Вычисление итогов и сортировка данных в MSExel

Министерство сельского  хозяйства и продовольствия Республики Беларусь

Учреждения образования: «Белорусский государственный аграрный технический университет»

                              

                               Кафедра экономической информатики

                                    Дисциплина: «Компьютерные информационные технологии»

                  

 

 

 

                                                                    Реферат

                                            Вариант 21

         По УСРС на тему «Вычисление итогов и сортировка данных в MS Exel»

                                                                          Выполнила: студентка 1 курса 

                                                                          ФПУ 86эи группы

                                                                          Москалёва Мария Олеговна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК  2011

                            Вычисление итогов и сортировка данных в MS Exel

1. Вычисление итогов

Данные итогов в таблице  Microsoft Office Excel можно быстро просмотреть, отобразив строку итогов в конце таблицы, а затем используя функции из раскрывающихся списков для каждой ячейки строки итогов.

1. Щелкните в любом месте таблицы.
2. На вкладке Конструктор в группе Параметры стилей таблицустановите флажок Строка итогов.

 

ПРИМЕЧАНИЕ.   В последней строке таблицы появится строка итогов, а в самой левой ячейке будет отображаться слово Общий итог.

3. В строке итогов щелкните ячейку в столбце, для которого нужно рассчитать значение итога, а затем щелкните появившуюся стрелку раскрывающегося списка.
4. В раскрывающемся списке выберите функцию, которая будет использоваться для расчета итогового значения.

 

 СОВЕТ.   Формулы, которые можно использовать в строке итоговых данных, не ограничиваются формулами из списка. Можно ввести любую нужную формулу в любой ячейке строки итогов. 

ПРИМЕЧАНИЯ 

• При вводе формулы в строке непосредственно под таблицей без строки итогов в строке итогов будет отображаться формула без слова Итоги.

2. Сортировка

Сортировка данных —  это средство, интегрированное в  анализ данных. Может понадобиться расположить в алфавитном порядке  фамилии в списке или составить  перечень продуктов в порядке  убывания их количества на складе. Сортировка данных помогает лучше осмысливать  данные, организовывать и находить необходимые сведения и в результате принимать более эффективные  решения.

Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым) в нескольких столбцах. Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам (таким как состоящий из элементов «Большой», «Средний» и «Маленький») или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам. Большинство сортировок применяются к столбцам, но возможно также применить сортировку к строкам.

Критерии сортировки сохраняются  вместе с книгой, предоставляя возможность  повторного применения сортировки каждый раз при открытии книги в таблице  Excel, но не к диапазону ячеек. Если необходимо сохранить параметры сортировки для периодического повторного применения при открытии книги, рекомендуется использовать таблицу. Это особенно важно при сортировке по нескольким столбцам или сортировке, составление которой занимает много времени.

Например сортировка по тексту:

1. Выберите столбец с алфавитно-цифровыми данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы, который содержит алфавитно-цифровые данные.
2. На вкладке главная в группе редактирование выберите пункт сортировка и фильтр

3. Выполните одно из следующих действий:
• Для сортировки алфавитно-цифровых символов по возрастанию выберите вариант сортировка от А до Я.
• Для сортировки алфавитно-цифровых символов по убыванию выберите вариант сортировка от Я до А.
4. При необходимости можно воспользоваться сортировкой с учетом регистра.

Как производить  сортировку с учетом регистра:

1. На вкладке начальная страница в группе редактирование выберите команду сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт специальная сортировка.
2. В диалоговом окне сортировка нажмите кнопку параметры.
3. В диалоговом окне параметры сортировки установите флажок учитывать регистр.
4. Дважды нажмите кнопку ОК.

                    Сортировка по цвету ячейки, цвету шрифта или значку

Если диапазон ячеек или столбец таблицы  был отформатирован вручную или  с помощью условного форматирования с применением цвета ячеек  или цвета шрифта, можно также  производить сортировку по цветам. Можно также производить сортировку по набору значков, созданных с помощью  условного форматирования.

1. Выберите столбец с данными в диапазоне ячеек или убедитесь, что активная ячейка находится в столбце таблицы.
2. На вкладке начальная страница в группе редактирование выберите команду сортировка и фильтрация, а затем выберите в списке пункт специальная сортировка.

Отобразится диалоговое окно сортировка.

3. В группе столбец в поле сортировать по выберите столбец для сортировки.
4. В группе сортировка выберите тип сортировки. Выполните одно из следующих действий:
• Для сортировки по цвету ячейки выберите пункт заливка ячейки, а затем выберите цвет.
• Для сортировки по цвету шрифта выберите пункт цвет шрифта, а затем выберите цвет.
• Для сортировки по набору значков выберите пункт значок ячейки.
5. В группе порядок выберите стрелку рядом с кнопкой, и затем, в зависимости от вида формата, выберите цвет шрифта, цвет заливки ячейки или значок ячейки.
6. В группе порядок выберите порядок, в котором необходимо осуществить сортировку. Выполните одно из следующих действий:
• Для перемещения наверх или влево цвета ячейки, цвета шрифта или значка выберите вариант сверху для сортировки по столбцу и влево для сортировки по строке.
• Для перемещения вниз или вправо цвета ячейки, цвета шрифта или значка выберите вариант снизу для сортировки по столбцу и вправо для сортировки по строке.

 

 ПРИМЕЧАНИЕ.   Порядка цветов ячеек, цветов шрифта или значков по умолчанию не существует. Необходимо самостоятельно определить необходимый порядок для каждой операции сортировки.

7. Для определения следующих цвета ячеек, шрифта или значка в сортировке нажмите кнопку добавить уровень, а затем повторите шаги с третьего по пятый.

Убедитесь, что  в поле затем по выбран тот же столбец и что был сделан тот же выбор в поле порядок.

Повторите эти  операции для каждого дополнительного  цвета ячеек, шрифта или значка, которые  необходимо включить в сортировку.

 

 

 

 

 

                                                            Таблица

       

В колонке 2 в периоде «итого»  вставим  формулу   =СУММ(B3:B5), в итоге получим итог внутрихозяйственных расчётов.  В этой же колонке в периоде среднее значение вставим формулу =СРЗНАЧ(B3:B6), в итоге получим среднее значение  внутрихозяйственного расчёта.

Таким же образом нужно делать в  колонках 3,4,5,6.

В колонке 7 (Всего) нужно с помощью  формулы =СУММ(Bn:Bx) подсчитать итог за январь, февраль, март.  В периоде итого в этой же колонке, нужно использовать формулу =СУММ(G3:G5), с помощью формулы =СРЗНАЧ(G3:G6) подсчитаем среденее значение колонки 7.