Организация конфиденциального делопроизводства

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ПОНЯТИЕ О  КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ………………………………………………..	2
ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА……………………….	8
ПЕРЕЧНИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ И ДОКУМЕНТОВ	15
СИСТЕМА ДОСТУПА  К КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ…………………………………	22
УЧЁТ НОСИТЕЛЕЙ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ………………………………...	28
УЧЁТ ИЗДАВАЕМЫХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ…………………………...	34
ПОЛУЧЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ УЧЕТ………………………	42
УЧЕТ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ ………….	49
УЧЁТ КОПИРОВАНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………….	52
ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ……………….	56
ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ……………………………………………	61
ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО  ХРАНЕНИЯ ИЛИ УНИЧТОЖЕНИЯ……………………………………………………………...	71
РЕЖИМ СОХРАННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ……………………….	78
КОНТРОЛЬ НАЛИЧИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ………………………….	86
ПРОВЕДЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ СОВЕЩАНИЙ………………………………….….	97
ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ РАССЛЕДОВАНИЙ ПО ФАКТАМ УТРАТЫ (РАЗГЛАШЕНИЯ) КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ……………………………..…	104
ОСОБЕННОСТИ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ……………………………………………………………………….…	109

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ

 

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусматривает установление для определенной информации ограничения на ее предоставление или распространение. Такую информацию (информацию ограниченного доступа) составляет информация, отнесенная к государственной тайне, а также конфиденциальная информация, ограничение на доступ к которой устанавливается федеральными законами.

Документированная информация ограниченного доступа, в свою очередь, по условиям ее правового  режима, подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную.

Понятие государственной тайны и связанные с ней степени секретности сведений и грифы секретности носителей этой информации, в соответствии с ФЗ «О государственной тайне», распространяются на конкретный перечень сведений в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ. Ко всем остальным сведениям эти понятия неприменимы.

Под конфиденциальной информацией понимается документированная  информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с федеральными законами РФ. Указом Президента РФ «Об утверждении  перечня сведений конфиденциального  характера» определены следующие виды сведений конфиденциального характера.

1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его личность (персональные данные).
2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства.
3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т. д.).
5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Такое распределение  сведений, безусловно, носит общий характер и требует уточнения как в методологическом, так и правовом аспектах.

Виды информационных ресурсов по категориям доступа показаны на схеме 1.

 

Рассмотрим подробнее  наиболее распространенные и близкие по смыслу понятия коммерческой и служебной тайны.

С принятием Федерального закона «О коммерческой тайне» понятие коммерческой тайны получило самостоятельное законодательное закрепление.

Коммерческая тайна  прямо связана с коммерческой деятельностью и является необходимым условием ее существования. В современном понимании коммерческая деятельность не привязывается к какой-либо определенной сфере, она охватывает промышленную, торговую, финансовую, научно-исследовательскую и другие виды предпринимательской деятельности.

В соответствии с законом, коммерческая тайна — конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

Непосредственно под  информацией составляющей коммерческую тайну, понимается научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства [ноу-хау]), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Под режимом коммерческой тайны понимаются правовые, организационные, технические и иные меры, принимаемые обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, по охране ее конфиденциальности.

Что касается толкования термина служебной тайны, то кроме определения, данного в упомянутом перечне сведений конфиденциального характера, к служебной информации ограниченного распространения в соответствии с «Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» относится несекретная информация, касающаяся деятельности государственных организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Приведенные определения соответствуют Гражданскому кодексу Российской Федерации. В нем эти виды тайны объединены следующей формулировкой: «Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности».

Использование (обращение) конфиденциальной информации осуществляется путем ее документирования на различных материальных носителях. Носитель информации — это физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Таким образом, конфиденциальная информация накапливается на различных носителях и защита такой информации во многом сводится к защите ее носителей.

Типы материальных объектов как носителей информации различны и многообразны. Но наиболее массовым типом являются все же носители на бумажной основе, а также хранящие информацию в электронном виде (магнитные носители информации). Соответственно, одним из основных видов защиты документированной конфиденциальной информации является организация специального обращения с указанными носителями. Такая организация (технология) работы с документами называется и конфиденциальным делопроизводством.

