Комплексы документов

ВВЕДЕНИЕ

Документы в человеческом обществе появились и развивались  в качестве средства сохранения информации,  и в процессе его эволюции возникали  новые группы и виды документов.

Роль документов в  жизни всего общества очень велика и многообразна:

• документы используются для учета материальных ценностей;
• в документах отражено государственное управление, в виде распоряжений органов государственной власти;
• документы сопровождают процесс приватизации государственного имущества, производство товаров, разного рода сделки, передачу права собственности и другие отношения юридических и физических лиц;
• ряд документов имеет и каждый гражданин, начиная со своего рождения – свидетельство о рождении, за тем в процесс своей жизни – паспорт, трудовая книжка, свидетельство о браке, документы,  отражающие образование и т.д.

Документированная информация составляют основу управления в любой сфере человеческого  общества, а качество документов определяет качество управления, поэтому, профессионально  организованная работа с документами влияет на качество работы управленческих работников, нормативно-методические обеспечение создаёт условия для эффективного процесса управления, что в свою очередь, обеспечивает успешную  деятельность в целом.

  В наши дни, большинство документов изготавливается с помощью применения самых различных технических средств,  при этом материальной основой текстовых документов, служит бумага, а сама запись информации контролируется человеком.

С развитием науки  и техники, появлением и применением  электронно-вычислительных машин, сформировался еще один вид документом -  электронные цифровые документы, особенностью которых является их способность на небольшом носителе концентрировать и  хранить большие объемы информации.

Для того, чтобы документы  имели юридическое значение, при их создании необходимо выполнять установленные требования соответствующих стандартов и протоколов.

Создание, оформление и  использование документов складывается из их содержания, формы и выбора носителя:

• по содержанию - документы составляются с соблюдением установленных требований семантики и юридической техники;
• по форме - с соблюдением нормативно-правовыми актами правил;
• по структуре и форме – составление документов, размещение необходимых реквизитов и их использование.

Актуальность  темы объясняется значением роли документов в любой сфере деятельности. Документов разного типа существует огромное количество, описать и перечислить которые просто невозможно, при этом, если учесть, что постоянно растут объемы информации, то, соответственно, растет и количество ее  носителей - документов.

Быстро развивающиеся  и внедряемые  информационные технологии,  использование компьютерной техники и средств связи, диктуют и новые методы и решения работы с информацией, с учетом технологических и социальных факторов. Эти методы находятся в прямой зависимости  от правовой организации и управления деятельностью в той области, где происходит документирование информации, то есть создается, оформляется надлежащим образом  документ. 

Понятие «документные ресурсы», их общая характеристика

Совокупность  документов в обществе представляет собой его документный ресурс. Толковый словарь русского языка  определяет понятие «ресурсы» как  «запасы, источники чего-нибудь»¹. Поскольку документ – это прежде всего информация, поскольку документные ресурсы являются информационными ресурсами. Однако между двумя этими понятиями существуют различия.

Понятие «информационные  ресурсы» в разных научных и прикладных дисциплинах толкуется неодинаково. В широком смысле в это понятие  включают (помимо документов) также:

• персонал, обладающий знаниями и квалификацией;
• организационные структуры–научные, производственные, управленческие и другие, располагающие кадровым, производственно-техническим, финансовым и иным потенциалом;
• материальные объекты, созданные в процессе производства, технологии, программные продукты, т.е. овеществленные результаты научной и производственной деятельности людей;
• научный инструментарий (автоматизированные системы научных исследований, автоматизированные рабочие места научных работников и проектировщиков, экспертные системы и т.д.)

В рамках такого широкого толкования информационных ресурсов собственно документные ресурсы  рассматриваются лишь как одна из их составных частей. К примеру, в Межгосударственном стандарте ГОСТ 7.0-99. «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения» записано, что «документные ресурсы - вид информационных ресурсов, представляющих совокупность отдельных документов, массивов документов в информационных системах».

С другой стороны, специалисты в области социальной информатики сужают понятие информационных ресурсов, относя к ним лишь «ту  часть имеющихся в обществе знаний, которая уже отчуждена от своих  создателей и материализована в  виде документов, компьютерных баз данных и знаний, алгоритмов и программ автоматизированных устройств, а также произведений науки, литературы и искусства». Сюда не включаются общественные знания, ещё не отделившиеся от их живых носителей (членов общества) и характеризующиеся уровнем образования, воспитания и профессиональной квалификации людей.²

Такое более  узкое понимание информационных ресурсов, позволяющее фактически ставить  знак равенства между документными и информационными ресурсами, юридически закреплено в Законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации» (1995 г.). Согласно этому закону, обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации, т.е. фиксация её на материальном носителе. К информационным ресурсам закон относит «отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, другие информационных системах)».

Массивы документированной  информации, упорядоченные определённым образом, представляют собой комплексы документов.

Документные ресурсы  играют важнейшую роль в жизни  человеческого общества наряду с  природными, энергетическими, трудовыми, финансовыми ресурсами.

Информационные, в том числе документные, ресурсы  обладают уникальными свойствами, отличающими их от всех других видов ресурсов.

