Текстовой процессор Word:Создание таблиц и работа с таблицами Word

Текстовой процессор Word:Создание таблиц и работа с таблицами Word.

Тема: Текстовой процессор Word:Создание таблиц и работа с таблицами Word

(Контрольная работа по  дисциплине «Информатика»)

 

Набережные Челны-2009

 

 

Оглавление

Введение 2

Использование таблиц 4

Вставка таблицы в документ 6

Ввод текста в таблицу 7

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек 8

Регулировка размера ячеек 12

Перемещение и копирование строк, 14

столбцов и ячеек 14

Использование команд меню Таблица 15

Преобразование уже существующего текста в таблицу 18

Литература 19

 

 

Введение

В связи с  широким распространением вычислительной техники и внедрением в самые  различные сферы деятельности персональных компьютеров, функционирование любого предприятия или организации  сегодня не обходится без применения современных информационных технологий. Знание основ автоматизации процессов обработки, хранения и передачи информации таким образом становиться необходимым слушателю курсов переподготовки специалистов, чтобы быть конкурентно-способным на рынке труда и иметь возможность найти интересную и перспективную работу.

Текстовый редактор WORD предназначен для создания, просмотра, редактирования и форматирования официальных  и личных документов. Word позволяет  применять различные шрифты, вставлять  в документ электронные таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации  и звуковые комментарии, обеспечивает фоновую проверку орфографии. По своим  возможностям Word приближается к настольным издательским системам. Но в силу того, что использование данной программы  чрезвычайно удобно и не требует  от пользователя больших навыков  работы с аналогичными программными продуктами, Microsoft Word  получил широкое  распространение у различных  пользователей. Одними из первых оценили  возможности данной программы студенты. Word просто незаменим при создании всевозможных работ, таблиц, рефератов, курсовых и т.д.

Таблицы широко используются для более наглядного представления данных в деловой  корреспонденции, для упорядочения расположения сведений, содержащихся в документе. Таблица позволяет  красиво разместить абзацы друг относительно друга или относительно иллюстраций. Табличные данные вводятся в ячейки, которые образуются при пересечении строк и столбцов. В ячейку можно поместить любой объект документа: текст, графику и т.п. На пишущих машинках таблицы создают с помощью табуляции¹ и абзацных отступов, что требует больших затрат времени. Текстовый редактор позволяет автоматизировать процесс создания таблиц.

 

 

Использование таблиц

 

 

 

Таблицы Word являются исключительно мощным средством  для расположения текста в строках  и колонках. На рис. 1 показано, как  таблица Word выглядит на экране.

 

Форматирование абзаца	Сочетание клавиш	Комментарий
Увеличение левого отступа абзаца	CTRL + M	Отступ перемещается к следующей  позиции табуляции
Уменьшение левого отступа абзаца	CTRL + SHIFT + M	Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции

рис.1 Вид таблицы Word на экране Создание таблиц и работа с таблицами Word.docx

 

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает  новую и увеличивает высоту ячеек  (создать таблицу на рис. 1 с использованием символов табуляции было бы довольно сложно). Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок. Можно также образовывать простые базы данных, выполнять различные вычисления в таблице, задавая формулы для содержимого ячеек таблицы и создавать диаграммы по данным, хранящимся в строках или столбцах таблицы. Эти и другие действия выполняются командами из меню Таблица и Формат.

 

 

Вставка таблицы в документ

 

Чтобы создать  таблицу в том месте, где находится  курсор, достаточно нажать кнопку Вставить таблицу (Insert Table) на стандартной панели инструментов и перетащить выделение на соответствующее количество

вставка таблицы в документ

квадратов, посредством которых Word обозначает число строк и столбцов в таблице:

 

Новая таблица  состоит из строк и столбцов с  пустыми ячейками, отмеченных на экране пунктирными линиями сетки. Если их не видно, включите опцию Сетка(Gridlines) в меню Таблица(Table). Хотя сетка и не появляется в печатной копии документа, можно добавить элементам таблицы обрамление и заливку, которые будут напечатаны.

