Деловое совещание

Деловое совещание.

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ. Кроме деловых бесед  и коммерческих переговоров в  предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Они классифицируются в зависимости от содержания и важности, а также места, времени и продолжительности работы и вынесенных на обсуждение проблем. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе и не соответствующих решениям администрации.

Чаще всего  деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение;

- если решение  вопроса затрагивает интересы  одновременно нескольких структурных  подразделений организации или  фирмы;

- если для  решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников.

Практика деловой  жизни показывает, что деловые  совещания более эффективны, чем  просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, т.к. пожирают дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы. Поэтому прежде чем собирать очередное совещание, следует подумать о необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предполагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания, но если оно целесообразно, то прежде всего необходима тщательная подготовка совещания. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

ПОДГОТОВКА  К ПРОВЕДЕНИЮ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

После того, как  принято решение о проведении совещания, намечается состав участников. Приглашается достаточное число  специалистов, но только тех, которые  действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности — не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

Поскольку деловое  совещание предполагает свободную  дискуссию, необходимо прежде всего  подобрать дискутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

Определяя время  начала совещания, следует принять  во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без  конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня, либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени, то есть необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и “включение” в работу, начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось “пустых” отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, то это наверняка потерянные минуты.

Требуется заблаговременно  оповещать участников совещания  о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.

ВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОГО СОВЕЩАНИЯ. Начинать совещание нужно  точно вовремя и сразу согласовать  с его участниками правила  совместной работы, например, ограничение  времени выступлений или порядка принятия решений. После чего следует одному из участников поручить ведение протокола.

Ведущий совещания  обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учет мнения всех участников совещания, а также то, как ваши идеи согласуются с идеями других. При этом неизбежны компромиссы. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения, что их сотрудничество вам как руководителю небезразлично.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся “протащить” свои проекты, действуют напористо. Партнерам на совещании редко выпадает возможность высказаться. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для его реализации.

Выбор способа  поведения зависит от поставленных целей, а также от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить то или иное совещание. Дипломатический стиль уместен в следующих случаях:

- достаточно  времени, чтобы обсудить все  доводы; решение будет успешно  внедрено только тогда, когда  его признают все участники обсуждения;

- участники  совещания понимают проблему  и знают варианты ее разрешения;

- возникли  большие разногласия, и необходимо  переубедить несогласных в правильности  принимаемого решения.

Авторитарное  поведение допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это бывает в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

Психологи утверждают, что оба стиля поведения —  дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придется работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения делового совещания как самый предпочтительный в новых условиях, когда административно-командная система осталась в прошлом.

Одна из основных задач ведущего деловое совещание  в своей группе в дипломатическом  стиле — привлечь как можно  больше фактов, чтобы более полно  оценить сложность обсуждаемой  проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Как утверждает известный американский психолог Алан Е. Айви, чьи рекомендации приводятся ниже, ведущий совещания должен прежде всего выяснить: 1) каковы факты и 2) как их оценивают присутствующие. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или пропускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. В любом случае всегда важно знать, что думают и что могут сделать другие люди. Важно и то, как присутствующие на совещании специалисты оценивают эти факты. Вот основа для принятия решения. Легче и быстрее получить необходимые данные, используя правильно поставленные вопросы. С их помощью можно также успешно передать свои мысли и построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам. Вопросы — прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в желательное для вас русло.

В процессе проведения делового совещания очень важно  контролировать его ход. Для этого  руководителю следует:

1. Оставаться  на нейтральных позициях. Это  положительно воздействует на  эмоциональное состояние присутствующих.

2. Постоянно  поддерживать разговор.

3. Немедленно  принимать меры в случае возникновения  напряжения, обусловленного эмоциями.

4. Отклонять  непродуманные решения! Только  подкрепленные фактическим материалом  решения должны приниматься во внимание.

5. Вызывать  участников для выступлений.

6. Позволять  говорить только одному человеку, препятствовать возникновению дискуссий  на совещании.

7. Выслушивать  мнения всех оппонентов! Никакие  идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались.

8. Стремиться  к выработке общих подходов. Всегда  можно найти точки соприкосновения,  если только захотеть.

9. Нетерпимо  относиться к экскурсам в прошлое  и отклонениям от темы, которые  допускают отдельные участники.  Совещание должно последовательно шаг за шагом приближаться к решению поставленной задачи.

10. При необходимости,  чтобы исключить недоразумения,  уточнять сообщения отдельных  участников: “Я это правильно  понял? Так будет правильно?”.

11. Чаще подводить  промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, как они уже близки к цели.

12. Экономить  время! В самом начале надо  объяснить, что проблема может  быть без сомнения решена в  отведенное время. Если это  возможно, то не затягивать совещание  ни на одну минуту.

При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.

ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДИСКУССИЙ. Чтобы деловое совещание было плодотворным и не превратилось в балаган, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Их организация требует определенных усилий со стороны устроителей и прежде всего самого председательствующего.

Прежде всего надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях дискутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешек, прерывания оппонентов, резких выпадов в их адрес, а иногда и очевидного хамства. Чтобы дискуссия приобрела действительно цивилизованный характер, надо особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личной неприязни у спорящих и перехода критики на личности.

Когда вам  самим необходимо включиться в спор в качестве одного из его участников, прежде всего четко сформулируйте  то положение, которое обосновывается или отвергается, а также точно определите основные понятия, чтобы не спорить о совершенно разных вещах. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

был определенным и имел временные границы, а также  за тем, чтобы не допускать личной неприязни у спорящих и перехода критики на личности.

Когда вам  самим необходимо включиться в спор в качестве одного из его участников, прежде всего четко сформулируйте  то положение, которое обосновывается или отвергается, а также точно  определите основные понятия, чтобы  не спорить о совершенно разных вещах. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

Внимательно и до конца выслушайте доводы оппонента, трезво взвесьте и оцените их. Вначале  приводите только сильные доводы, а о слабых говорите после и  как бы вскользь. В процессе спора старайтесь убедить, а не уязвить оппонента. Не упорствуйте в отрицании доводов оппонента, если они ясны и очевидны.

Никогда не вступайте  в дискуссии и споры неподготовленными. Предварительно готовьтесь к ним, составьте  хотя бы самый общий план борьбы за истину, подберите наиболее весомые и всем очевидные аргументы, которые ни у кого не вызывают сомнения. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.

ЭТАПЫ ПРОЦЕССА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ. Каждое деловое совещание  должно заканчиваться принятием решения. Оно складывается из пяти этапов:

а) установление контактов;

б) определение  проблемы;

в) определение  целей;

г) изложение  мыслей;

д) готовность к действию.

Если вы организатор  совещания, то ваши действия на этапах могут быть следующими:

I этап. На правах  ведущего задайте рациональную  структуру обсуждения. Уделяйте  внимание каждому с помощью  визуального контакта или других  приемов внимательного выслушивания  мнений.

II этап. Выявите  проблему и четко сформулируйте  ее сущность. Дайте возможность всем присутствующим высказаться о проблеме. Отметьте чувства, возникшие вокруг ключевых идей. Сделайте резюме, касающееся проблемы и способов ее решения, учитывая при этом мнение присутствующих.

III этап. Определите  цели. Для этого обсудите возможность идеального решения проблемы, даже если это кажется недостижимым. Следует предпринять усилия, чтобы вовлечь каждого из присутствующих в процесс определения проблемы и постановки целей.