и основные реквизиты этих документов.

Объектом данного исследования является документы и порядок их составления. Предметом исследования – основные понятия документа и его составляющих. Цель и задачи данной контрольной работы определили выбор в качестве основного метода исследования – метод описания. При работе с полученным материалом использовались такие методы исследования как анализ источников, методы сравнения, обобщения, группировки научной информации, а также разбор основных формул использующихся при работе с экономическим ростом и его характеристиками. В ходе проделанной работы мы сделали основные выводы и привели соответствующие  поставленной задаче формулы и определения.

Для написания данной контрольной работы использовалась учебно-методические пособия по заданной теме; использовались также источники, отражающие взгляды некоторых руководителей и исследователей данного вопроса. Полный список использованной литературы представлен в конце работы. Работа состоит из, содержания, введения, основной части, включающей в себя 2 главы, заключения, с соответствующими выводами, списка использованной литературы и приложения.      

 

 

 

Глава 1

1. Понятие о документе.

 

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства". Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени. Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.        Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.  Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией. Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. 
          Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными; по месту составления: внутренние и внешние; по содержанию: простые; по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д. Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.       

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа, выдавать ему соответствующий дубликат, имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

2. Носители и источники информации.

 

Носитель информации — любой материальный объект или среда способный достаточно длительное время сохранять  в своей структуре занесённую в/на него информацию. Это может быть, например, камень, дерево, бумага, металл, пластмассы, кремний, лента с намагниченным слоем, пластик со специальными свойствами, ЭМИ и т. д. Носителем информации может быть любой объект, с которого возможно  чтение имеющейся на нём информации. Носители информации в науке, технике, общественной жизни (СМИ), быту применяются для:

• записи
• хранения
• чтения
• передачи (распространения)
• создания произведений компьютерного искусства

Зачастую сам носитель информации помещается в защитную оболочку, повышающую его сохранность и, соответственно, надёжность сохранения информации. К основным материалам относятся:

• бумага (перфолента, перфокарта, листы);
• пластик (штрих-код, оптические диски);
• магнитные материалы (магнитные ленты и диски);
• полупроводники (различные типы ПП-памяти);

Также ранее имели распространение: обожжённая глина, камень, кость, древесина, пергамент, берёста, папирус, воск, ткань и др.[3]   Для внесения изменений в структуру материала носителя используются различные виды воздействия: механическое; термическое (выжигание); электрическое (электрические сигналы); химическое (краска и тп.) и др.

 

1.3. Административное  и специальное делопроизводство.

 

В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство. К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений. Документация, применяемая при оформлении распорядительно - исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы:           - организационные (положения, уставы, инструкции, правила);

          - распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения);             

- справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные  записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, перечни). К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления.

 

 

1.4. Системы документации.

 

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных.        Баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД) - совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению, В основе создания УСД лежит метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действует восемь УСД:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетным учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами н ведомствами, которым поручена эта работа.      Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.