Система учета архивных документов

 

 

СОДЕРЖАНИЕ.

  Введение.

1. Нормативно-методические и правовые основы учета документов в Архивном фонде РФ.

1.1. Теоретические основы учёта документов АФ РФ.

1.2. Правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая учет документов в АФ РФ.

2. Система учета архивных документов

2.1. Состав учётных документов.

2.2. Учёт поступления и выбытия архивных документов.

2.3. Централизованный государственный  учет документов АФ РФ.

Проблемы учета документов на современном этапе.

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

              Одним из важнейших направлений деятельности Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ) является осуществление государственного учёта архивных документов. Вопросы учета документов АФ РФ имеют огромное значение и определяют актуальность темы, поскольку учёт одновременно является  средством обеспечения сохранности документов, их адресного поиска, а также создаёт возможность для разработки и использования информационных справочников, этим и обусловлен выбор темы курсовой работы «Учет документов в Архивном  фонде Российской Федерации».

В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. Вот к каким печальным последствиям это привело: «Рядом с фальсификацией архивных документов развивается в нашем отечестве и другое зло: расхищение государственных архивов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных учреждений; одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства. Одно из таких собраний древних рукописей, похищенных из правительственных и монастырских архивов, было куплено на средства казны на 100 тысяч рублей… Такому же расхищению подлежат и провинциальные архивы, наиболее древнее и ценное уже выбрано из архивов».1

Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено  обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах. Так, например, ФЗ Об архивном деле Российской Федерации установил, что: «Все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации устанавливается Федеральной архивной службой России». 2Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежит обязательному государственному учету.

Учет документов – это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.3

   Современные правила учета основываются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Система учета архивных документов является неотъемлемой частью организации работы архива, она обеспечивает быстрый поиск архивных документов, их учет и проверку наличия состояния документов.

 

  Степень изученности данной темы нашла своё отражение в основном учебниках  и учебных  пособиях, научных статьях   по теории и практике архивного дела.

  В работах Алексеевой  Е.В. 4, Булюлиной  Е.В.5, Вовкотруб О.В.6, Малышевой С.Ю. 7 Тельчарова А.Д.,8 Чмыхало А. Ю.,9 изложены основные теоретические вопросы, характеризующие организацию архивного дела и учёта архивных документов в том числе.

Объект исследования – учет документов архивного фонда РФ.

Предмет исследования – учет и порядок ведения основных учетных документов архивного фонда РФ.

Цель исследования – изучить систему, функции учета документов архивного фонда, порядок введения учетных документов.

Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. Изучить систему учета  документов архивного фонда;

2. Рассмотреть функции  учета архивного фонда;

3. Проанализировать порядок ведения основных учетных документов.

        Источниковая база:

1. ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. «Регламент государственного учета документов АФ РФ» (от 08.07.1997 № 1344);

3. «Регламент Государственного реестра  уникальных документов АФ РФ»

4.«Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов АФ РФ в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (утверждены Приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 194.

4. ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

 В качестве источника  нормативной базы использовались  материалы сайта   http://www.rusarchives.ru

Структура работы состоит из: введения, трех разделов, заключения, библиографического списка и приложений.

Первая глава курсовой работы посвящена видам материальных носителей и состоит из двух частей. В первой части рассмотрены виды материальных носителей их значение и применение. Во второй части описаны перспективные виды носителей информации.

Во второй главе речь пойдет о фотодокументировании. Эта глава так же состоит из двух частей. Первая часть посвящена фотодокументу, истории его создания, развития и применения. Во второй части речь пойдет о новейших фотокамерах ,позволяющих сделать наиболее качественный фотодокумент.

Последняя глава курсовой работы рассказывает о кино-документировании и как и предыдущие состоит из двух частей. Первая часть рассказывает об истории развития кино. А вторая часть повествует о том, что представляет собой кинодокумент и рассказывает о его классификации.

Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

1. Нормативно-методические  и правовые основы учета   документов в Архивном фонде  РФ.

1.1. Теоретические  основы учёта документов АФ РФ.

 Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда; обеспечение физико-химической сохранности документов. Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.10

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.11

Учет ведется в государственных архивах по хранилищам и в целом по архиву специальным подразделением или лицами, отвечающими за этот участок работы. В ведомственном архиве учет, как правило, ведется централизованно заведующим архивом (ответственным за архив лицом) или одним из сотрудников, специально занимающимся учетом. Однако в крупных ведомственных архивах, имеющих несколько хранилищ, учет может вестись и по хранилищам. В этом случае все учетные данные по архиву обобщаются и хранятся централизованно.12

Государственный учет документов организуется на основе следующих принципов:

• Централизованный государственный учет осуществляется с помощью учетных документов установленной формы и системы организации учетных сведений в масштабах области, края, республик, страны в целом. Государственные и ведомственные архивы заполняют карточки фондов на каждый архивный фонд (коллекцию) и отсылают их соответствующим архивным управлениям — отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных архивных органах создаются фондовые каталоги. В Росархиве действует Центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ. Централизация учета достигается также едиными методическими требованиями, которые разрабатывает высший орган ФАС для государственных и ведомственных архивов. 13
• Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводство, ведомственные и государственные архивы. Яркий пример преемственности — опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга учета поступлений, список фондов, лист фонда, карточка фонда, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в государственных и ведомственных архивах несколько различаются по форме, но содержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что госархивы являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а ведомственные — временными.
• Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах государственных и ведомственных архивов оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения. 14

 Под учетным документом понимается, документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.

Учет складывается из четырех этапов:

1. Подсчет количества документов в архиве.
2. Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива.
3. Заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.
4. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Прежде чем приступить к рассмотрению учетных форм, необходимо указать, что научной основной учета документов являются принципы централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности, которые реализуются на:

- установление общих для всех хранилищ документов Архивного фонда страны единиц учета;

- единства организации  хранения и учета документов;

- сопоставимости учетных  показателей;

- строгой регламентации  и стабильности форм учетных  документов и требований к  их заполнению;

- оперативного внесения  в установленные сроки во все  учетные документы изменений  об объеме и составе документов  АФ РФ, отражающих их фактическое  количество и состав.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. К внутренним учетным документам относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при  необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета документов, передаваемые в другие архивы, книги учета фондов и дел и др. полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа – заверителя дела.3

Рассмотрим поподробнее виды учетных документов.

Книга учета поступления документов – очень важный справочник, предназначенный для первичного учета поступающих в архив документов. Это учетный документ, в хронологической последовательности фиксирующий поступления в архив, а также основные данные о них. С ее помощью можно узнать, откуда, когда, в каком состоянии, и в каком количестве получены архивом документы. Книга помогает правильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определенный отрезок времени.