Система управления базами данных Microsoft Access

Содержание

Введение …………………………………………………………………….....	3
1. Базы данных ...………………………………………………………………	4
2. Система управления базами данных Microsoft Access ………………......	11
Заключение ……………………………………………………………………	17
Список использованной литературы ………………………………………...	18

 

 

 

Введение

Значительная часть работы специалиста по рекламе сводится к поиску информации. Тщательный поиск позволяет находить новые сферы применения товара, узнавать о новых рынках, замечать новые тенденции. В современном информационно-ориентировочном обществе оперативный доступ к сведениям о рыночной ситуации является очевидным конкурентным преимуществом. В связи с этим особое значение приобретает эффективность способов организации, хранения, поиска и обработки накопительных данных.

Попытка понять потребителей для того, чтобы принимать эффективные рекламные решения, часто является причиной проведения маркетинговых исследований. Маркетинговые исследования заключаются в поиске определенного рода информации, которая впоследствии может быть интерпретирована в план действий и мероприятий.

Накопленная в ходе исследований информация обычно хранится в виде записей. Большое количество записей создает определенную трудность, поэтому для обеспечения эффективности работы с полученным массивом информации ее структурируют, представляют в виде данных. Для структурированных данных легко организовать хранение и быстрый доступ к ним.

Эти возможности реализуются с помощью информационных систем, которые предназначены для организации хранения и комплексного использования данных – банков и баз данных.

 

1. Базы данных

Современные технологии основаны на повсеместном применении ЭВМ (электронно-вычислительных машин) и оргтехники, активном участии пользователей в информационном процессе, широком использовании прикладных программ, на возможность у пользователя доступа к базам данных, в том числе и удаленным локальным и компьютерным сетям.

Комплекс аппаратных средств, которые функционируют на базе микропроцессорной и вычислительной техники, и программных средств и систем, обеспечивающих операции по сбору, накоплению, хранению, обработке и передаче информации, представляют компьютерные информационные технологии.

Одной из главных возможностей ЭВМ является хранение и обработка больших объемов информации. Эти возможности реализуются с помощью информационных систем, которые предназначены для организации хранения и комплексного использования данных – банков и баз данных.

Главное достоинство баз данных – возможность быстрого поиска, сортировки, отбора информации, создания отчета по заданной форме. Например, по номерам зачеток легко определить фамилии студентов.

Всякая информационная система имеет дело не с самими объектами, как реальными сущностями, а с их знаковыми отображениями-идентифика-торами, позволяющими отличить объект в группе однородных объектов. Характер отношений одних и тех же объектов может измениться и тогда изменится характер связей между элементами данных, который может оказать существенное влияние на структуру банка данных, как логическую, так и физическую.

Совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз и коллектива специалистов, обеспечивающих функционирование системы, образуют автоматизированный банк данных.

Основные функции банка данных – это информационное отображение предметной области, обеспечение хранения, обновления и выдачи необходимых данных пользователям. Составными частями любого банка данных являются база данных, система управления базой данных, прикладное программное обеспечение, администратор базы данных (рисунок 1).

Рисунок 1 – Схема банка данных и взаимодействия его составных частей

База данных – это совокупность хранимых во внешней памяти ЭВМ большого объема данных. Она представляет собой комплекс взаимосвязанных данных, предназначенный для обеспечения нужной информацией пользователей, каждый из которых имеет отношение к отдельным, чаще всего совместно используемым частям данных.

База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом, то есть это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, относящихся к определенной теме или задаче. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру и быть сформатирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось.

Функционирование системы управления базой данных основано на введении двух уровней организации базы данных – логического (с точки зрения хранения данных ЭВМ) и физического (с точки зрения использования данных в прикладных приложениях). Структуры физической и логической организации данных могут не совпадать.

Создание баз данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными. В базах данных собирается информация, организованная по определенным правилам, которые предусматривают общие принципы описания, хранения и манипулирования данными для того, чтобы с ними могли работать различные пользователи и программы.

Специалистов, работающих с базами данных, можно разделить на три категории: 1) конечные пользователи (те, кто вводят, извлекают и используют данные); 2) программисты и системные аналитики (те, кто пишут прикладные программы обработки данных, определяют логическую структуру базы данных); 3) администраторы.

Администратор базы данных – это лицо, отвечающее за выработку требований к базе данных во время ее проектирования, реализацию базы данных в процессе создания, эффективное использование и сопровождение базы данных в процессе эксплуатации. Администратор взаимодействует с конечными пользователями и программистами в процессе проектирования базы данных, контролирует ее работоспособность, отвечает за реорганизацию и своевременное обновление информации, удаление устаревших данных и восстановление разрушенных данных, обеспечение безопасности и целостности данных. На практике администратор не один человек, а группа специалистов, так как круг решаемых вопросов, особенно для многоуровневых систем обработки данных, превышает компетенцию одного человека.

