Электронный документооборот

«Электронный  документооборот»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1Организация электронной системы управления документооборотом

Системы электронного документооборота

Примеры электронного документооборота

Заключение

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

При изучении информационных потоков большое значение придается  правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения  документа от момента выполнения первой записи до сдачи в архив. Документооборот  выявляется на стадии обследования экономического объекта.

По оценкам специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В основном это текстовая информация, и лишь 10% - это документы, приспособленные  для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует  о необходимости организации  на предприятиях электронного документооборота.

ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ  УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Одной из функциональных подсистем КИС предприятия является электронная система управления документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности  управления экономическими системами  на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими  совместную деятельность всех участников процесса управления.

Создаваемые в настоящее  время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям КИС.

Масштабируемость. Желательно, чтобы системы электронного документооборота могла поддержать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определяется только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как «Sabase», «Oracle», «Informix» и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределительных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределительных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, в частности бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

Успех деятельности компаний определяется тем, насколько  хорошо в них управляют информацией: доходит ли она своевременно до тех, кому необходима. Платформа ЭСУД должна закладывать фундамент для построения на предприятии системы управления корпоративным содержанием, где  все функциональные компоненты будут  взаимосвязаны между собой. Платформа  для управления включает в себя следующие  основные функциональные компоненты:

• Всеобъемлющее управление содержанием;
• Полный жизненный цикл содержания;
• Создание приложений для управления содержанием.

Всеобъемлющее управление содержанием – это возможность  управлять любым содержанием  в любое время и в любом  месте. Система должна поддерживать файлы всех известных форматов, в  том числе мультимедийные, и позволять  легко расширять эту поддержку  на новые форматы. Возможно управление практически всеми типами знаний – документами, Web-содержанием, XML, графиком и мультимедийной информацией, фиксированным содержание (таким как отчеты и записи), информацией средств коллективной работы (сообщениями электронной почты, дискуссиями и др.). В ЭСУД должны быть заложены средства интеграции со многими популярными инструментами разработки содержания и управления всеми этапами его жизненного цикла, начиная с создания и распространения до архивирования и уничтожения в соответствии с регулирующими эти процессы нормами и корпоративной политикой.

Всеобъемлющее управление содержанием также подразумевает  эффективное использование других компонентов корпоративной инфраструктуры, в частности операционных систем, средств программирования, систем управления реляционными базами данных, серверов Web-приложений, служб контроля доступа и корпоративных приложений типа ERP и CRM; ЭСУД может быть интегрирована со всеми этими системами. Платформа дает распределенное хранилище содержания, к которому можно обращаться в любое время, находясь в любой точке земного шара.

Платформа ЭСУД должна управлять содержанием с момента  его создания или получения на всем пути к конечному пункту назначения. Маршруты и пункты назначения бывают различными, они зависят от задач, в числе которых публикация информации о продукции на Web-сайте, предоставление субподрядчикам технических спецификаций, донесение до места представлений сведений о новых инициативах по продажам или направление клиентам счетов. Разумеется, путь содержания может завершаться его архивированием или уничтожением.

Процессы создания и управления содержанием не менее  важны, чем процессы публикации. Хотя различные приложения ориентированы  на работу с определенными типами содержания, в них используется одинаковая модель управления его жизненным  циклом. Согласно ей жизненный цикл содержания состоит из четырех основных этапов:

• создание и сбор;
• управление;
• распространение;
• архивирование.

В ЭСУД должны быть средства, необходимые на каждом из этих этапов, включая инструменты для коллективной работы и автоматизации деловых  процессов.

Первоочередная задача системы управления содержанием  – сбор из внутренних и внешних  источников необходимого содержания и  добавление его в корпоративное  хранилище.

Хранилище содержания – основа системы управления содержанием  в ЭСУД. Это безопасная среда хранения, которая обеспечивает организованный доступ к содержанию независимо от его источника и формата.

Способы распространения  содержания в платформе Documentum могут быть двух типов:

• извлечение. В данном случае внешние системы или пользователи должны инициировать запрос через один из интерфейсов доступа к хранилищу, на основании которого система вернет требуемое содержание;
• публикация. Платформа ЭСУД на основании установленных бизнес-правил сама должна извлекать требуемое содержание и публиковать его на удаление сервера, файлохранилища, порталы, печать и т.д.

В настоящее время  к хранению содержания, прежде всего, выдвигаются требования надежности, экономической эффективности и  возможности расширения его объемов. Гибкая архитектура ЭСУД должна обеспечивать интеграцию с любой архивной системой и системой хранения данных. Поскольку  хранилище ЭСУД основано на операционной системе и базе данных клиента, то ЭСУД должна работать со всеми хранилищами  данных, к которым имеется доступ через интерфейс файлов системы, а также поддерживать все современные  СУБД корпоративного уровня. В результате пользователям должны быть открыты  преимущества всех инфраструктур хранения, в том числе JBOD, RAID, приводов CD, DVD, оптических лазерных дисков, ленточных  накопителей, а также сложных  сетевых систем хранения NAS и SAN. Кроме  того, пользователям ЭСУД должны быть доступны системы хранения, представленные через собственные интерфейсы API, в частности ЕМС Centera – система адресного хранения содержания, обладающая высокой устойчивостью и безотказностью работы.

В соответствии с  современными нормами, регулирующими  работу с электронной информацией, содержание корпоративного хранилища  должны быть классифицировано и надежно  сохранено.

СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

         При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения:

1)до обработки

2)в процессе обработки

3)после обработки

        Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа, степень механизации и автоматизации этого процесса низка. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирования реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

        Практика, сложившаяся при ручной обработке информации, показывает, что система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях: на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах.

По оценкам  специалистов, в мире ежедневно появляется более 1 млрд. новых документов. В  основном это текстовая информация, и лишь 10% - это документы, приспособленные  для дальнейшей автоматизированной обработки. Это свидетельствует  о необходимости организации  на предприятиях электронного документооборота.

Критериями  выбора системы автоматизации документооборота являются:

u масштабы  предприятия;

u степень  технической и технологической  подготовки персонала в области  компьютерной обработки информации;

u структура  управления;

u наличие  других систем автоматизации  управления.

       Малые и средние предприятия с небольшим объемом документации, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы. Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

1)интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;

2)легкость освоения;

3)удобство работы;

4)обеспечение работы в сетях;

5)надежность системы;

6)защита от несанкционированного доступа.

        Предприятия с очень большим объемом документации, где наиболее рациональным является создание собственной системы документооборота, должны уделять особое внимание оптимальной организации электронного документооборота. Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий  выбор прикладных программ для автоматизации  управления документооборотом («1С:Электронный документооборот», «1С:Электронная почта», «Галактика – модуль «Управление документооборотом» и др.).

ПРИМЕРЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Программа «1С:Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранении. Программа позволяет :

1. разрабатывать шаблоны документов и устанавливать правила их заполнения пользователями;
2. формализовать жизненный цикл документов;
3. устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;
4. контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
5. обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
6. автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
7. отправлять и принимать документы;
8. вести хранилище документов и обрабатывать их.