Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды

Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом  положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

1) справка;

2) докладная  записка;

3) объяснительная  записка;

4) протокол;

5) акт;

6) письма;

7) телеграмма, телефонограмма.

Одним из видов информационно-справочных документов является акт.

Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц  для подтверждения установленных  фактов, событий.

Акт может содержать  выводы, рекомендации, предложения  его составителей.

Акты подлежат утверждению, если имеют  контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит  из двух частей:  вводной;  констатирующей.

В вводной части  текста акта указывается основание  для составления акта, перечисляются  лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая  часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней  фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Акт подписывается  всеми лицами, принимавшими участие  в его составлении.

С актами ревизии  и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.

Акты составляются на общем бланке.

Формуляр акта состоит из реквизитов:

1) наименование министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование  структурного подразделения;

4) наименование  вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) заголовок;

8) текст;

9) приложения;

10) подписи (членов  комиссии);

11) гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

Следующий вид  информационно-справочного документа - протокол.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.

Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть  текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова  “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря  и присутствовавших. Пишется от второго  положения табулятора.

Основная часть  протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть  текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может  фиксировать решение об утверждении  какого-либо документа. Протокол подписывают  председатель и секретарь. Последний  редактирует текст, знакомит каждого  выступавшего с записью его выступления  и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Формуляр протокола  состоит из реквизитов:

1) наименование  организации или ведомства (если  есть);

2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ-  крупно;

3) наименование  структурного подразделения(если  есть);

4) наименование  вида документа - ПРОТОКОЛ;

5) дата заседания,  номер (в течение календарного  года);

6) место составления  (город);

7) заглавие (вид  коллегиальной работы и наименование  коллегиального органа);

8) текст вводной  и основной части;

9) подписи;

10) гриф утверждения,  согласования (если нужно). (См. приложения 11, 12).

Следующий вид  информационно-справочного документа - докладная записка.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую  организацию и содержащий изложение  какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают:

информационные;

отчетные (по результатам  командировки и т.д.).

В зависимости  от адресата докладные записки бывают: внутренние;  внешние.

Внутренние докладные  записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные  записки оформляются на общем  бланке формата А4, подписываются  руководителем организации.

Датой записки  является дата её подписания.

Докладные записки  составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Информационные  докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству  постоянно.

Текст докладной  записки делится на две части:

1) изложение  фактов, послуживших причиной её составления;

2) выводы, предложения  организации или должностного  лица.

Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование  структурного подразделения(если  есть);

2) наименование  вида документа - докладная записка;

3) дата, номер;

4) адресат;

5) заголовок;

6) текст;

7) приложения;

8) подпись. (См. приложение 13).

Формуляр внешней  докладной записки состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование  структурного подразделения (если есть);

4) наименование  вида документа - докладная записка;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) приложения;

11) подпись.

Следующий вид  информационно-справочного документа - объяснительная записка.

Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, программы, отчета) или  объясняющий причины нарушения  трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные  записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает их руководитель.

Объяснительные  записки, объясняющие причины нарушения  трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование  структурного подразделения (если  есть);

4) наименование вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись. (См. приложение 14).

Следующий вид  информационно-справочного документа - справка.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или  события.

Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.

Текст справки  состоит из двух частей:

в первой излагаются факты, послужившие поводом для  её написания;

во второй - приводятся конкретные данные.

Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.

В справке фиксируют  сведения определенного периода  времени.

Датой справки  является дата её подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.

При составлении  справок, удостоверяющих юридические  факты, используются унифицированные  трафаретные бланки формата А5.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.

Формуляр справки  состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование  структурного подразделения (если  есть);

4) наименование  вида документа;

5) дата, номер;

6) место издания;

7) адресат;

8) заголовок;

9) текст;

10) подпись;

11) печать.

Текст справки  начинается с указания фамилии, имени  и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения. (См. приложения 15, 16).

Следующий вид  информационно-справочного документа - доклад.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании  и т.п. информации, касающейся проделанной  или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление (показ  целей и назначения доклада);

основная часть - изложение основных фактов;

выводы (в виде положений);

рекомендации.

Текст доклада  должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Следующий вид  информационно-справочного документа - телеграмма.

Телеграмма - официальное  сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части  телеграммы указываются:

отметка о категории  телеграммы;

адресат;

текст;

фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.

Во второй части  телеграммы - под чертой - указываются:

адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;

наименование  должности;

подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

печать;

дата. (См. приложение 17).

Следующий вид  информационно-справочного документа - телефонограмма.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.

Этот вид информационно-справочного  документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений  в пределах телефонной связи.

При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих  установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст - не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

записывать в  специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.

Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) название организации-отправителя;

3) наименование  вида документа;

4) дата, номер;

5) место составления;

6) адресат;

7) заголовок;

8) текст;

9) подпись;

10) должность,  фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;

11) должность,  фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема. (См. приложение 17).

Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.

Виды служебных  писем:

1) письмо - просьба;

2) письмо - предложение;

3) письмо - претензия;

4) письмо - запрос;

5) письмо - извещение;

6) информационное  письмо;

7) письмо - отказ;

8) письмо - напоминание;

9) сопроводительное  письмо и т.д.

Формуляр письма состоит из реквизитов:

1) наименование  министерства или ведомства;

2) название организации;

3) наименование  структурного подразделения (если  есть);

4) адрес организации  (почтовый, телеграфный);

5) номер телефона, факса, телетайпа;

6) номер счета  в банке;

7) дата, номер;

8) ссылка на  индекс и дату входящего документа;

9) адресат;

10) заголовок;

11) текст;

12) приложения;

13) подпись;

14) печать;

15) фамилия и  телефон исполнителя;

16) гриф ограничения  доступа.

Требования к  тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.

Текст письма состоит  из двух частей: вводной и основной.

В вводной части  излагаются факты, послужившие поводом для его написания.

В основной части  излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

А теперь рассмотрим отдельные виды писем.

Сопроводительное  письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых  к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.