Экспертиза ценности документов

 

Содержание

 

 

Введение

Актуальность темы настоящегоисследования заключается в значимости развития экспертизы ценности документов и сводится к необходимости установления сроков хранения документов, для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожению документов с истекшими сроками хранения. От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (далее АФ РФ).

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.

Цель данной курсовой работойизучить порядок проведения экспертизы ценности документов в организации на стадии делопроизводства. При этом изучить понятия, принципы, критерии, этапы, результаты.

Для достижения этой цели были поставлены конкретные задачи:

• изучить литературу по исследуемой теме;

• рассмотреть назначение экспертизы ценности документов;

• определить критерии экспертизы ценности документов;
• рассмотреть систему нормативно-методических пособий по отбору документов;
• охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов;
• выявить основные этапы развития экспертизы ценности документов;
• рассмотреть становление и развитие экспертизы ценности документов.

Объект исследования - экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Предметом исследования является организация экспертизы ценности документов в делопроизводстве.

Теоретической основой исследования послужили работы таких авторов, как Румынина Л.А.,БасаковМ.И.

Кроме того использовалась нормативная база исследуемого учреждения, методические указания и государственные стандарты.

При проведении исследования были использованы следующие методы:

• обобщение и синтез точек зрения, представленных в источниковой базе;
• сравнительно-правовой;
• беседа;
• анализ существующей источниковой базы по рассматриваемой проблематике.

Практическая значимость курсовой работы заключается в том, что появляется возможность исследования результатов работы в интересах совершенствования проведения экспертизы ценности документов в учреждение. 

1Экспертиза  ценности документов в делопроизводстве

1.1 Понятие и назначение  экспертизы ценности документов

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным.

Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей [11].

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

• экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
• оформление дел;
• составление описей дел постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;
• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

• в делопроизводстве учреждений;
• в ведомственном архиве;
• в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве учреждения проводится при:

• составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
• регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);
• направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);
• проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
• подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

Необходимо подчеркнуть, что базовые положения оценки и отбора документов заключаются в том, что их ценность определяется независимо от формы собственности, к которой принадлежиторганизация – фондообразователь, на общих принципахи критериях.

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов[19]

Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива.

Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

1. действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления (закон «Об архивном деле ФЗ- 125 ст. 22».); (закон «Об государственных закупках ФЗ-124», «ФЗ-94» );
2. типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
3. нормативно-методических документовРосархива и уполномоченных органов управления в  субъектах РФ и др.

1.2 Принципы и критерии  экспертизы ценности документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

1. К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

• значение физического лица в жизни общества;
• время и место образования документа.

2. К критериям содержания:

• значимость события (явления), отраженного в документе;
• значение имеющейся в документе информации;
• повторение информации документа в других документах;
• вид документа;
• подлинность документа.

3. Критериям внешних особенностей документов:

• форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;
• физическое состояние документа;подлинность документа.

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.