Контрольная работа по дисциплине «Информационные технологии в экономике»

МИНОРБНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

« Пензенский Государственный Университет»

 

факультет заочного обучения

 

 

Контрольная работа

 

по дисциплине «Информационные технологии в экономике»

 

Вариант № 22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: студент

Гр.11ТЗЭЭ-31

 

______________

(подпись, дата)

 

Проверил

_____________

(подпись, дата)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пенза 2013

Автоматизация деловых процессов

Современная организация - это сложный комплекс, объединяющий в себе материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая при этом оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях возникает проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины.  
Кроме того, руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование. В результате этого эффективность большинства деловых процессов заметно снижается и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение - или так называемые "workflow"-системы.  
"Workflow"- технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ - от описания сценария взаимодействия сотрудников в карте или маршруте делового процесса ( в котором указывается, кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса) до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроля и мониторинга, замены исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников предприятия. Поэтому "workflow"- системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий.  
В основе технологии "workflow" лежат следующие базовые понятия: 
 
^ Деловой процесс (Business Process) - это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей. 
Объект - информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет); 
Событие - внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования,изменение ставки налога); 
Операция - элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

 
 
 
 
   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис 1. Концептуальная информационная модель

Исполнитель - должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор). 
Взаимоотношение между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рис. 1 
В рамках этой модели ПРОЦЕСС состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ. ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в составе ПРОЦЕССА. 
Помимо этого, к числу других основных понятий, с которыми манипулирует "workflow"-технология относятся следующие: 
Деловая процедура - это неделимый логический этап делового процесса.  
Описание процесса (Process definition) - формализованное описание процесса. Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Электронная модель процесса, представленная в виде графического изображения, называется картой делового процесса. 
Данные (Data) - информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса (например, сроки, даты) и вешние данные (например, документы в самых разнообразных форматах - текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.). При этом часть данных, называемых переменными делового процесса, обрабатывается по определенным правилам на том или ином этапе и может влиять на ход выполнения работ, то есть на порядок дальнейшей обработки данных и на последовательность перехода работы на другие этапы.  
Правила маршрутизации как раз и определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют несколько видов маршрутизации:

В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур:

1. Жесткая маршрутизация;
2. Свободная маршрутизация;
3. Гибридная маршрутизация.

В зависимости от порядка следования активизируемых процедур:

1. Последовательная маршрутизация;
2. Параллельнаямаршрутизация;  
   Смешанная маршрутизация.

Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры. Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску одной или нескольких последующих процедур. В случае необходимости, например, при изменении порядка функционирования аппарата управления, правила жесткой маршрутизации, заложенные в карте делового процесса могут быть изменены. 
Свободная маршрутизация ("ad-hoc"-маршрутизация) означает, что последовательность процедур делового процесса не известна заранее и определяется только в ходе его выполнения. В этом случае решение о запуске определенной процедуры предоставляется участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами. 
Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после завершения предыдущей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент времени может быть инициирована только одна процедура. 
Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса. 
Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процесса, называется заданием или работой и включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание или работа состоит из отдельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения. 
          В контексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности:

· Инициатор работы - это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора может входить контроль исполнения работы и приемка ее результатов.

· Исполнитель работы - это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Исполнитель при наличии соответствующих прав может перенаправлять работу, назначая новых исполнителей, то есть сам становится инициатором работ. Таким образом, поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности.

· Наблюдатель - это участник делового процесса, который отслеживает выполнение работы.

· Менеджер - сотрудник, имеющий возможность активно влиять на ход выполнения работы (замена исполнителей, изменение сроков).

 
СЭДО, использующие "workflow" - технологию, не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники.  
Инструменты (tools) - специализированные информационные системы (приложения), обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно взятой работой или заданием.  
Рассмотренная концептуальная модель служит основой программной реализации любой системы класса "workflow" . При этом каждая система должна обеспечивать решение трех следующих задач:

1. разработка описания бизнес-процесса;
2. управление выполнением бизнес - процесса;
3. интеграция используемых в процессе приложений.