Совет

Если в  момент создания таблицы вы еще не знаете, сколько строк вам понадобится, просто создайте таблицу из одной  строки. Можно очень легко добавить к концу таблицы новые строки во время ввода текста  (однако с колонками дело обстоит чуть сложнее, так что постарайтесь указать их реальное количество).

 

Ввод текста в таблицу

 

Чтобы ввести текст в ячейку таблицы, щелкните на ячейке и наберите его точно  также, как в обычном абзаце. Обратите внимание на то, что при достижении правого края ячейки Word автоматически  переносит текст и увеличивает  высоту ячеек всей строки таблицы. Если нажать ENTER при наборе текста в ячейке, Word  вставляет новый абзац внутри ячейки (каждая ячейка может содержать один или несколько абзацев). Для редактирования и форматирования текста в ячейках таблицы применяются стандартные приемы Word.

Чтобы переместить  курсор в другую ячейку, щелкните на ячейке и воспользуйтесь клавишами  со стрелками. Есть и другой способ перейти к следующей ячейке (в порядок строк таблицы) и выделить ее содержимое-клавиша ТАВ. Перемещение к предыдущей ячейке осуществляется сочетанием клавиш SHIFT+TAB. Когда курсор находится в последней ячейке таблицы, нажатие клавиши ТАВ добавляет к таблице новую строку.

Совет

Чтобы вставить символ табуляции в ячейку таблицы, нажмите CTRL+TAB. Существует и некоторая странность - при вставке позиции табуляции по разделителю текст перемещается к ней медленно, даже не приходится вставлять символ табуляции в ячейку.

 

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

 

Перед тем, как  вставлять и удалять строки, столбцы  или группы ячеек необходимо предварительно выделить соответствующую часть  таблицы. Ячейка, строка или столбец  выделяются следующим образом:

После выделения  одной ячейки, строки или столбца  можно не отпускать мыши и перетаскиванием  добавить дополнительные ячейки, строки или столбцы. Другой способ выделения  группы расположенных рядом ячеек - установить курсор в ячейке и, удерживая  нажатой клавишу SHIFT, нажимать клавишу со стрелками. Если индикатор NUM LOCK на клавиатуре не горит, можно выделить всю таблицу с сочетанием клавиш ALT+5.

Добавление  целых строк или столбцов в  таблице происходит так:

1. Чтобы вставить новые строки в определенном месте таблицы, выделите строки, находящиеся непосредственно под этим местом; количество выделяемых рядов должно быть равно количеству вставляемых строк.

Чтобы вставить всего 1 строку, достаточно установить курсор в любом месте строки, над  которой вы хотите произвести добавление. Аналогично, для вставки столбцов выделите справа от места вставки  столько столбцов, сколько вы собираетесь  вставить. Чтобы добавить один столбец  необходимо выделить столбец справа от места вставки.

Нажмите кнопку Вставить строки (Insert Rows) или Вставить

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

3.столбцы (Insert Columns) на стандартной панели инструментов.

 

Для вставки  в таблицу используется всего  одна кнопка стандартной панели инструментов. Когда в таблице выделены строки, столбцы или ячейки, название кнопки меняется соответственно на Вставить строки, Вставить столбцы или Вставить ячейки (Insert Cells). Когда курсор просто находится в ячейке, кнопка называется Вставить строки. За пределами таблицы она получает название Вставить таблицу и применяется для создания в документе новых таблиц.

Кроме того, вы можете щелкнуть на выделенном фрагменте  таблицы правой кнопкой мыши и  выполнить в контекстном  меню² команду Вставить столбцы, Вставить строки или Вставить ячейки. В показанную ниже таблицу будут вставлены 2 строки.

В конце каждой ячейки Word хранит так называемый маркер ячейки, а в конце каждой строки - маркер конца строки. Эти маркеры можно сделать видимыми, если нажать кнопку Непечатаемые символы на стандартной панели инструментов. На этапе 1 приведенного выше алгоритма при вставке рядов необходимо включать в выделенный фрагмент маркеры конца строк, независимо от того, видны они на экране или нет. Чтобы вставить столбец с правого края таблицы, необходимо перед нажатием кнопки Вставить столбцы выделить столбец, состоящий из маркеров конца строк.

