Организация и проведение приемов и презентаций

НОУ ДПО

Центр повышения квалификации

«Деловое образование»

 

 

 

 

 

Курсовая работа

на тему:  «Организация и проведение приемов и презентаций».

 

 

 

 

 

 

Группа № 46

Худякова Ольга Сергеевна 

 

 

 

 

 

 

Тольятти, 2006

ОГЛАВЛЕНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………….3

 

ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.

§ 1. Технология подготовки презентации……………………….4

§ 2. Этапы проведения презентации…………………………….10

 

ГЛАВА II. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРИЕМОВ.

§ 1. Виды приемов и их подготовка…………………………….14

§ 2. Правила проведения приемов………………………………18

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………….24

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………….26

 

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1……………………………………………….27

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 2……………………………………………….28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ.

Для привлечения  партнеров, клиентов, установления деловых отношений в настоящее время широкое распространение получили презентации и приемы.

Презентации необходимы при открытии нового офиса, филиала фирмы, демонстрации нового изделия и т. п. Очень важно, чтобы презентация была хорошо спланирована, поскольку гости воспринимают это мероприятие как "смотрины" компании.

Образ фирмы как достойного члена  общества обязательно должен включать в себя проявление гостеприимства. Для этого устраиваются приемы. Прием является одной из форм внешней и внутренней жизни организации, заранее подготовленная, разработанная и обеспеченная руководством и специалистами PR для совместного проведения времени представителей фирмы, хозяина и гостей.

Практика мирового опыта  проведения приемов и презентаций ориентируется на нормы дипломатического протокола и этикета.

Целью данной работы является рассмотрение способов организации и проведения презентаций и приемов.

В соответствии с целью  решались следующие задачи:

- рассмотреть технологию подготовки презентаций,

- обозначить этапы проведения презентаций,

- рассмотреть виды  приемов и их подготовку,

- осветить правила  проведения приемов.

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ.

§ 1. Технология подготовки презентации.

В практике делового общения широкое распространение получила презентация, так как она открывает большие возможности перед организацией любого типа.

Главная цель деловой презентации - убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект, поддержать новую идею (предложение), купить продукт или услугу, принять бюджет (законодательный акт), использовать полученную информацию, внедрить новые методы, проголосовать за кандидата, подписаться на периодическое издание и т. д.

Существуют  различные виды презентаций – внешние и внутренние, нисходящие и восходящие, публичные, камерные и  приватные, продвигающие и информационные. (Классификация презентаций представлена в Приложении № 1).

Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманы и спланированы. Чтобы презентация была успешной, она должна быть интересной по содержанию, оригинальной по форме, яркой, запоминающейся, побуждающей к активным действиям.

От того, как подготовлена презентация, может зависеть успех коммерческого  проекта, возможные контракты и, в конечном итоге, прибыль.

Предварительная подготовка презентации включает в  себя:

1. Определение цели презентации - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию.

Ваша цель - разработать  такую главную идею, чтобы сделать  презентацию интересной для аудитории  и сделать объект презентации  для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

Кроме того, цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации.

Целями презентации  могут быть:

- информирование. Когда цель вашей речи информирование, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных.

- убеждение или приглашение к сотрудничеству. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться.

- развлекательная. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

Зачастую речи и презентации  используют несколько из перечисленных  целей одновременно.

2. Создание рабочей группы для подготовки и проведения презентации.

    3. Определение времени проведения. Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5-2 ч. Начинать ее лучше всего в 15-16 ч, с тем, чтобы после нее можно было организовать прием (как правило, коктейль или фуршет). Если запланированные речи организаторов и гостей займут более 30 мин, то необходимо подумать о том, где рассадить присутствующих. При невозможности рассадить всех приглашенных следует ограничить время выступлений.

     4. Выбор и подготовку места проведения. Соответствующим образом готовится помещение. Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных. Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных.

Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п. Если вы планируете застолье, то знайте, что служащие ресторанов имеют тенденцию накрывать в таких случаях больше столов, чем нужно, а это не в ваших интересах: пустые места за столами создадут впечатление неудавшейся презентации. Пусть лучше накроют столов меньше, но вы должны заранее определить, где в случае необходимости можно будет быстро накрыть дополнительный стол. Если все же гостей окажется меньше, чем вы ожидали, попросите немедленно убрать лишние столы.

          5. Составление списка приглашенных.

6. Заблаговременную рассылку приглашений (не позднее, чем за четыре дня до проведения мероприятия). Для приглашения гостей на презентацию следует использовать специальные бланки, изготовленные типографским способом. На них пишутся от руки или печатаются: имена, фамилии и звания приглашаемых; вид презентации; место презентации; дата и время проведения презентации; форма одежды.

Ответ на приглашение  на презентацию дают, как правило, через три-пять дней. Дать ответ по телефону можно в случае, если в приглашении указан номер телефона. Ответить на приглашение можно, послав свою визитную карточку. Но в некоторых странах это считается нетактичным, особенно если визиткой отвечают на официальное приглашение. Ответ (положительный или отрицательный) лучше дать в письме или открытке.

 7. Составление схемы или порядка проведения презентации. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

Если у вас 10 или  меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации. Более длинные презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству, организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

8. Составление речей и справочно-информационного материала. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время.

Наглядные материалы помогают как  выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

Существуют два основных типа наглядных пособий:

  - текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.

  - графические. Иллюстрируют главные пункты выступления, создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

Текстовые и графические  наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно и слушать оратора и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например, надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%”

Помните, что наглядные  материалы не главное, не увлекайтесь  ими, они лишь дополняют ваши слова, а не наоборот.

Визуальная помощь для  документов ограничена бумагой, но когда  вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется (Примеры наглядных пособий и способы их применения представлены в Приложении № 2).

9. подбор рекламных подарков или сувениров. Традиция дарения подарков существует тысячи лет и не устарела по сей день. Подарки и сувениры в деловой жизни делаются не с целью подкупить влиятельное лицо, а для создания атмосферы доброжелательности и для налаживания доверительных отношений, благоприятного делового климата.

Готовя подарки, нужно помнить, что и здесь  приняты свои нормы и правила. Например, между двумя делегациями существует следующее правило: прибывшая делегация вручает подарки принимающей стороне по приезде, а перед отъездом подарки делает принимающая сторона.

Главе отбывающей иностранной делегации лучше  дарить что-нибудь связанное с национальными особенностями страны пребывания, например, ценное изделие народных промыслов. Переводчикам дарят книги, художественные альбомы, переводчицам-женщинам — конфеты, цветы.

При повторной  встрече также обязателен обмен  подарками, причем каждый следующий подарок не должен повторять предыдущий.

Чтобы здоровый деловой дух обмена подарками  не уступил место возможным злоупотреблениям, есть надежный способ - делать относительно недорогие подарки. Кроме этого, нужно помнить о наличии очевидного повода для дарения подарка и отсутствии конфликта с человеком, которому предназначен подарок.

В качестве сувениров  обычно используются недорогие предметы такие, как ежедневник, календарь, записная книжка, брелок, зажигалка, значок, почтовый набор, пепельница, визитница и прочие мелочи, необходимые в деловой жизни. Для женщины хорошим подарком являются изящные маникюрные наборы.

Почти на всяком подарке можно выгравировать  монограмму с эмблемой компании или инициалами лица, которому он предназначен. А можно просто вложить в подарок визитную карточку, памятную открытку или важную информацию о вашей фирме.

Каждый подарок  должен быть безупречно упакован, даже если это недорогая вещь. Будьте внимательны к упаковке, поскольку именно она создает у человека первое впечатление о подарке, точно так же, как ваша одежда Секретарю необходимо держать на работе запас красивой оберточной бумаги, а также набор разноцветных лент в качестве дополнительного штриха.