Хранение документов на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение.........................................................................................................3
2. Помещение архива........................................................................................5
3. Передача документов в государственный архив........................................8
4. Организация работы архива.......................................................................10
5. Передача дел в архив организации и использование документов..........13
6. Контроль работы архивов...........................................................................14
7. Заключение..................................................................................................15
8. Библиографический список........................................................................16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документы   предприятия,   отражающие    производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность,   относятся   к памятникам культурного наследия нашего времени, являются   частью   Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое   значение   имеют   документы   по   личному   составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж,   необходимый для начисления пенсии.   Важнейшая   роль   этих документов   в   жизни   каждого человека зачастую недооценивается руководителями   коммерческих   структур,   в результате чего кадровая документация либо   ведется   с   грубыми   нарушениями соответствующих требований ТК и Новой Инструкции   по   ведению   трудовых   книжек, либо не ведется вообще.

Руководители   предприятий   несут    персональную    ответственность за документальный   фонд   предприятия   и   должны    быть    знакомы    с  Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.   В соответствии   с   действующим  законодательством по   архивному   делу   органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с   документацией   на предприятиях.

Таким    образом,    знание    вопросов    современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних   (с государственными органами   и   партнерами)   и внутренними   (с   подчиненными) конфликтов,   сосредоточив   внимание  на решение   задач   производственно    – хозяйственной   деятельности, конкурентной   борьбы,   получения   максимальной прибыли, развития предприятия.

Проблема  исследования: Каковы принципы хранения документов на предприятии?

Тема исследования: Хранение документов на предприятии.

Цель исследования: Изучить принципы хранения документов на предприятии.

Объект исследования: Документооборот предприятия

Предмет исследования: Хранение документов на предприятии.

Задачи:

1. Рассмотреть условия хранения документов на предприятии.
2. Рассмотреть процедуру передачи документов в государственный архив.
3. Определить особенности организации работы архива.
4. Рассмотреть процедуру передачи дел в архив организации.
5. Рассмотреть контроль работы архивов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия  хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается  в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных  зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или  приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении  здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.

При выборе здания (помещения), подходящего  для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной  работы архива необходимы следующие  обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного  хранения документов, акклиматизации  документов;

3) помещение для использования  документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников  архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что  для него предпочтительнее помещения  с северной ориентацией окон.

Немаловажное значение имеет и  то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или  искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

• обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
• поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
• производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
• отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища (пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009))зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается  применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности  того или иного здания (помещения) для архива организации принимается  с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей  экспертизы в приспособленных зданиях  или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для  определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности  основных конструкций и прочности  межэтажных перекрытий с учетом потенциальных  нагрузок, наличия и состояния  отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой  организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил, документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в  государственный архив, оформляется  акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет  ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей  архивных документов организации на постоянное хранение в государственный  архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий  акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация  передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.

Все вышеописанные процедуры организации  хранения архивных документов подразумевают  наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный  отдел или подразделение в  составе службы делопроизводства. При  организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать  и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное  за архив (архивариус), назначаются  на должность и освобождаются  от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;
• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых  случаях (например, введение новых методов  организации работы, таких как  электронные базы данных архивных документов) — стажировку.

Должность архивариуса обязательно  должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного  подразделения. Общее руководство  деятельностью архива организации  при этом возлагается на ее  руководителя, а управление повседневной  деятельностью архива — на  руководителя самостоятельного  структурного подразделения;

2) структурного подразделения в  составе службы делопроизводства  организации. В этом случае  руководство возлагается на руководителя  службы делопроизводства и руководителя  структурного подразделения.