Важнейшей особенностью технологии "workflow" является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес - процесс предприятия может быть представлен в виде процесса "workflow" , при следующих условиях:

· если этот процесс выделен;

· структурирован;

· выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

· периодически повторяется.

 
Первые три ограничения являются ответом на вопрос, «какие процессы можно описать», а последнее - «какие целесообразно». 
Системы электронного документооборота, построенные на принципах технологии "workflow" получили название систем автоматизации управления деловыми процессами (САДП)  
САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых процессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать в виде электронных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения заданий с учетом должностной иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реальном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим.  
Во-вторых, САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, которые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обеспечивает автоматическое перенаправление документов и заданий по различным инстанциям, формируя маршруты произвольной сложности для коллективной обработки информации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа.  
В-третьих, с помощью САДП может быть организован документооборот, включающий в себя не только организационно-распорядительные, но и специальные документы, например, чертежи или спецификации, платежные поручения. САДП в реальном времени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализировать деятельность организации или подразделения, а затем воплощает в жизнь новые управленческие решения.  
В-четвертых, важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы. 
Основным моментом при организации САДП является рассмотрение архитектуры этих систем. Архитектурное построение САДП различается по типу объекта, на который ориентирована система: 
- Ориентация на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками (отсюда появился термин маршрутизация). Системы, ориентированные на документ, в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов и поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и серверов. 
Основной слабостью такой системы является сложность в управлении правилами деловых процессов. Т.к. система с самого начала не была предназначена отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в системе не приводят к нужному результату. 
- ^ Ориентация на деловой процесс или задание, как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом: деловой процесс - задание - документ. Соответственно к заданию может быть прикреплен документ, а может и нет. В реальной жизни подход от задания или делового процесса является более общим, в отличие от документо-ориентированного подхода. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа (в реальных системах, эти функции отдаются на откуп системам управления документами), а в основном поддержке деловых процессов. 
Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах, является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае можно следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но в этом случае получают определенные недостатки, связанные с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но при удаленном доступе к базе необходимо использовать электронную почту. 
Создаваемая САДП должна иметь инструментальные средства, которые должны обеспечивать реализацию следующих функций : 
определение и описание деловых процессов;

· управление выполнением мониторинг деловых процессов;

· выполнение деловых процессов;

· взаимодействие с другими "workflow"-системами;

· интеграция используемых в процессе приложений.

