Деловое общение, его виды и формы

 

Деловое общение, его виды и формы

Искусство общения, знание психологических  особенностей и применение психологических  методов крайне необходимы специалистам, работа которых предполагает постоянные контакты типа "человек-человек" - политикам, бизнесменам, менеджерам и  многим другим. Таким образом, умение строить отношения с людьми, находить подход к ним, расположить их к  себе нужно каждому. Это умение лежит  в основе жизненного и профессионального  успеха. Необаятельный, угрюмый человек  будет испытывать затруднения в  общении с коллегами, ему сложно будет устанавливать контакты с  деловыми партнерами, добиваться успехов  на переговорах. Залог успеха любых  начинаний делового человека, какую  бы задачу он ни решал, - создание климата  делового сотрудничества, доверия и  уважения.

Общение с людьми - это наука  и искусство. Здесь важны и  природные способности, и образование. Именно поэтому тот, кто хочет  достичь успеха во взаимодействии с  другими людьми, должен учиться этому. В зарубежных странах учебных  заведениях проблеме общения уделяется  огромное внимание. В обучающие программы  обязательно включаются этика и  психология делового общения, большим  успехом пользуются социально-психологические  тренинги по общению, издаются многочисленные пособия, способствующие освоению и  применению психологических приемов  делового общения.

Деловое общение - это процесс  взаимосвязи и взаимодействия, в  котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или  реализацию определенной цели.

Деловое общение можно условно  разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).

Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное, в нем непосредственно действуют социально-психологические механизмы.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что  в его процессе ставятся цель и  конкретные задачи, которые требуют  своего решения. В деловом общении  мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без  потерь для обеих сторон). В обычном  дружеском общении чаще всего  не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение  можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение реализуется  в различных формах:

- деловая беседа;

- деловые переговоры;

 

 

 

- деловые совещания;

- публичные выступления.

Далее я буду рассматривать психологические  особенности непосредственных участников делового общения, их умение и возможность  влиять на партнера, способность добиваться эффективных результатов.

2. ДЕЛОВАЯ БЕСЕДА КАК  ОСНОВНАЯ ФОРМА ДЕЛОВОГО

ОБЩЕНИЯ

Практика деловых отношений  показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как партнеры (собеседники) умеют налаживать контакт  друг с другом. При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространенной и  чаще всего применяемой.

Понятие "деловая беседа" весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт  между партнерами, связанными деловыми отношениями.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить  собеседника в обоснованности вашей  позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой  беседы - убедить партнера принять  конкретные предложения.

Деловая беседа выполняет ряд важнейших  функций.

К их числу относятся:

- взаимное общение работников  из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение  и оперативная разработка рабочих  идей и замыслов;

- контроль и координирование  уже начатых деловых мероприятий;

- поддержание деловых контактов;

- стимулирование деловой активности.

Основными этапами  деловой беседы являются:

- начало беседы;

- информирование партнеров;

- аргументирование выдвигаемых  положений;

- принятие решения;

- завершение беседы.

Максимальную трудность представляет для собеседников начало беседы. Партнеры очень хорошо знают суть предмета, цель, которую они преследуют в данном общении, четко представляют результаты, которые они

 

 

 

 

хотят получить. Но практически всегда появляется «внутренний тормоз», когда  речь идет о начале беседы. Как начинать? С чего начинать? Какие фразы более  всего подходят? Некоторые партнеры допускают ошибку, игнорируя этот этап, переходят сразу к сути проблемы. Можно, образно говоря, сказать, что  они переходят к началу поражения.

Образно говоря, этот процесс можно  сравнить с настройкой инструментов перед концертом. В любом случае на этом этапе беседы нужно выработать правильное и корректное отношение  к собеседнику. Ведь начало беседы - это своеобразный мостик между нами и собеседником.

На первой фазе беседы ставятся следующие задачи:

- установить контакт с собеседником;

- создать благоприятную атмосферу  для беседы;

- привлечь внимание к теме  разговора;

- пробудить интерес собеседника.

Как ни странно, многие беседы заканчиваются, так и не успев начаться, особенно если собеседники находятся на разных социальных уровнях (по положению, образованию  и т.д.). Причина заключается в  том, что первые фразы беседы оказываются  слишком незначительными. Следует  иметь в виду, что именно несколько  первых предложений часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушать  нас или нет. Собеседники обычно более внимательно слушают именно начало разговора - часто из любопытства  или ожидания чего-то нового. Именно первые два-три предложения создают  внутреннее отношение собеседника  к нам и к беседе, по первым фразам у собеседника складывается впечатление о нас.

Ниже приведены несколько типичных примеров так называемого самоубийственного  начала беседы.

Так, следует всегда избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Негативные примеры: "Извините, если я помешал..."; "Я бы хотел  еще раз услышать..."; "Пожалуйста, если у вас есть время меня выслушать...".

Нужно избегать любых проявлений неуважения и пренебрежения к собеседнику, о которых говорят следующие  фразы: "Давайте с вами быстренько рассмотрим..."; "Я как раз  случайно проходил мимо и заскочил к вам..."; "А у меня на этот счет другое мнение...".

Не следует своими первыми вопросами  вынуждать собеседника подыскивать  контраргументы и занимать оборонительную позицию. Хотя это логичная и совершенно нормальная реакция, в то же время  с точки зрения психологии это  промах.

Существует множество способов начать беседу, но практика выработала ряд "правильных дебютов". Вот  некоторые из них.

 

 

 

 

1. Метод снятия напряженности позволяет установить тесный контакт с собеседником. Достаточно сказать несколько теплых слов - и вы этого легко добьетесь. Нужно только задаться вопросом: как бы хотели чувствовать себя в вашем обществе собеседники? Шутка, которая вызовет улыбку или смех присутствующих, также во многом способствует разрядке первоначальной напряженности и созданию дружеской обстановки для беседы.

2. Метод "зацепки" позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, сравнение, личные впечатления, анекдотичный случай или необычный вопрос.

3. Метод прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит следующим образом: мы вкратце сообщаем причины, по которым была назначена беседа, быстро переходим от общих вопросов к частному и приступаем к теме беседы. Этот прием является "холодным" и рациональным, он имеет прямой характер и больше всего подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

Очень важно помнить о нашем  личном подходе к беседе. Основное правило заключается в том, что  беседа должна начинаться с так называемого "вы-подхода". "Вы-подход" - это умение человека, ведущего беседу, поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять. Зададим себе следующие вопросы: "Что бы нас интересовало, будь мы на месте нашего собеседника?"; "Как бы мы реагировали на его месте?". Это уже первые шаги в направлении "вы-подхода". Мы даем собеседнику почувствовать, что мы его уважаем и ценим как специалиста.