Этикет делового письма

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По (дисциплине): Культура речи и деловое общение

На тему: Этикет делового письма

 

 

 

 

                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание:

 

1. Функции делового письма

2. Общие требования к языку  делового письма

3. Этикетные ритуалы делового  текста

4. Основные виды деловых писем

5. Заключение

6. Список литературы

7. Практическая часть

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В повседневной жизни нередко приходится писать заявления, резюме, служебные письма и записки, акты и справки и  поэтому нам необходимы умения и  навыки в составлении этих документов, а значит необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а  именно: точность, краткость, ясность  излагаемого содержания, единая внешняя  форма, стандартное расположение текста и реквизитов.

Составляя   официальные   письма,   мы   никогда   не задумываемся о том,  что  эта  практика  восходит  еще  с  древности. Способы оформления и  работы  с  ней  создавались  и  шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Функции  делового письма.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Общие требования  к языку делового письма.

Письмо может создать или хорошую репутацию человеку или фирме, или напротив, плохую, поэтому  одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью  и точностью - качествами неотъемлемыми  в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным  деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе, должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Этикетные  ритуалы делового текста.

В письменной речи использование этикетных средств  остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письмо-приглашение, письмо-поздравление, письмо-соболезнование) или социальным статусом адресата, но главным правилом переписки — лица, участвующие в ней, должны быть вежливы и пунктуальны, заставлять корреспондента ждать недопустимо. За рубежом принято, что ответ на любое письмо должен быть дан в течение недели; у нас в стране ситуация несколько отличается, однако с точки зрения этикета нельзя заставлять партнера ждать слишком долго. Если обстоятельства складываются так, что ответ в установленный срок дать нельзя, рекомендуется с извинениями сообщить об этом адресату, указав объективные причины задержки ответа и примерный срок окончательного решения. В служебной переписке не используют категоричный тон, иронические или тем более грубые выражения. То, что можно смягчить в личном общении интонацией или легкой улыбкой, в письме будет воспринято в буквальном смысле; поэтому этикет делового письма требует, чтобы выражения, которые могут показаться кому-то резкими, смягчались использованием глаголов в сослагательном наклонении (например: «Нам бы не хотелось распространять информацию о наших клиентах без их ведома») или вводными конструкциями (например: «К сожалению, наша организация не располагает сейчас необходимыми материалами…»). Этикет способствует тому, что, как бы в данный момент ни складывались отношения с партнером по служебной переписке, надежда на возможность сотрудничества в будущем тем не менее должна сохраниться. Больше всего затруднений вызывает обычно вопрос, как правильно с точки зрения этикета обратиться к адресату. Самым распространенным и нейтральным является использование в письме обращения к адресату по имени-отчеству с добавлением прилагательного «уважаемый», причем обращение размещается посередине листа двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Адресат», например:

Уважаемый Иван Иванович!

Если автор  письма не знает имени-отчества адресата, а располагает лишь сведениями о  его фамилии, допускается использовать в обращении выражение «Уважаемый коллега (Иванов)!» или «Уважаемый господин Петров!» Прилагательное «Уважаемый» прекрасно сочетается также с наименованием звания, должности или социального положения, например: «Уважаемый господин предприниматель!», «Уважаемый господин директор!». Если письмо адресовано известному деятелю культуры, науки или искусства, вместо слова «уважаемый» лучше использовать его синонимы «многоуважаемый» или «глубокоуважаемый» в сочетании с именем-отчеством адресата, например: «Глубокоуважаемый Юрий Владимирович!» К судье принято обращаться «Ваша честь» (хотя Гражданский процессуальный кодекс РФ рекомендует обращение «Уважаемый суд»). Обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке также допускается только в сочетании с именем-отчеством и подразумевает наличие длительных и особенно доверительных отношений с адресатом.