 
Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. 
Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз.  
В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации  
При анализе всего многообразия предлагаемых систем специалисты выделяют следующие "workflow"-продукты: в России наибольшую популярность имеют такие системы как "OPTIMA- WorkFlow" (фирмы Optima), за рубежом используются такие системы, как "Staffware" (Staffware)др.  
Одной из первых "workflow"-систем, которая стала внедряться на предприятиях России, является система маршрутизации заданий и документов с контролем исполнения "WorkRoute II", разработанная российской компанией ВЕСТЬ АО. 
Основное назначение "WorkRoute II" - создание электронных моделей деловых процессов, автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. "WorkRoute II" позволяет указывать последовательно-параллельные маршруты прохождения заданий по подразделениям и отдельным исполнителям, определять условные ветвления процесса, совмещать преимущества жесткой и свободной маршрутизации, обеспечивать участников процесса необходимыми материалами, с соблюдением прав доступа к информации, и в реальном времени проводить анализ состояния работ. 
В состав комплекса входят все необходимые модули для создания, проверки правильности и имитации работоспособности карт бизнес-процессов, мониторинга трафика выполнения работ по отдельным этапам, переделки карт процессов, по которым запущены работы, и формирования пользовательского интерфейса. 
Определяя параметры для этапа бизнес-процесса, можно задать и площадку (офис), где он будет выполняться, что учитывает возможную территориальную распределенность организации или же местоположения вашего партнера, если у него стоит аналогичная система при выполнении совместного проекта. 
Одним из главных достоинств системы является наличие встроенного клиентского места, т.е. с помощью Редактора Карт создаете маршрут выполнения работы, проверяете правильность функционирования полученной модели и можно запускать работы по вновь созданной карте. 
У пользователя системы есть все необходимое для инициализации новых работ, выполнения и анализа запущенных работ в соответствии с теми правами, которые есть по отношению к работам, запущенным или выполненным по конкретному маршруту. 
Дополнительное удобство дает возможность группировок как работ, так и простых сообщений -- например, сначала вы желаете видеть, от кого пришла работа, далее объединяете ее по приоритетам, затем по статусам, датам и т.п. 
Наличие открытого программного интерфейса дает возможность встраивать функционал системы в уже существующие приложения или же выполнять интеграцию с различными офисными пакетами. 
Отображение информации делового процесса на этапах осуществляется с помощью экранных форм (карточек работ), создаваемых в соответствующем редакторе форм. Внешний вид формы может иметь несколько представлений и изменяться в зависимости от прав доступа пользователя и состояния внутренних переменных карты, например, определяющих факт возврата документа на доработку. В поля формы может выводиться информация о деловых процессах из базы данных "WorkRoute II" и из баз данных прикладных программ. 
Среди прочих стандартных элементов управления экранные формы могут содержать и командные кнопки, при нажатии которых будут выполняться действия, описываемые на макро-языке "WorkRoute II" Script Basic, являющемся подмножеством Visual Basic for Applications. 
В отличие от аналогичных продуктов, способных манипулировать только со структурированной информацией (состояние переменных или значение отдельных полей в базе данных), здесь также имеются средства работы с неструктурированными документами (подготовленными в MS Word или MS Excel). 
Для выполнения какой-либо работы имеется возможность реализовать конкретное (например Васильев И.Г) назначение или групповое, если желают оговорить только круг Исполнителей (допустим, работу должен выполнить сотрудник, входящий в группу «Бухгалтер»). 
В процессе выполнения работы можно всегда иметь возможность произвести замену сотрудников на выполнение определенной работы либо сделать полную подмену одного сотрудника другим. 
Управление выполнением работы позволяет знать, кто и чем занимается из сотрудников в данный момент, над чем из запланированных работ они будут задействованы. 
Это система поддержки управления, которая содержит встроенный и настраиваемый по желанию пользователя Генератор Отчетов, способный разобрать ход выполнения конкретной работы, позволяя делать всевозможные информационные срезы по работам, отдельным этапам, Исполнителям и группам Исполнителей, устанавливая при этом временные рамки. 
Являясь объектно-ориентированной системой, "WorkRoute II" позволяет определять для пользователей и групп различные права доступа -- просмотр, редактирование, удаление и т.п. -- к разным объектам системы: карте, этапу, переменной, документу, истории выполнения работы или этапа, генератору отчетов и т.д.  
При этом, часть пользователей могут иметь доступ к Редактору Карт, Редактору Форм, глобальному (по всем площадкам) или же локальному (текущая площадка) списку пользователей системы. 
Все операции доступа к системе фиксируются в системном журнале, к которому имеет доступ Администратор системы. Также имеется возможность определения субординации между отдельными пользователями и группами.  
Все действия в системе протоколируются в журнале, наряду с историей выполнения работы по каждому маршруту, что дает возможность с точностью до сотрудника определить виновного в том или ином происшествии. 
Система обладает открытым программным интерфейсом -- API и OLE Automation, что позволяет помимо прямого использования для создания систем документооборота легко встраивать ядро системы в уже существующие пользовательские приложения или же применять его в качестве интегрирующего звена для приложений. 
В настоящее время наиболее популярной среди систем этого типа является система "OPTIMA-WorkFlow" является интегрированным решением, созданным на базе программных продуктов фирмы Microsoft - офисных приложений MS Office и серверных приложений MS Windows NT/2000, MS SQL Server и MS Exchange Server. 
Использование системы в деятельности любой организации позволяет значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как: