Справочно-информационные документы

Содержание 

      Введение……………………………………………………………………………3

       1Служебное письмо…………………………………………………..…………...4

       2 Докладная записка……………………………………………………………....6

       3 Объяснительная записка………………………………………………….…….7

       4 Телеграмма…………………………………………………………………..…..8

       5 Телефонограмма…………………………………………………………….….10

       6 Телекс……………………………………………………………………….…..11

       7 Протокол…………………………………………………………………….….12

       8 Акт………………………………………………………………………………14

       9 Справка. Электронная почта…………………………………………………..16

       Заключение…………………………………………………………….................18

       Список литературы…………………………………………………………....…19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти. Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний. В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

 

 

 

 

1 Служебное письмо

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.

Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога  между фирмами. Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической  стратегии фирмы.

Для писем установлен специальный  бланк - бланк письма.

Реквизиты служебного письма: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; основной государственный регистрационный номер юридического лица; индификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; резолюция; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; идентификатор электронной копии документа.

Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие  формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого  лица единственного числа.

Размер служебного письма не должен превышать одной машинописной страницы (до пяти страниц при необходимости). Если текст письма не превышает 5 - 7 строк, то можно использовать бланк формата А-5 и не составлять заголовок к тексту.

Служебное письмо подписывает  руководитель организации, его заместитель  или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено  право подписи в пределах его  компетенции.

При составлении служебных  писем с однотипной информацией  используют типовые тексты и тексты - трафареты. При составлении текстов - трафаретов следует учитывать закономерность порядка слов в официально - деловом  стиле русского языка: постоянная информация предшествует переменной. Поэтому текст - трафарет не может начинаться с  пробела.

Различают различные виды писем: дадим краткую характеристику некоторым. Циркулярные письма - обычно выделяет вышестоящая организация и они касаются деловых вопросов и носят распорядительный характер. Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Коммерческие письма составляют от имени юридического лица при выполнении коммерческой сделки.

Существуют также: договорные письма, письма-просьбы, письма - приглашения, информационные письма, письма - сообщения, письма - напоминания, письма - подтверждения, письма - ответы, письма - рекламации и т.д.

 

2 Докладная записка

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

 

 

 

 

 

 

 

3 Объяснительная записка

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта) или  объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка. По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Телеграмма

Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Реквизиты  телеграмм: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст. Подпись. В зависимости  от того, насколько быстро необходимо передать информацию, отправитель телеграммы указывает степень ее срочности.

В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения  обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный  адрес.

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.

Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой. Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано: сокращенное наименование должности в реквизите "Подпись"; фамилии без инициалов. Под чертой (в неоплачиваемой части указывают: полное наименование организации, отправляющей телеграмму; ее почтовый адрес; полное наименование должности лица, подписавшего документ; расшифровку его подписи. Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Под горизонтальной чертой телеграммы оформляют по обычным  правилам машинописного оформления документов: прописные и строчные буквы, знаки препинания, межстрочные  интервалы, полное наименование должности  лица, подписавшего телеграмму, личная подпись и ее расшифровка, дата подписания, печать организации.

 

 

 

5 Телефонограмма

Для передачи оперативной  информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование учреждений адресанта и адреса; реквизит "от кого" и "кому" с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текс и подпись.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном  бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать  внимание на факты, даты, время, место  проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана  руководителем предприятия или  ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается  список адресатов и номера их телефонов.

При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид  документа; после передачи текста нужно  записать должность, имя, отчество и  фамилию лица, принявшего ее, номер  телефона, дату, время передачи; указываются  все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время  приема; во избежание неточностей  или ошибок принимающий должен повторить  записанный текст телефонограммы передающему  лицу.

 

 

 

 

 

 

6 Телекс

Это обобщенное название различных  по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной  связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют  категории и виды (как в телеграммах). Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный  аппарат.

Реквизиты телекса: наименование и адрес организации - отправителя; дата отправления; номер телекса; адресат; текс; подпись. Требования к оформлению телексов аналогичны требованиям к оформлению телеграмм. Текст телекса близок к телеграфному, так как оплата за передачу телекса исчисляется в зависимости от времени, затраченного на передачу информации. Язык телекса мало чем отличается от языка писем. В тексте телекса может присутствовать вступительное приветствие и заключительная форма вежливости, сохраняются знаки препинания.

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором  указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским  шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная  перекодировочная таблица. Последнее  сообщение телекса заканчивается  знаком "++". Знак "+?" в конце  телекса означает ожидание ответа.

 

 

 

 

 

 

Перекодировочная  таблица для записи телекса.

А-aЖ-zh (j) М-mТ-tШ-sh Б-bЗ-zН-nУ-uЩ-sch В-vИ-iО-jФ-fЬ-y Г-gЙ-iП-pХ-hЭ-e Д-dК-kР-rЦ-cЮ-ju Е-eЛ-lС-sЧ-chЯ-ja

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 Протокол

Этот документ фиксирует  ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время  заседания. Вести протокол должен секретарь  или специально назначенное лицо.

По полноте освещения  хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на:

·  полные - содержат кроме обсуждаемых вопросов и решений, краткую запись выступлений докладчиков и участников обсуждения вопросов;

·  краткие - содержат указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших, принятые решения;

·  стенографические - содержат полную запись всего хода заседания.

Протокол оформляется  на общем бланке организации или  на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу  общего бланка. Содержит следующие  реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный  номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.