Главными особенностями базы данных являются большой объем структурированной информации в какой-то предметной области, общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, их доступность для конечных пользователей.

Данные и информация – понятия взаимосвязанные, но не тождественные. Информация об объекте или отношениях объектов, выраженная в знаковой форме, пригодной для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека, образует данные. Ранее в базах данных хранились только данных. В настоящее время большинство систем управления базами данных позволяет размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или программно-аппаратными комплексами. В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация.

Например, в базе данных крупного банка есть все необходимые сведения о клиентах. Доступ к этой базе имеется у достаточно большого числа сотрудников банка, но среди них нет человека, который имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способен вносить единолично произвольные изменения в нее. База содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

Характерной особенностью данных является возможность переводить их из одной знаковой системы в другую без потери информации. Знаки структурно оформлены в виде фиксированной последовательность-записи, а каждое поле записи, в которое помещается знак, должно иметь интерпретацию с точки зрения предметной области, для которой создается банк данных.

Предметная область – однородная часть реального мира, представляющая интерес для конкретного исследования. Примеры простейших баз данных – телефонный справочник, расписание движения поездов, алфавитный или предметный каталог книг в библиотеке, результаты сдачи сессии студентами.

По технологии хранения данных различают два вида баз данных: централизованные и распределенные. Централизованные базы данных размещаются в памяти одной вычислительной системы, распределенные – состоят из нескольких частей, при этом отдельные части общей базы могут храниться на различных компьютерах.

Обобщенная технология работы с базами данных включает в себя несколько этапов:

1) построение инфологической  модели базы (определение назначения  и цели создания базы данных);

2) создание структуры таблиц базы данных (определение необходимых таблиц и их связей, полей, задание ключа)

3) ввод, поиск и обработка  данных, содержащихся в таблицах (создание форм, фильтров и запросов);

4) вывод информации из  базы данных (создание отчета).

Для построения информационно-логической модели необходимо выделить источники данных, определить, посредством каких параметров будут описываться объекты базы данных, уточнить решаемые в базе данных задачи и продумать проблемы, которые могут возникнуть в будущем.

Например, туристическое агентство создает информационную систему, автоматизирующую процессы учета договоров с клиентами и контроля исполнения заказов на путешествия. В базу данных информационной системы будет поступать следующая информация: название компании-клиента, данные о контактном лице, описание предмета договора (страна, число туристов, тур), дата начала исполнения договора, дата окончания исполнении договора, дата оплаты.

В операционных системах персональных компьютеров не предусматривается специальных средств для создания и обработки баз данных. Для обеспечения полного цикла операций с данными в базе данных необходим дополнительный комплекс прикладного программного обеспечения – система управления базами данных.

Система управления базами данных – универсальное программное средство, предназначенное для организации хранения и обработки логически взаимосвязанных данных и обеспечении быстрого доступа к ним.

Она должна обеспечивать пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы с данными нескольких пользователей.

Существуют универсальные системы управления базами данных, используемые для различных приложений – системы Microsoft Access, Micro-soft Visual FoxPro, Borland dBase, Borland Paradox, Oracle.

Они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства. Фактически у любой современной системы управления базами данных существует аналог, выпускаемый другой компанией, имеющий аналогичную область применения и возможности, любое приложение способно работать со многими форматами представления данных, осуществлять экспорт и импорт данных.

Общепринятыми являются технологии, позволяющие использовать возможности других приложений, например, текстовых процессов, электронных таблиц, графических пакетов и других, встроенные версии языков высокого уровня (чаще SQL и/или VBA) и средства визуального программирования интерфейсов разрабатываемых приложений.

Современный подход к управлению базами данных подразумевает также широкое использование технологии «клиент-сервер», особо актуальной для баз большого объема.

По способу доступа к данным базы данных различают две системы – файл-сервер и клиент-сервер. В системе файл-сервер одна из вычислительных машин (сервер) служит хранилищем централизованной базы данных, а доступ к базе осуществляется с других компьютеров (рабочих станций). Запрошенные данные в виде файлов базы передаются с файлового сервера на машины, осуществившие запрос, где затем средствами системы управления базами данных и выполняется их обработка. В системе клиент-сервер центральной машине отводятся не только функции хранения базы данных, но и задачи обработки данных в соответствии с запросом. Найденные и обработанные данные передаются от сервера к клиенту, по запросу последнего. При этом файлы базы данных никуда не пересылаются, на клиентских машинах отображается только итоговая информация.

Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс систем управления базами данных.

В работе с любой базой данных есть два различных режима: проектировочный и эксплуатационный (пользовательский). Создатель базы работает с ее структурой и имеет полный доступ к ней: создает новые объекты, задает их структуру, меняет свойства полей, устанавливает необходимые связи. Пользователь базы наполняет ее информацией и получает результат в в идее временных результирующих таблиц или отчетов.