Экспертиза ценности документов в офисной работе

Министерство  образования и  науки 

Российской  Федерации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

Тюменский Государственный  Университет

Институт  истории и политических наук

Кафедра документоведения и  документационного  обеспечения управления 
 

Курсовая  работа

Студентки 3 курса

Брызгаловой Евгении Викторовны

Экспертиза  ценности документов в офисной работе. 
 
 
 
 

                                                                ПРОВЕРИЛ:

                                                                   зав. кафедрой

                                                                                        документоведения и ДОУ,

                                                                         д.и.н. Шилов С.П. 
 
 
 
 

Тюмень 2011 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ  3

Глава 1. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ 

                 ЦЕННОСТИ     ДОКУМЕНТОВ                                                           7

      1.1 Федеральные законы и государственные стандарты                       7

       1.2 Типовые перечни документов, образующихся в

             деятельности организаций, с указанием сроков хранения              9   

Глава  2 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ЭКСПЕРТИЗЫ

                ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ              11

                 2.1 Понятие экспертизы ценности документов                                     11

             2.2 Задачи и критерии экспертизы ценности документов.                 14

             2.3 Понятие «Особо ценный документ».

                   Выявление и отбор ОЦД                                                                    19

 Глава  3 ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ  ДОКУМЕНТОВ         23

             3.1 Система экспертных органов  23

             3.2 Этапы и порядок проведения  экспертизы ценности 

                   документов                                                                                          26

   3.3 Формирование архива коммерческой организации                      34 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ    37

СПИСОК  ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 39 
 

                               

 

Введение.

   В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение  всегда базируется на информации, на служебном  документе. Документы, содержащиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Именно для установления ценности различных документов и целесообразности дальнейшего их хранения проводится экспертиза ценности документов, проблематика которой рассматривается в данной курсовой работе.    Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации. Экспертиза играет роль определенного «сита», через которое просеивается весь поток документов. Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов-документоведов.

  Работая над данной темой, были изучены ряд нормативно-методических документов посвящены нормативному регулированию в области экспертизы ценности. В качестве основных были использованы: Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации»¹, «Положение об Архивном фонде Российской Федерации»², Постановление Правительства РФ «О Федеральном архивном агентстве»³. Данные документы определяют понятие «экспертиза ценности документов», дают методику проведения экспертизы ценности документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Так же дают характеристику особенностей организации работы с документами ограниченного доступа, предшествуют рассмотрение понятий государственной, коммерческой, служебной, банковской и налоговой тайн.

  В области государственных стандартов для архивного дела в целом  и для проведения экспертизы ценности документов в частности, основным является

     ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»⁴, который дает определения основным терминам, используемым в работе. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁵, указывает требования к отметке об исполнении документа и направлении его в дело, в котором будет храниться документ.

   «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утв. Росархивом 06.10.2000г. определяет срок хранения управленческой документации и документов по личному составу.

   Целью данной курсовой работы является изучение проблем экспертизы ценности документов в офисной работе.

   Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи :

• рассмотреть нормативное регулирование экспертизы ценности документов;
• рассмотреть понятие экспертизы ценности документов;
• определить задачи и критерии экспертизы ценности документов;
•   определить понятие «особо ценный документ»; 
•   выявить систему экспертных органов;
• охарактеризовать организацию и порядок проведения экспертизы ценности документов.

   Анализ  литературы позволяет установить, что  в современных исследованиях  детально рассмотрены вопросы экспертизы ценности документов.

     В учебном пособии М.В Кирсановой и Ю.М. Аксенова «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления»⁶ дается подробное описание понятия экспертизы ценности документов. Е.В. Алексеева в статье «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве экспертиза ценности документов»⁷, Л.П. Афанасьева в статье «Электронные документы в документообороте и архиве организации»⁸ дают характеристику организации архивного хранения различных видов документов, выделяется понятие «особо ценный документ» и дается характеристика данному термину. С.В. Дроков в статье «Современные возможности экспертизы ценности и учета электронных документов»⁹ дает характеристику критериям экспертизы ценности, а так же учету электронных документов. М.В. Стенюков¹⁰ в практическом пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина определяет этапы проведения экспертизы ценности документов¹¹.

   Л.В. Павлюк, Т.И.Киселева, Н.И. Воробьев в  «Справочнике по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере»¹² определяют задачи и характеристику  критериев экспертизы ценности документов.

   В учебнике «Делопроизводство. Организация  и технология документационного  обеспечения управления»¹³ под ред. Т.В. Кузнецовой были уточнены критерии определения особо ценных документов.

 

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

   1.1. Федеральные законы и государственные  стандарты.

Преобладающее нормативное регулирование содержится в законодательстве об архивном деле, к нормам которого имеются отсылки  в актах как корпоративного законодательства, так и законодательства о бухгалтерском учете и законодательстве о налогах и сборах. 
Хранение документов в Российской Федерации регламентируется следующими нормативными правовыми актами (в их действующих редакциях):

- Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89);

- Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс;

- Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);

- Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (ст. 28);

- Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 № 105;

- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

- Положение об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденное Указом Президента РФ от 17.03.1994 №552;

- Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 290 «О Федеральном архивном агентстве»;

- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Так, к  примеру, сроки хранения бухгалтерских  документов закреплены в Федеральном  законе «О бухгалтерском учете» в  ст. 17, где сказано: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет». Для бухгалтерских документов срок хранения устанавливается с условием завершения ревизии или истечения срока действия договора¹⁴.

Сроки хранения документов акционерных обществ  в соответствии со ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» установлены в «Положении о порядке  и сроках хранения документов акционерных  обществ», утвержденном Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33пс.

В области  государственных стандартов для  архивного дела в целом и для  проведения экспертизы ценности документов в частности, основным является Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28). Он устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Так или  иначе касается хранения документов на предприятиях ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госкомстата России от 03.03.2003 № 65-ст. К примеру, в п. 3.28 ГОСТа указываются требования к отметке об исполнении документа и направлении его в дело, «которая включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ»¹⁵.

 

1.2. Типовые перечни документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

  Архивными учреждениями разработаны типовые  перечни, которые устанавливают  сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражает общие функции  и вопросы их деятельности (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции, и  т.п.).

  В процессе проведения экспертизы могут  быть использованы несколько видов  типовых перечней:

  - Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000 г.) (в ред. решения Росархива от 27.10.2003);

  - Перечень документов, подлежащих  приему в государственные архивы; (утв. Главархивом СССР 21.12.1971);

  - Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. № 1182).