Как мы узнали ранее, можно вставить строку в конце  таблицы, нажимая клавишу ТАВ  в последней ячейке:

1. Выделите блок ячеек таблицы, количество и расположение которых совпадают с количеством и расположением вставляемых ячеек.

Вставка и удаление строк, столбцов и ячеек

Нажмите кнопку Вставить ячейки или щелкните на выделенном блоке правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить ячейки. Word открывает окно диалога Вставка ячеек, изображенное на рис. 2

рис.2 Окно диалога Вставка ячеек

 

3. Включите опцию Со сдвигом вправо (Shift Cells Right), чтобы при вставке новых ячеек Word сдвинул уже существующие ячейки вправо, или же опцию Со сдвигом вниз (Shift Cells Down), аналогично. Кроме того, можно выбрать опцию Вставить целую строку(Insert Entire Row) или Вставить целый столбец(Insert Entire Column), чтобы вставить полные строки или столбцы-даже если в таблице были выделены лишь отдельные ячейки.

Чтобы удалить  из таблицы строки, столбцы или  ячейки, достаточно выделить их и выполнить  команду Удалить строки(Delete Rows), Удалить столбцы(Delete Columns) или Удалить ячейки(Delete Cells) в меню Таблица. Кроме того, можно щелкнуть на выделенном фрагменте правой кнопкой мыши и выполнить в контекстном меню эти же команды. Если выделенный фрагмент не содержит полных строк или столбцов, Word открывает окно диалога Удаление ячеек, в котором указывается перестановка ячеек таблицы после удаления выделения.

Чтобы удалить  содержимое строк, столбцов или ячеек (т. е. Находящийся в них текст  или графику), но оставить сами ячейки, выделите строки, столбцы или ячейки и нажмите клавишу DEL.

 

Регулировка размера ячеек

 

Ширина столбца  в таблице изменяется перетаскиванием  линий сетки.

Для регулировки  ширины одной или нескольких ячеек  столбца (а не всего столбца) выделите ячейки перед перетаскиванием. В одном столбце могут  находиться разной ширины.

Совет

Можно заставить Word автоматически изменять ширину одного или нескольких столбцов по ширине находящегося в них текста. Для  этого выделите столбец и сделайте двойной щелчок на крайней правой линии сетки в выделенном фрагменте.

 

Определенные  клавиши, нажатые во время регулировки  ширины столбца, влияют на то, как Word поступает  с шириной ячеек справа от перетаскиваемой  линии сетки:

 

Нажатая во время перетаскивания клавиша	Действия Word
нет	Пропорционально изменяет ширину всех ячеек справа, без изменения общей  ширины столбца.
Shift	Изменяет только ширину ячеек, находящихся  вплотную справа, без изменения общей  ширины таблицы.
Ctrl	Устанавливает равную ширину для всех ячеек справа, без изменения общей ширины таблицы.
Shift+Ctrl	Не меняет ширину ячеек справа. Изменяется общая ширина таблицы.

Регулировка размера ячеек

Обратите  внимание - при перетаскивании крайней левой линии сетки изменяется отступ, отделяющий выделенные строки таблицы от левого поля документа.

Word автоматически  перетаскивает высоту строки  таблицы под высоту содержащегося  в них текста. Однако можно  назначить строке минимальное  или точное значение высоты  командой Высота и ширина ячейки (Cell Height and Width) в меню Таблица. Все ячейки в одной строке всегда имеют одинаковую высоту.

 

 

Перемещение и копирование строк,

столбцов и ячеек

 

Чтобы переместить  на новое место в таблице целые  строки или столбцы, выделите их и  мышью перетащите на новое место. Строки или колонки пропадают  на своем бывшем месте и появляются на новом. Чтобы строки и столбцы  копировались, а не перемещались,  удерживайте нажатой во время  перетаскивания клавишу CTRL. При выделении строк таблицы необходимо включать в выделение маркеры конца строк, в противном случае перемещается или копируется только содержимое ячеек.