На документах (носителях), содержащих информацию, относящуюся к служебной или коммерческой тайне, предусмотрено нанесение соответствующих идентификационных реквизитов — грифов. На конфиденциальных документах федеральных органов государственной власти, а также подведомственных им предприятий, учреждений и организаций проставляется гриф (пометка) «Для служебного пользования». На конфиденциальных документах других лиц (физических, юридических) предусмотрено использование грифа «Коммерческая тайна».

К сожалению, информация подвержена различным видам угроз, имеющих свои особенности и последствия. Применительно к конфиденциальной информации эти угрозы могут привести к ее «утрате» или «разглашению».

Термин «разглашение информации» требует особого  пояснения, поскольку к открытой информации он не применяется.

В соответствии с основными  понятиями, используемыми в Федеральном законе «О коммерческой тайне», разглашение информации, составляющей коммерческую тайну, это: действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации, либо вопреки трудовому или гражданскому договору.

Иными словами, разглашение  — это неправомерный (как умышленный, так и неумышленный), т.е. неразрешенный выход такой информации за пределы защищаемой зоны ее функционирования или установленного круга лиц, если этот выход привел к получению информации лицами, не имеющими к ней санкционированного доступа, независимо от того, работают или не работают такие лица в данной организации (на предприятии).

«Утрата» и «разглашение»  конфиденциальной документированной информации — понятия собирательные. Они проявляются в различных формах негативного воздействия на информацию, к которым относятся:

- хищение носителя информации или отображенной в нем информации (кража);

• потеря носителя информации (утеря);
• несанкционированное уничтожение носителя информации или записанной в нем информации (разрушение);
• искажение информации (несанкционированное изменение или модификация, подделка, фальсификация);
• блокирование информации (невозможность работать с ней);
• утечка информации (распространение, раскрытие).

В качестве пояснения  необходимо отметить, что термин «разрушение» употребляется главным образом применительно к информации на магнитных носителях.

Блокирование информации в данном контексте означает блокирование доступа к ней правомочных пользователей, а не злоумышленников.

К утрате документированной  информации приводят хищение и потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение носителей информации или только записанной на них информации, искажение и блокирование информации. Утрата может быть полной или частичной, безвозвратной или временной, но в любом случае она наносит ущерб собственнику информации.

Та или иная форма  искажения документированной информации может реализоваться в результате преднамеренного или случайного воздействия различными способами на носитель информации или на саму информацию. Источниками таких воздействий могут быть люди, технические средства хранения, обработки и передачи информации, средства связи, техногенные явления и др. Своевременно обнаружить такое искажение и его причину иногда достаточно сложно.

Способами отрицательного воздействия на информацию являются ее неправомерное (несанкционированное, неучтенное) копирование, записывание, передача, съем, а также заражение программ обработки информации компьютерными вирусами, нарушение технологии обработки и хранения информации, вывод (выход) из строя или нарушение режима работы технических средств обработки и передачи информации, физическое воздействие на носители информации и др.

Разглашение может произойти  в результате потери или хищения  носителя конфиденциальной документированной информации, а также хищения записанной на нем информации при сохранности носителя. Потерянный носитель не обязательно предполагает разглашение конфиденциальной информации, а хищение конфиденциальной документированной информации также не всегда связано с получением ее лицами, не имеющими к ней доступа.

Но в любом случае утрата в виде потери или хищения  конфиденциальной информации если и  не приводит к ее разглашению, то всегда создает угрозу такого разглашения. Сложность состоит в том, что зачастую невозможно определить сам факт разглашения (хищения) конфиденциальной информации при сохранности носителя информации.

Необходимо уделять  одинаковое внимание предотвращению как утраты защищаемой документированной информации, так и ее разглашения, поскольку ущерб собственнику информации грозит в любом случае.

Защита конфиденциальной документированной информации от утраты и разглашения осуществляется в определенной мере в рамках самой организации конфиденциального делопроизводства. Однако защитные мероприятия охватывают и другие объекты, так или иначе связанные с защищаемыми документами (помещения, технические средства обработки и передачи информации и др.).