Содержание:
- Документы разрабатываемые при управлении проектом.
- Устав проекта.
- Документ, определяющий содержание проекта.
- План управления проектом.
- Отчет о проделанной работе.
Введение.
Что же такое управление проектами? Управление проектами—
это область деятельности, в ходе которой
определяются и достигаются четкие цели
при балансировании между объемом работ,
ресурсами (такими как время, деньги, труд,
материалы, энергия, пространство и др.),
временем, качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных
на достижение определенного результата
при указанных ограничениях. В управлении
проектом не мало важную роль играют документы,
ведь именно от документов и от способа
их управления зависит успех проекта.
1. Документы разрабатываемые при управлении
проектом.
При
управлении проектом разрабатываются
различные документы. Основными
из них являются: Устав проекта(Project charter), Документ,
определяющий содержание проекта(Project
scope statement (preliminary and detailed)), План управления
проектом (Project management), Отчет о проделанной
работе.
1.1. Устав проекта.
Устав
проекта – Формально санкционирует
проект или фазу, и документирует
первоначальные требования, удовлетворяющие
потребностям и ожиданиями заинтересованных
сторон проекта.
Устав
проекта (рroject charter) - это один из самых
рабочих документов проекта.
Если обобщить существующие
в проектной практике точки зрения,
то получится, что под Уставом
проекта разные специалисты, понимают:
- заявку на открытие проекта;
- приказ на открытие проекта;
- некий аналог положения о подразделении (цели, организационная структура управления проектом, распределение ролей и ответственности среди членов проектной команды);
- техническое задание менеджеру проекта от руководства или заказчика;
- обоснование проекта;
- аналог плана управления проектом;
- если по проекту заключается контракт с внешним заказчиком/исполнителем, то он полностью заменяет Устав.
Устав проекта предназначен
для определения проекта. На фазе инициализации,
он включает в себя:
- документирование бизнес-потребностей (проблем, возможностей) и общее описание продуктов или услуг, удовлетворяющих данные потребности;
- связи проекта с текущей (операционной) деятельностью организации.
Документ разрабатывается после заключения контракта (если заключается
контракт с внешним контрагентом)
Устав проекта могут
разрабатывать:
- менеджер проекта или команда проекта;
- инициатор проекта;
- спонсор проекта;
- представитель внешней стороны, связанной с проектом.
Устав проекта может
утверждать:
- инициатор проекта;
- спонсор проекта;
- представитель внешней стороны, связанной с проектом.
Лицо, утверждающее Устав
проекта, должно иметь полномочия по
принятию основных решений по проекту,
включая его финансирование.
Исходные данные для разработки документа:
- контракт;
- документ определения работ (Statement of work);
- факторы внешнего окружения и организационной среды;
- организационные активы (Organizational process assets).
Устав проекта непосредственно
включает в себя следующие данные или ссылки
на соответствующие документы:
- Бизнес-потребности или требования к продукту, который будет создан в рамках проекта;
- Цель проекта или основание для разработки проекта (justification);
- Потребности и ожидания заинтересованных лиц (stakeholders);
- Укрупненное расписание контрольных событий;
- Влияние заинтересованных лиц на проект;
- Распределение функций (functional organizations);
- Предположения, связанные с внешним окружением и внутренней организационной средой;
- Ограничения, связанные с внешним окружением и внутренней организационной средой;
- Бизнес-обоснование проекта, включающее возврат на инвестиции (ROI);
- Укрупненный бюджет.
1.2. Документ, определяющий содержание
проекта(Project scope statement (preliminary and detailed))
Предназначение документа: Документ, определяющий содержание проекта
(preliminary или предварительный) необходим
для высокоуровневого определения проекта
(что должно быть сделано) и включает в
себя:
- Характеристики и рамки проекта;
- Требования к продуктам и услугам, связанным с проектом.
Документ разрабатывается
после утверждения Устава проекта.
Документ, определяющий содержание проекта
(preliminary) могут разрабатывать:
- менеджер проекта или команда проекта;
- представители внешней стороны, связанной с проектом, на основе информации, предоставленной инициатором или спонсором проекта.
Документ, определяющий
содержание проекта (preliminary) может утверждать:
- спонсор проекта;
- представитель внешней стороны, связанной с проектом.
Исходные данные
для разработки документа:
- Устав проекта;
- документ определения работ (Statement of work);
- факторы внешнего окружения и организационной среды;
- организационные активы (Organizational process assets).