Во-первых, они  в своей совокупности практически  неисчерпаемы, так как информация не расходуется наподобие материальных невозобновляемых ресурсов (нефть, руда и т.п.), а используется без ущерба для её объёма. Более того, в процессе развития человеческого общества происходит непрерывное производство всё новой информации и, как следствие, постоянное увлечение информационных ресурсов. О величине информационных ресурсов РФ дают представление следующие цифры. В России в оперативной и ретроспективной среде в настоящее время находится около 100 млрд. различных документов. В расчёте на одного жителя документные ресурсы нашей страны составляют несколько сот миллионов знаков, или несколько сотен книг средней величины, а вся циркулирующая в хозяйстве информация эквивалентна приблизительно 25 млн. книг по 500 страниц каждая.

Во-вторых, информационные ресурсы используются во всех без  исключения сферах человеческой деятельности, тогда как материальные -преимущественно лишь в той или иной отдельной конкретной сфере (уголь- в топливно-энергетической, цемент -в строительной, мясо и рыба -в пищевой и т.д.).

В-третьих, тенденция  развития информационных ресурсов заключается  в постепенном превращении их в общечеловеческое достояние.

Документные ресурсы  чрезвычайно разнообразны. Это и  управленческая, и бухгалтерская, и  техническая, и политическая и многие другие виды документации - служебные  и личные документы, книги, газеты, журналы, рисунки и картины, фотографии и кинофильмы, географические карты и чертежи, конспекты лекций, деньги и ценные бумаги, ресурсы сети Интернет и т.д.

Как элементы состава  имущества и объект права собственности, документные (информационные) ресурсы  могут быть государственными, межгосударственными, негосударственными и смешанной формы собственности. В свою очередь, государственные информационные ресурсы Российской Федерации формируются в соответствии со сферами ведения как:

• федеральные информационные ресурсы;
• информационные ресурсы, находящиеся в совместном ведении Российской Федерации и субъектов Российской Федерации;
• информационные ресурсы субъектов Российской Федерации.

Следует подчеркнуть, что государству принадлежат  крупнейшие и унитарные ресурсы  документированной информации, охватывающие все сферы жизни общества. Их формирование в значительной степени осуществляется за счет обязательного предоставления информации организациями и гражданами.

Негосударственные информационные ресурсы могут находиться в собственности юридических  лиц (органов местного самоуправления; организаций, учреждений, предприятий; общественных объединений), а также в собственности физических лиц³.

Кроме того, в  состав национальных информационных ресурсов входят и ресурсы неформальных, незарегистрированных в установленном порядке, незаконных, нелегальных, преступных объединений, групп и т.п. При определённых обстоятельствах такого рода ресурсы могут быть включены в состав государственных ресурсов (к примеру, информационные ресурсы партий большевиков, эсеров, действовавших до революции 1917 г. незаконно, в условиях подполья; ресурсы «самиздата» в СССР; документы бандформирований, других преступных группировок и т.п.)

Информационные  ресурсы могут быть товаром и  в этой связи выступать как  коммерческие либо некоммерческие.

По доступности информации ресурсы могут быть открытые и ограниченного доступа. Последние, в свою очередь, делятся на секретные и конфиденциальные.

По масштабам  функционирования информационные (документные) ресурсы можно разделить на:

• персональные–создаваемые и накапливаемые отдельными людьми;
• локальные – принадлежащие какой-либо малой группе – семье, небольшой фирме, учреждению, организации;
• региональные (межрегиональные)–образующиеся в границах какой-либо территории;
• национальные – совокупность всех информационных ресурсов данной страны;
• глобальные – мировые информационные ресурсы⁴.

Документные ресурсы  любой страны представляют собой  сложный конгломерат, состоящий  из миллионов документных массивов – комплексов документов, отдельных  корпоративных систем документации. Их структурирование имеет разные уровни.

В ряде случаев  отдельные категории специализированных учреждений и организаций, аккумулирующих значительные комплексы документированной информации, объединяются. В основе таких объединений лежат общие нормативные документы, единое методическое руководство, налаженная система информационных потоков. В Российской Федерации в настоящее время функционируют четыре основные государственные информационные (документные) системы, имеющие универсальный характер:

• Архивный фонд РФ,
• библиотечная сеть РФ,
• государственная система статистики и
• государственная система научно-технической информации (включая относительно самостоятельные системы патентной информации и информации о государственных и отраслевых стандартах)⁵.

Кроме того, складывается система правовой информации, призванная объединить ведомственные и региональные системы информирования о нормативно-правовых актах.

Вместе с  тем следует иметь в виду, что  перечисленные системы, как, впрочем, и любые другие корпоративные  системы документации, жестко не разделены и в ряде случаев пресекаются. Так, часть Архивного фонда РФ хранится в библиотеках и музеях, другая часть – в организациях, входящих в систему научно-технической информации, и еще одна значительная часть – на депозитарном хранении в организациях-источниках. В систему научно-технической информации (НТИ) включены, кроме непосредственно органов НТИ, также и научно-технические библиотеки, которые одновременно входят в библиотечную сеть. Картографические фонды в ряде случаев являются самостоятельными, в других случаях отнесены к библиотечным, архивным фондам или фондам НТИ и т.д.