Переговоры как разновидность общения

1.1 Переговоры как разновидность общения

Переговоры – специфический  вид деловой коммуникации, имеющий  свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. [4]

Переговоры как особая форма социального взаимодействия имеют давнюю историю. Люди испокон веков ведут переговоры, заключая торговую сделку или завершая войну мирным соглашением, договариваясь о разделе имущества или собирая караван кораблей на поиски новых неизведанных земель. Однако объектом широкого научного исследования переговоры становятся лишь во второй половине XX века, когда искусству их ведения стали уделять особое внимание.[7]

Мир переговоров чрезвычайно  обширен. Это очевидно уже потому, что разные сферы общественной деятельности предполагают разные сюжеты переговоров.[3]

Несомненно, что переговоры – это неотъемлемая часть деловых  контактов. И их успех зависит не только от хорошего знания предмета обсуждения, но и от владения техникой ведения переговоров, которая вряд ли может быть представлена в виде некоего исчерпывающего набора готовых рецептов. Чтобы грамотно и уверенно вести переговоры, важно понимать, в чем состоит их специфика, какие цели ставят перед собой участники, какова общая модель переговорного процесса.

Необходимо учитывать  и тот факт, что переговоры, имеющие  место как в рамках сотрудничества, так и в условиях конфликта, обязательно предполагают общение участников.

Переговоры как одна из разновидностей общения имеют ряд  отличительных особенностей. Важная особенность переговоров состоит в том, что они ведутся в условиях ситуации с разнородными интересами сторон, то есть их интересы не являются абсолютно идентичными или абсолютно противоположными. Обратимся к следующему примеру. В составе делегации фирмы, формируемой для деловой поездки, скажем в США, есть одно вакантное место. На него претендуют двое. Но один из сотрудников стремиться попасть в состав делегации потому, что для него это возможность лишний раз встретиться с братом, проживающим в США. Другой же рассматривает включение в состав делегации как признание его профессионализма, высокую оценку его деятельности, знак благожелательного отношения руководства фирмы. Есть и то, что объединяет оппонентов: они связаны совместной деятельностью и не планируют менять место работы.

Сложное сочетание многообразных  интересов делает участников переговоров взаимозависимыми. В этом заключается еще одна особенность переговорного процесса. Его участники ограничены в своих возможностях односторонним путем реализовать собственные интересы. Вернемся к приведенному выше примеру. Если кто-то из оппонентов решил, добиваясь цели, воспользоваться имеющимися каналами влияния на руководство фирмы, то это вызовет обострение отношений с коллегой, ухудшение морально-психологического климата в группе и может привести к конфликту. И чем больше стороны зависят друг от друга, тем важнее для них договориться путем переговоров.

Взаимозависимость участников переговоров позволяет говорить  о том, что их усилия направлены на совместный поиск решения проблемы.

Итак, переговоры в деловом  общении – это процесс взаимодействия сторон с целью достижения согласованного и устраивающего их решения. [7] Цель переговоров – найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта.[4]

1.2.         Стратегии ведения переговоров  и динамика переговоров

Вступая в переговоры, участники  могут использовать различные стратегии их ведения. Выбор той или иной стратегии зависит от ситуации, в которой ведутся переговоры, готовности сторон реализовать интересы друг друга, понимания успеха переговоров их участниками. Выделяют две основные стратегии ведения переговоров:

1)  позиционный торг, ориентированный  на конфронтационный тип поведения;

2) переговоры на основе  взаимного учета интересов, что  предполагает партнерский тип поведения сторон. Каждая из обозначенных стратегий имеет свою специфику.

Позиционный торг представляет собой такую стратегию ведения  переговоров, при которой стороны ориентированы на конфронтацию и ведут спор о конкретных позициях.[7]

Конфронтационный подход к переговорам – это противостояние сторон, а стол, за которыми они ведутся, - своеобразное поле битвы, где участники переговоров – «солдаты», их главная задача состоит в «перетягивании каната» по типу «кто-кого». Степень такой конфронтации различна: от стремления «выторговать» как можно больше до попыток не только получить максимально возможное, но и не дать партнерам реализовать свои интересы. [4]

В целом позиционный торг имеет следующие особенности:

     участники  переговоров стремятся к реализации  собственных целей в максимально полном объеме, мало заботясь о том, насколько оппоненты будут удовлетворены итогами переговоров;

     переговоры  ведутся на основе первоначально  выдвинутых крайних позиций, которые стороны стремятся отстаивать;

     подчеркивается  различие между сторонами, а  сходство, даже если оно имеется, часто отвергается;

     действия участников  направлены, прежде всего, друг  на друга, а не на решение проблемы;

     стороны стремятся  скрыть или исказить информацию  о своих истинных намерениях и целях;

     перспектива  провала переговоров может подтолкнуть  стороны к определенному сближению и попыткам выработать компромиссное соглашение, но совместные действия при этом носят вынужденный характер;

     в результате  зачастую достигается соглашение, удовлетворяющее каждую из сторон  в меньшей степени, чем это могло бы быть.

