Контрольная работа по "Делопроизводству"

1. Раскройте порядок оформления реквизитов документов.

При подготовке и оформлении документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых  установлен СТБ 6.38-2004.

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь».

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба  Республики Беларусь на бланках располагается  в центре верхнего поля. Диаметр  изображения – не более 17 мм.

Реквизит «Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)».

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном  законом порядке, по усмотрению организации  помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема  или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»).

Реквизит «Код организации».

Код организации проставляется  на верхнем поле справа на первом листе  документа.

Органы государственной  власти и управления проставляют  код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (далее – ОКОГУ). Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (далее – ОКЮЛП).

Реквизит «Код документа».

Код документа проставляется на верхнем поле справа под кодом организации.

При составлении конкретных документов код проставляется только на тех из них, унифицированные формы  которых включены в Общегосударственный  классификатор Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

Реквизит «Наименование  вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей  организации указывается ее полное официальное наименование.

Реквизит «Наименование  организации».

Наименование организации  обозначает автора документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.

Наименование организации  указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное  наименование организации может  указываться в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном  листе бумаги. Наименования организаций  располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Реквизит «Наименование  структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе  в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

Реквизит «Почтовый  адрес отправителя».

Почтовый адрес отправителя  оформляется в соответствии с  действующими правилами оказания услуг  почтовой связи. 

Реквизит «Коммуникационные  и коммерческие данные».

Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещаются ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисом или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.

Коммерческие данные включают номер  расчетного счета, наименование банка  и так далее и располагаются  ниже коммуникационных данных.

Реквизит «Название  вида документа».

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

При использовании общих бланков  с продольным расположением реквизитов на двух языках название документа  печатается на двух языках.

Реквизит «Дата документа».

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), – дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) – дата утверждения.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией.

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового  способа.

Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов  проставляются через косую черту  в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа  располагается на бланке для писем  и включает в себя регистрационный  индекс и дату документа, на который  дается ответ.

Реквизит «Место составления  или издания».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

Реквизит «Гриф ограничения  доступа».

Гриф ограничения доступа  располагается в правом верхнем  углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения».

Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные  лица.

При адресовании документа  организации ее наименование указывается  в именительном падеже. 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.  

При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.  

При адресовании документа  руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в  состав наименования должности адресата.  

При направлении документа  в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже. 

При направлении документа  руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном  падеже.

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа  частному лицу вначале указываются  фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес. 

Реквизит «Адресат»  не должен содержать более четырех  адресов. Слово «копия» перед  вторым и последующими адресатами не проставляется.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе  указывается автор инициативного  письма независимо от значимости остальных адресатов.

При направлении документа  в вышестоящие организации не допускается одновременное его  адресование другим адресатам, кроме  случаев, когда это определено поручением вышестоящей организации.

Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним  из способов удостоверения документа  после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает  юридическую силу только с момента  его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа  должностным лицом гриф утверждения  состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

При утверждении документа  руководителем вышестоящей организации  или документа, составленного не на бланке, в наименование должности  лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации. 

Дата (день месяца) утверждения  в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется  должностным лицом, утвердившим  документ. Месяц и год допускается  печатать с помощью технических  средств.

Гриф утверждения проставляется  в правом верхнем углу документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и  «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами  без кавычек и пробелов.

Использование бланков  документов с продольным расположением  реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством  Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

Реквизит «Резолюция».

Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.

Реквизит «Резолюция»  включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия  ответственного исполнителя, который  организует работу соисполнителей.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.

Резолюция располагается  в правом верхнем углу первого  листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной  по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа. 

Реквизит «Заголовок к тексту».

Документы, оформленные  на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах  Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения. 

Реквизит «Отметка о  контроле».

Отметка о контроле располагается  на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Реквизит «Отметка о  наличии приложения».

Отметка о наличии  приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с  прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Если документ имеет  приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров. 

Если документ имеет  приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. 

Если к документу  прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.  

Реквизит «Подпись».

Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу (исходя из его компетенции) полностью  оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.

Реквизит «Подпись»  располагается после текста и  отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности  лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности  включается, как правило, видовое наименование организации.