Информационные технологии формирования сведений о среде управления: способы, средства, программные комплексы, нормы и правила

 
 

                                    

                                               Реферат 

по  предмету « Информационные технологии управления»

  на тему: «Информационные технологии формирования сведений о среде управления: способы, средства, программные комплексы, нормы и правила» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                 Введение 

     Постоянно возрастающий интерес к аналитическим  технологиям, рассматриваемым в  контексте систем управления, обусловлен, прежде всего, тем, что важнейшей  составной частью любого процесса управления являются действия по сбору и анализу  информации, содержание которых составляют оценка текущей ситуации и прогноз ее развития.

     Под ситуацией в данном случае понимается совокупность характеристик объекта  управления и среды его функционирования в некоторый момент времени. Оценка ситуации подразумевает вычисление значений этих количественных и качественных характеристик (как правило, с их объединением и обобщением) и их критериальное соотнесение с требованиями.

     Главным назначением автоматизированных информационных технологий является автоматизированное решение задач поддержки принятия управленческих решений. К таким задачам относятся:

     - оценка текущего и прогнозируемого состояния объекта управления и (или) среды его функционирования;

     - обнаружение и исследование скрытых закономерностей, факторов, тенденций и взаимосвязей;

     - обобщение информации как агрегация и интеграция сведений различного характера;

     - формирование альтернативных решений и выбор «оптимального» в соответствии с заданным критерием, а также результатами анализа сценариев развития ситуаций;

     - моделирование процесса эволюции состояния объекта в нестационарной неоднородной среде и т.д.

     Цель реферата – проанализировать способы, средства, программные комплексы, нормы и правила применения информационных технологий формирования сведений о среде управления.

     С этой целью я рассмотрела следующие задачи:

     - проанализировать понятие управленческой информации, ее свойства, требования, операции;

     - показать методику применения  информационных технологий формирования сведений о среде управления;

     - сделать на основе проанализированного материала выводы.

     При выполнении работы использована учебная  литература информационным технологиям  управления, по управлению организацией, а также статьи из периодических  изданий за последние годы и Интернет ресурсы.

 
 
 
 
 
 

1. Особенности управленческой информации 

1.1. Управленческая информация: свойства, требования, операции 

     Информационные  ресурсы являются в настоящее  время одними из наиболее дорогостоящих  и важных для успешного функционирования организации. Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях»¹, осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Управленческая информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешней средах. Само управление в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.

     Информация  обладает двумя свойствами, делающими  ее незаменимой в процессе управления²: способностью отображать события, процессы, явления; возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем.

     Требования  к управленческой информации (рис. 1):

     • объективность (отражение объективных  закономерностей посредством представления их в виде документа);

     • надежность (с определенной степенью риска, так как обеспечивает уверенность  в качестве полученных сведений и  возможности их использования в широком спектре проблем);

     • достоверность (с определенной вероятностью, так как чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т.е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество управленческой работы);

     • полнота (информация должна дать комплексное  видение, что обеспечивает рациональность ее использования);

     • логичность (в информационном сообщении должны быть причина, следствие и связь между ними; если связь отсутствует, то сообщение может утерять свою логичность);

     • доступность (краткость, наглядность, выразительность);

     • оптимальность;

     • оперативность; 

     Рис. 1. Оборот информации в организации

     

 

     • своевременность (с момента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и, в конце концов, вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации);

     • соответствие информации полномочиям  и компетенции субъекта управления;

     • возможность многократного использования;

     • соответствие информации диапазону управления субъекта;

     • релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т.д.

     Перечисленные требования на практике совместить весьма проблематично, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою очередь, критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения.

     Источники информации условно можно разделить  на две большие группы: внешние  и внутренние (рис. 2)³. 

     Рис. 2. Фазы формирования сведений о среде  управления

       

     Внешняя информация может быть получена различными путями:

     - во-первых, информация, являющаяся результатом деятельности других организаций и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, докладах на семинарах и совещаниях;

     - во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встреч и переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того, полученные от третьих лиц — покупателей, сотрудников государственных и частных кредитных, страховых, инвестиционных организаций;

     - в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т.п.;

     - в-четвертых, сведения из Интернета и долговременной памяти собственной компьютерно-информационной системы;

     - в-пятых, коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены из других источников.

     Внутренняя  информация — это информация о результатах (положительных или отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи — отчетов нижестоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т.п. Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т.е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме.

     Операции с управленческой информацией:

     - сбор;

     - производство (исследования, изобретения, разработки);

     - аналитико-синтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование);

     - кодировка (раскодировка);

     - хранение (материальный носитель);

     - преобразование;

     - передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);

     - сортировка (классификация по заданным признакам);

     - синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);

     - размножение;

     - использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);

     - оценка (зависит от потребности в ней);

     - контроль за эффективностью использования;

      - уничтожение (устаревание информации). 
 

2. Особенности применения информационных технологий при формировании сведений о среде управления

 

2.1. Информационные системы  как классификаторы сведений о среде управления 

     Вся разнородная и разновидовая информация должна быть упорядочена по определенным классификационным принципам для того, чтобы облегчить ее использование в управленческой деятельности. Упорядоченность информации предполагает создание в организации информационной системы, которая позволит удовлетворять потребности пользователей любого уровня путем обращения к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

     Информационные  системы, собирая и накапливая информацию, позволяют улучшать качество всех функций  менеджмента за счет полноты накопленной  информации и быстрого доступа к  данным. При этом системы обеспечивают поиск и аналитическую обработку нужных сведений, формируют опорные решения и подсказки, а также предоставляют консультации по различным областям знаний.

     Информационные  системы могут быть построены⁴.

     - по функциональному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей; результатом такого подхода зачастую является невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах, а придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях эволюционного развития организации будет резко снижать ценность информации;

     - по системному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации под определенный круг вопросов (рубрику) по единой системе, что устраняет дублирование, присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации.

     Любые информационные системы управления должны:

     • повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

     • обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

     • добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

     • согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

     • за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

     Возможны  несколько вариантов классификации  информационных систем.

     Первая классификация предложена Н.Н. Треневым⁵ (рис. 2). Она основывается на том основании, что информационные системы обеспечивают автоматизацию учета многочисленных внутриорганизационных потоков (административно-управленческих, информационно-аналитических, материально-финансовых), что оборачивается автоматическим сбором и накоплением сведений о текущем состоянии организации. В простейшем случае такая система превращается в базу данных — автоматическую систему учета.