Выделяют два стиля  позиционного торга: мягкий и жесткий. Жесткий стиль предполагает стремление твердо придерживаться выбранной позиции  с возможными минимальными уступками, мягкий – ориентирован на ведение  переговоров через взаимные уступки  ради достижения соглашения. В ходе торга выбор одной из сторон мягкого  стиля делает ее позицию уязвимой для приверженца жесткого стиля, а итог переговоров – менее  выгодным. Однако, с одной стороны, реализация каждой из сторон жесткого стиля может привести к срыву переговоров (и тогда интересы участников вообще не будут удовлетворены). 

Американские исследователи  Р. Фишер и У. Юри отмечают следующие основные недостатки позиционного торга:

1)     приводит  к неразумным соглашениям, то  есть таким, которые в той  или иной степени не отвечают интересам сторон;

2)     не эффективен, так как в ходе переговоров  растет цена достижения договоренностей и затрачиваемое на них время, а также возрастает риск того, что соглашение вообще не будет достигнуто;

3)     угрожает  продолжению отношений между  участниками переговоров, так  как они считают друг друга  чуть ли не врагами, а борьба  между ними ведет, как минимум, к нарастанию напряженности, если не к разрыву отношений;

4)     может усугубить  ситуацию, если в переговорах  принимает участие более двух сторон, и чем больше число сторон, вовлеченных в переговоры, тем серьезнее становятся недостатки, свойственные этой стратегии. 

При всех этих недостатках  позиционные торг весьма часто используется в различных ситуациях, особенно в тех случаях, когда речь идет о разовом взаимодействии, и стороны не стремятся наладить долговременные взаимоотношения. Кроме того, позитивный характер торга проявляется в том, что отказ от него может означать отказ от ведения переговоров вообще. Однако, выбирая стратегию позиционного торга, стороны должны ясно представлять, к каким результатам могут привести такие переговоры.

В отличие от позиционного торга, который ориентирован на конфронтационный тип поведения участников, переговоры на основе взаимного учета интересов являются реализацией партнерского подхода. Эта стратегия предполагает взаимное стремление сторон к выработке решения, максимально удовлетворяющего интересы каждой из них.[7]

Партнерский подход реализуется  путем совместного с партнером  анализа проблем и поиска взаимоприемлемого решения, при котором в выигрыше оказываются оба участника. Если стороны настроены на сотрудничество, есть вероятность, что они добьются обоюдного выигрыша, причем выгода при этом, не обязательно будет равноценной. [4]

Переговоры на основе взаимного  учета интересов предпочтительнее: ни одна из сторон не получает преимуществ, и участники переговоров рассматривают достигнутые договоренности как справедливое и наиболее приемлемое решение проблемы. Это, в свою очередь, позволяет оптимистично оценивать перспективы пост переговорных отношений, развитие которых осуществляется на столь прочной основе. Кроме того, соглашение, позволяющее максимально удовлетворить интересы участников переговоров, предполагает, что стороны будут стремиться к соблюдению достигнутых договоренностей без какого-либо принуждения.

Стратегию ведения переговоров  на основе взаимного учета интересов, при всех имеющихся достоинствах, не следует абсолютизировать, поскольку  при ее реализации возникают определенные трудности:

1)     выбор этой  стратегии не может быть сделан  в одностороннем порядке. Ведь  основной ее смысл состоит  в ориентации на сотрудничество, которое может быть только  обоюдным;

2)     использование  этой стратегии переговоров в  условиях конфликта становится проблематичным потому, что конфликтующим сторонам весьма непросто, оказавшись за столом переговоров, сразу же перейти от конфронтации и противоборства к партнерству. Им требуется определенное время для изменения взаимоотношений;

3)     эта стратегия  не может считаться оптимальной  в тех случаях, когда переговоры ведутся по поводу ограниченного ресурса, на обладание которым претендуют участники. В этом случае взаимоисключающие интересы скорее требуют решения проблемы на основе компромисса, когда раздел предмета разногласий поровну воспринимается сторонами как наиболее справедливое решение.