Особое внимание надо уделить правильному написанию  наименования должности, фамилии, имени  и отчества в адресе и приветствии. Ведь ничто так не портит впечатление, как неправильно написанная фамилия  или имя. Прежде чем писать письмо, нужно сформулировать цель его составления  и тщательно подойти к выбору фактов и аргументов. Письмо должно быть написано в дружеском тоне, располагающем к сотрудничеству. Каждая фраза должна соответствовать  достижению желаемого эффекта. Однако самыми важными в письме являются первый и последний абзацы. Первый абзац письма должен содержать краткое  изложение существа дела, но написать его надо так, чтобы первые фразы  не настраивали адресата против автора письма, а, напротив, учитывали точку зрения адресата, его желания, интересы и потребности. В заключительной фразе письма рекомендуют выразить надежду на плодотворное сотрудничество. Перед подписью обычно пишут «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Из переписки на иностранных языках в русскую корреспонденцию перекочевало выражение «Искренне Ваш(а)». Этикет требует, чтобы ответ на письмо, автором которого является руководитель организации, подписывало должностное лицо равного ему ранга, т. е. тоже руководитель организации. Однако если инициативное письмо было подписано заместителем руководителя, то ответ может быть подписан как заместителем, так и самим руководителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Основные  виды деловых писем.

По функциональному  признаку деловые письма делятся  на инициативные письма и письма ответы. Обязательного ответа требуют просьбы, письма-обращения, коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация).

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления  констатируют свершившийся факт и поэтому  не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делятся  на обычные и циркулярные. Циркулярное  письмо направляется из одного источника  в несколько адресов.

По структурным  признакам деловые письма делятся  на регламентированные (стандартные) и  нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется  в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое  письмо представляет собой авторский  текст, реализующийся в виде формально-логического  повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делятся  на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает  одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается  письмо, содержащее однотипные и разнотипные  аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

 

1. Письмо-просьба.

Количество  ситуаций, вызывающих необходимость  обращения с просьбой от имени  юридического лица, не поддается учету: получение информации, высылка каталогов, прейскурантов, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и т.д.

Физическим  лицам в форме просьбы пишутся  заявления, неофициальные служебные  записки. Почти все многоаспектные письма содержат просьбу.

2. Сопроводительное письмо.

Сопроводительные  письма составляются для сообщения  адресату о направлении, каких либо документов, материальных ценностей. Сопроводительные письма выполняют важную функцию  контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем  функцию ярлыка.

3. Письма-подтверждения.

Письма-подтверждения  направляются для подтверждения  получения документов и материалов-писем, телексов, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, телеграммы или состоявшегося телефонного разговора.

4. Письмо  напоминание.

Письмо-напоминание  следует направлять тогда, когда  не удается с помощью переговоров  или личного контакта получить необходимый  ответ или добиться принятия нужного  решения. Письмо-напоминание состоит  из двух логических элементов: напоминания  о выполнении принятых решений, договоренностей  и указания мер, которые будут  приняты в случае их невыполнения.

5. Письмо  сообщение.

Такие письма отправляются при необходимости  сообщения, о каких - либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п.) Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

6. Письмо  приглашение.

Письмо-приглашение  может быть адресовано конкретному  лицу, или нескольким лицам, или массовому  адресату. При официальном приглашении  большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так  и тексты-трафареты. Система факсовой связи сегодня облегчает задачу распространения корреспонденции. Однако, учитывая фактор адресата, нужно  иметь в виду, что приглашение, направленное конкретному лицу, должно быть, отправлено по почте, особенно в  торжественных случаях.

7. Письмо  благодарность.

Письмо-благодарность  направляется для выражения благодарности  за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в  каком-либо мероприятии, спонсорскую  помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено  требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.

8. Гарантийное  письмо.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения  определенных обещаний или условий  и адресуются организации или  отдельному лицу.

Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качества товара, сроки его  поставки, оплата полученной продукции  и т.п. Эти аспекты могут составить  содержание целого письма или войти  в текст письма в качестве его  составляющей.

9. Письма-запросы.

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда  невозможно решить вопрос лично или  по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

10. Коммерческие  письма.

Коммерческий  запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. В запросе указываются наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

11. Ответ  на запрос.

При ответе на запрос, если продавец не может сразу  выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором  сообщает необходимую информацию, в  частности:

- о принятии запроса к рассмотрению;

- о выяснении  возможностей поставки товара, интересующего  покупателя;

- об отказе  поставить товар, интересующий покупателя;

- об изменении  условий запроса (изменении количества  товара, марки и т.п.)

- об обещании  направить предложение на поставку  товара, интересующего покупателя.