Контрольная работа по дисциплине «Деловая документация»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

 

ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ

«КОЛЛЕДЖ БИЗНЕСА И ПРАВА»

БРЕСТСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

Домашняя контрольная работа

по дисциплине

 «Деловая документация»

Вариант 4

 

 

Выполнила:      учащаяся группы П-201         3 курса

Борисюк А.И.

Проверил:       ___________________ 

 

 

 

 

Брест 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

Задание 1. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):……………………………………………………………….3

Министерство  статистики и анализа 

Республики Беларуси

 

Экономический отдел

 

пр. Партизанский, 12

220033, г. Минск

 

Задание 2. Изложите понятие «бланк документа». Опишите требования, предъявляемые к оформлению бланков документов……………………….…………...4

Задание 3. Составьте письмо в адрес фирмы «Шанс» с просьбой о поставке копировальных аппаратов моделей «Xerox 1065», «Xerox 7324», «Xerox 5332». В предложении должно быть указано максимальное количество предлагаемых моделей…………..…………………………………………………………………….….10

Задание 4. Составьте проект приказа по электромеханическому заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц, которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно………………………………………........12

Список использованной литературы………….………………………………...............14

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1

Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его  расположение и функцию):

Министерство  статистики и анализа 

Республики Беларусь

 

Экономический отдел

 

пр. Партизанский, 12

220033, г. Минск

 

Предложенный реквизит является «Адресатом» - 16

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным и частным лицам. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

При адресовании документа  руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Адресование документа частному лицу осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи: вначале указывают фамилию  и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа  более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе  указывают только один адресат.

Если документ направляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно в именительном падеже.

Если документ направляют руководителям нескольких однородных организаций, адресат оформляют в дательном падеже.

При печатании документов на пишущей машинке используют восемь стандартных положений табулятора или отступы в миллиметрах  от границы левого поля при оформлении на компьютере:

0- граница левого поля;

1- после 5 печатных знаков от границы левого поля или 12,5 мм;

2- после 16 печатных знаков от границы левого поля или 40 мм;

3- после 24 печатных знаков от границы левого поля или 60 мм;

4- после 32 печатных  знаков от границы левого поля  или 80 мм;

5- после 40 печатных знаков от границы левого поля или 100 мм;

6- после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм;

7- после 56 печатных знаков от границы левого поля или 140 мм.

От четвертого положения  печатают реквизит «Адресат».

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 2

Изложите понятие «бланк документа». Опишите требования, предъявляемые  к оформлению бланков документов.

 Бланк официального  документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Использование бланков снижает  затраты на изготовление документов, уменьшает количество возможных  ошибок при их составлении и оформлении, позволяет унифицировать формы  документов, облегчает их восприятие, улучшает внешний вид. Правильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

Бланки документов изготавливаются  на бумаге форматов А4 (210 ж 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Использование бланков  на бумаге формата А5 рекомендуется  при подготовке небольших по объему документов (например, сопроводительных писем).

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее  и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных  отметок

на бланке (в виде уголков  и линий) не обязательно.

Стандартом установлены  следующие виды бланков ОРД:

- бланк для письма;

- общий бланк для других  видов ОРД.

Бланк для письма используется для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных и сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются  распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки  и др.).

Все бланки разрабатываются  на основе углового или продольного  варианта расположения реквизитов. При  угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом  углу. При этом длина строки надписи  на бланке не должна превышать 73 мм. При  продольном варианте реквизиты располагаются  посередине листа в верхней его  части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением  установленных размеров полей. Наиболее рационально использовать угловое  расположение реквизитов на бланке, что  экономит рабочую площадь документа  для оформления таких реквизитов, как «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа», «Резолюция». Бланки с продольным расположением  реквизитов заголовочной части рекомендуется  применять, если реквизиты оформляются  на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все  реквизиты бланка.

Согласно Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2004 бланки для письма во всех организациях Республики Беларусь оформляются на русском и белорусском  языках с использованием продольного  варианта расположения реквизитов бланка. Общие бланки допускается изготавливать как на одном, так и на двух государственных языках. Обязательность использования двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба Республики Беларусь (гербовые бланки оформляются только на двух языках).

Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть продольным. Общие бланки негосударственных структур, на которых  отсутствует изображение Государственного герба, могут

оформляться с использованием как продольного, так и углового варианта расположения реквизитов.

И при продольном, и при  угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает  располагать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

При центрованном способе  начало и конец каждой строки бланковых  надписей равно удалены от границ полей.

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы рабочей площади  листа. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве «древка», а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и  название способа расположения реквизитов - «флаговый»).

При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при оформлении документа не на бланке целесообразнее размещать реквизиты флаговым способом.

На бланк для письма наносятся следующие реквизиты:

- Государственный герб  Республики Беларусь;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации: по  Общегосударственному классификатору  Республики Беларусь 004-2001 «Органы  государственной власти и управления»  (ОКОГУ) для министерств и других  органов управления, по Общегосударственному  классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные  предприниматели» (ОКЮЛП) для других  организаций;

- код письма как вида  документа по Общегосударственному  классификатору Республики Беларусь  «Унифицированные документы» (ОКУД);

- наименование вышестоящей  организации;

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие  данные,

 а также ограничительные  отметки и линии для реквизитов  «Дата», «Регистрационный индекс»,  «Ссылка на индекс и дату  входящего документа», «Отметка  о контроле».

На бланк для письма могут наносить ограничительные  отметки для размещения реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту».

На общий бланк наносятся:

- Государственный герб  Республики Беларусь;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации по  ОКОГУ для министерств и других  органов управления или по  ОКЮЛП для других организаций;

- наименование вышестоящей  организации;

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- место составления или  издания,

а также ограничительные  отметки и линии для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», «Отметка о контроле».

На общий бланк могут  наноситься также ограничительные  отметки для размещения реквизитов «Код документа по ОКУД», «Заголовок к тексту», «Адресат» или «Гриф  утверждения».

 

Правила оформления реквизитов бланков.

Государственный герб Республики Беларусь. Реквизит помещают в центре верхнего поля бланка. Согласно СТБ 6.38-2004 изображение Государственного герба должно быть не более 17 мм в диаметре.

Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания). Согласно Закону Республики Беларусь «О товарных знаках и знаках обслуживания» от 5 февраля 1993 г. (с изменениями и дополнениями) товарный знак (знак обслуживания) - это изображение графического символа организации, учреждения или предприятия, зарегистрированное в установленном порядке. Эмблема - это зарегистрированное в установленном порядке изображение графического символа общественного объединения или политической партии. Государственные и негосударственные организации регистрируют товарные знаки (знаки обслуживания) в государственном учреждении «Национальный центр интеллектуальной собственности» Государственного комитета по науке и технологиям Республики Беларусь, а также в иных государственных учреждениях, наделенных соответствующими полномочиями. Эмблемы общественных объединений, политических партий регистрируются в Государственном геральдическом регистре Республики Беларусь, ведение которого осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

В организациях государственной  формы собственности, которые обязаны  помещать на бланки изображение Государственного герба, товарный знак (знак обслуживания) располагается на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование  организации». В негосударственных  организациях и общественных объединениях

этот реквизит располагается  на верхнем поле документа, там, где  на бланках государственных организаций  помещается изображение Государственного герба.

На бланке указываются  полные наименования вышестоящей организации, организации, структурного подразделения (при необходимости), официально закрепленные в соответствующих правовых актах (уставе организации или положении  о ней), и сокращенное наименование организации. Сокращенное официальное  наименование организации заключается  в скобки. Например:

Государственное учреждение «Национальный исторический архив Беларуси» -  полное наименование; (НИА Беларуси) - сокращенное наименование.

Реквизит «Название  вида документа» указывается только в специальных бланках для конкретных видов документов. В бланках для письма этот реквизит отсутствует вовсе, а при изготовлении общего бланка для него оставляется свободное место, которое заполняется при подготовке документа. В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. Если бланк оформлен на двух языках, то название вида документа дублируется на каждом из государственных языков (например, ЗАГАД - ПРИКАЗ).