При реализации в процессе переговоров позиционного торга  или стратегии их ведения на основе взаимного учета интересов следует  соотносить свой выбор с предполагаемыми  результатами, учитывать специфику  каждого подхода, его достоинства и недостатки. Кроме того, жесткое разграничение этих стратегий возможно лишь в рамках научного исследования, в реальной же практике переговоров они могут иметь место одновременно. Речь идет лишь о том, на какую стратегию участники переговоров ориентируются в большей степени.

2. Стадии переговорного  процесса

Переговоры представляют собой неоднородный процесс, включающий несколько стадий, каждая из которых отличается своими задачами. Самая простая и в то же время содержательная модель переговорного процесса предложена  М. М. Лебедевой в работе «Вам предстоят переговоры». В соответствии с этим подходом можно выделить три стадии переговоров:

1.     подготовка к переговорам;

2.     процесс ведения переговоров;

3.     анализ результатов  переговоров и выполнение достигнутых  договоренностей.[7]

2.1Подготовка к переговорам

Чтобы достичь успеха на переговорах, необходима тщательная, как  долгосрочная, так и краткосрочная (непосредственно перед тем как сесть за стол переговоров), подготовка.[4] Тщательная подготовка к переговорам – это залог их успешного проведения. Зачастую люди испытывают соблазн идти по пути наименьшего сопротивления и экономят время и силы на подготовке к переговорам. Представьте себе простую жизненную ситуацию: оказавшись в незнакомом городе, вы решили добраться куда-либо на такси. Велика вероятность того, что доставят вас на место, выбрав самый длинный и дорогой маршрут. Если такое произойдет, значит, вы заплатили за то, что не подготовились к данной ситуации. Даже этот простой пример демонстрирует важность подготовительной работы, в условиях же деловых переговоров она является совершенно необходимой.

Подготовительный период может начаться задолго до фактического начала переговоров и включает два  основных аспекта: организационный  и содержательный.Вне зависимости от темы предстоящих переговоров в ходе их подготовки стороны должны согласовать ряд вопросов процедурного характера. Прежде всего, необходимо осуществить выбор места и времени встречи. Здесь могут быть реализованы различные варианты. [7]

Где предпочтительнее проводить  переговоры – в своем офисе  или на территории оппонента? Каждый из этих вариантов имеет свои преимущества. Если встреча происходит на вашей  территории то плюсы таковы:

1.     всегда можно  посоветоваться с партнерами  или лицом, поручившим вести переговоры, и если нужно – заручиться одобрением и поддержкой;

2.     оппонент  не имеет возможности по собственной  инициативе свернуть переговоры  и уйти, что ему было бы нетрудно  сделать при нахождении на  своей территории;

3.     вы можете  заниматься и другими делами, а также будете окружены привычными удобствами;

4.     психологическое  преимущество – на вашей стороне:  оппонент пришел к вам, а  не вы к нему;

5.     это экономит  время и деньги на дорогу;

6.     вы можете  так организовать пространственную  среду, чтобы эффективно использовать возможности невербальной информации.[4]

Перед встречей необходимо подготовить помещение: на столах не должно быть никаких лишних документов, сейфы и шкафы должны быть заперты, на столе должны лежать блокноты, карандаши, сигареты, спички, пепельницы, стоять вода, фужеры. Не следует ставить на стол бутерброды, фрукты, конфеты, так как люди собираются не закусывать, а работать. Бутерброды, чай (или кофе), фрукты и т.д. подают в том случае, если беседа длится в течение многих часов.

Если встреча проводится как гостевая (первый или прощальный визит), то можно предложить гостям чашку кофе или чая. В редких и  особо торжественных случаях, в частности, когда люди хорошо и долго знают друг друга, можно предложить к кофе небольшую рюмку коньяка или ликера.

Если вы поставили на стол пепельницу, это является сигналом, что можно курить, однако прежде нужно спросить разрешения у присутствующих женщин. Если пепельницы на столе нет, курить нельзя. В этом случае должно быть подготовлено помещение для курения.

Комната для переговоров  должна иметь надлежащий вид. В ней  должно быть очень чисто, не душно и не шумно. Стулья и кресла должны быть удобными и не располагаться напротив окон: может помешать солнечный свет, отвлечь неблаговидный пейзаж. 

Встречать прибывших иностранных  гостей у входа в ваше здание следует не руководителю фирмы, а кому-нибудь из сотрудников, лучше симпатичной и приветливой девушке. Она должна проводить гостей в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться.[2]