Документ, определяющий
содержание проекта (preliminary) может содержать:
- Цели проекта и цели предметной области проекта;
- Требования и характеристики продукта или услуги;
- Рамки проекта;
- Проектные решения (deliverables);
- Критерии приемки продукта;
- Проектные ограничения;
- Проектные предположения;
- Организация проекта на начальной стадии;
- Идентификация рисков на начальной стадии;
- Расписание контрольных событий;
- Предварительный расчет стоимости (Order of magnitude cost estimate);
- Требования к управлению конфигурацией проекта;
- Согласованные требования (Approval requirements).
1.3. План управлением проекта (PROJECT
MANAGEMENT PLAN)
На базе Плана управления
проектом обеспечивается определение,
интеграция и координация всех составных
планов проекта. План управления проектом
основное средство о том, как должен
выполняться, отслеживаться и контролироваться.
План управления проекта
разрабатывается после утверждения
Устава проекта и Документ, определяющий содержание проекта
(PROJECT SCOPE STATEMENT (preliminary)). Если последние
два документа не разрабатываются, то
после сбора или приобретения соответствующей
информации.
Докумен разрабатывает менеджер проекта или команда проекта
с участием других заинтересованных лиц.
План управления проектом
может утверждать:
- спонсор проекта;
- представитель внешней стороны, связанной с проектом.
Исходные данные для разработки документа:
- Устав проекта;
- Project Scope Statement (preliminary);
- Процессы управления проектом;
- Прогнозы
- Факторы внешнего окружения и организационной среды;
- Организационные активы (Organizational process assets);
- Информация о выполнении работ.
План управления проектом
документирует:
- Процессы, выбранные командой управления проектом;
- Уровень внедрения каждого выбранного процесса, определенный командой управления проектом;
- Описание средств и техник, используемых для выполнения этих процессов;
- Выбранный жизненный цикл проекта и связанные с ним фазы проекта;
- Как выбранные процессы будут использованы для управления конкретным проектом. Включение зависимостей и взаимодействий между этими процессами и необходимых входов и выходов;
- Как будет организовано выполнение работы для достижения целей проекта;
- Как будут осуществляться мониторинг и контроль изменений;
- Как будет осуществляться управление конфигурацией;
- Как будет обеспечиваться интеграция исходных планов (baselines) проекта;
- Потребности в информации и техники коммуникаций между заинтересованными лицами;
- Ключевые управленческие обзоры по содержанию, масштабу, выбору сроков проекта, обращенные к открытым вопросам и предстоящим решениям по проекту.
План управления проектом
может суммировать/объединять все отдельные планы проекта
или некоторые из них:
- План управления содержанием;
- План управления расписанием;
- План управления стоимостью;
- План управления качеством;
- План улучшений;
- План управления персоналом;
- План управления коммуникациями;
- План управления рисками;
- План управления поставками.
Различают базовый и
текущий план проекта
Базовый план проекта – это официально утвержденный документ,
относительно которого измеряется
выполнение проектаи который будет использоваться
для для управления и контроля за исполнением
проекта. Базовый план изменяется только
в крайних случаях, обычно по согласованию
со спонсором проекта, заказчиком, управляющим
комитетом проекта.
Текущий план проекта — это документ или набор документов,
который изменяется по мере выполнения
проекта и поступления информации о фактическом
выполнении работ. Как правило, такой план
всегда отличается от базового, так как
ни один проект не может идти в точности
согласно первоначальному плану. Текущий
план изменяет руководитель проекта.
1.4.Отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной
работе- это постоянно и обо
всём, еженедельный и месячный отчёт
о проделанной работе, который
необходимо предоставлять клиенту, для того что бы он был в курсе всех событий.
Вывод.
Большая роль документов
в управлении проектами известна. Но не только успех зависит
от хорошо составленных документов, но
и документами нужно грамотно управлять.
Современное проектное управление является
синтетической дисциплиной, в которой
тесно взаимодействуют самые разные технологии
и методологии. И важнейшую роль среди
них играет управление документами. Некоторые
области проектного управления напрямую
поддерживаются этими технологиями, например,
управление коммуникациями (коллективной
работой) или управление контрактами.
В других областях управление документами
присутствует опосредованно.
Список используемой
литературы:
Основные документы для управления проектами : [Электронный ресурс]// PROJECT MANAGEMENT EXPERIENCE. URL: http://pmexperience.org/ru/content/osnovnye-dokumenty-dlya-upravleniya-proektami (Дата обращения: 10.09.2013)
2. Корпоративная методология управления
проектами: Основные документы:
[Электронный ресурс]// ITeam.ru. URL:
http://www.iteam.ru/publications/project/section_41/article_2837 (Дата
обращения: 10.09.2013)
3. Портни.С. Управление проектами
для чайников.-