Организация как система управления. Жизненный цикл и типы организации

1. Организация как система управления. Жизненный цикл и типы

организации.

Система управления — это совокупность элементов (подсистем), объединенных информационными связями и процессами, направленными на достижение некоторых целей. А это позволяет считать, что система создается для достижения целей, которые направлены на решение проблем. Проблемы служат фактором, инициирующим менеджмент на повышение эффективности производства и управления. Системы управления предприятиями, как правило, характеризуются сложностью, вероятностным проявлением параметров состояния управляемых объектов и неопределенностью принятия решений.

В экономике организация (фирма, предприятие) является хозяйствующим субъектом, реализующим собственные интересы посредством производства (путем соединения факторов производства и управления ими) и реализации товаров (услуг) на рынке. Поскольку каждая организация имеет, как правило, несколько целей, для достижения которых требуются достижения промежуточных целей, то в организации можно выделить множество систем.1

Любая система характеризуется, по крайней мере, тремя элементами:

•    входом в систему (поступающие ресурсы);

•    процессом преобразования ресурсов в продукт (услугу);

•    выходом из системы (продукт).

В системе управления обязательно присутствует субъект (орган) управления, соединенный с элементами объекта управления информационными (прямыми и обратными) связями.

Практически любые системы управления являются сложными, их характеризуют следующие свойства:

•     большое число элементов;

•   между элементами циркулируют не только вещество и энергия, но и сигналы (информация);

•    наличие нескольких, в том числе противоречивых, целей;

•    несколько уровней и способов достижения;

•    несовпадение интересов групп субъектов;

•    наличие элементов, функционирующих в условиях неопределенности;

•   невозможность одному наблюдателю одновременно охватить и описать количественно взаимосвязи между элементами.

Для исследования сложных систем применяют декомпозицию — разделение системы на части (подсистемы), которые рассматривают как самостоятельные объекты. Декомпозиция — это анализ систем по различным целям, функциям, способам достижения целей и др. В производственной организации можно выделить подсистемы маркетинга, собственно производства, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, финансов, менеджмента (управление персоналом) и др.

В производстве можно выделить подсистемы технологической подготовки производства, основного и вспомогательного производства, материально-технического снабжения, контроля качества и др. Эти подсистемы охватывают производственные функции, каждая из которых требует управления. В системе управления можно выделить целевые подсистемы: управление ресурсами, управление качеством, управление охраной окружающей среды, управление развитием производства (инновациями), управление развитием комплекса и др. В каждой из этих подсистем реализуется ряд целей, например, в управлении развитием коллектива или человеческими ресурсами целями являются отбор кадров, оценка их профессиональных качеств, обучение и повышение квалификации, материальное и мораль стимулирование и т. д.

Типичные функциональные подсистемы — маркетинг, финансы, бухгалтерский учет, которые обособлены в специальных подразделениях организации. Целевые подсистемы обычно не имеют соответствующих подразделений в аппарате управления, однако их функции закрепляются за линейными и функциональными подразделениями.2

Жизненный цикл и типы организаций

Жизненный цикл организации — совокупность стадий развития, которые проходит фирма за период своего существования.

Этапы организации:

1.Формирование. 

На первом этапе учредители предприятия определяют сферу деятельности и формулируют основную цель функционирования. В это же время проводится анализ внешней среды. Затем осуществляется оформление документов, поиск инвесторов, подготовка материальной базы, формирование уставного капитала, подбор кадров.

 

2. Рост.

 

 На этапе роста организация налаживает выпуск продукции, получает первую прибыль и вкладывает ее в материально-техническую базу; развивает коммуникации и формирует межличностные отношения в коллективе; проводит рекламные акции и привлекает клиентов, тем самым, повышая конкурентоспособность и укрепляя свое положение на рынке.

3.Зрелость. 

На этапе зрелости усложняется и разрастается структура организации, появляются новые подразделения, увеличивается объём выпуска продукции, расширяется её ассортимент. Это пик организации, где она получает максимальную прибыль.

 

4. Спад. 

Тем не менее, любая организация рано или поздно вступает на этап спада. В этот период руководство начинает осознавать, что выпускаемая продукция уже не так востребована на рынке, производство становится нерентабельным, происходит повышение текучести кадров вследствие снижения заинтересованности работников и появления потребности в более квалифицированных сотрудниках. Это кризис организации.

 

Типы организации:

1.По форме собственности: (частные, государственные, муниципальные, смешанные).

2.По отношению к прибыли: (коммерческие, некоммерческие).

3.По организационно-правовым формам: (товарищества, кооперативы, АО, дочерние и зависимые, фонды, ассоциации, партнерства).

4.По отрасли производства: (промышленные, сельскохозяйственные, торговые, образовательные и т.д.)

5.По содержанию деятельности: (добывающие, обрабатывающие, сборочные, исследовательские, проектные, обучающие, просветительские и т.д.).3

 

2. Сущность и виды коммуникаций

 

Коммуникация — это процесс, в ходе которого два и более человек обмениваются информацией и осознают получаемую информацию, цель которого состоит в мотивировании определенного поведения или воздействия на него.

В процессе управленческой деятельности, согласно исследованиям американских ученых, менеджер от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Поскольку руководитель исполняет все свои управленческие роли (межличностные, информационные и принятия решений) и осуществляет функции управления для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей. Это означает, что для успеха индивидов и организации необходимы эффективные коммуникации. И наоборот, плохо поставленная в организации система обмена информацией становится одной из главных причин возникновения проблем. Эффективно работающие менеджеры – это те люди, которые эффективны в коммуникации. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 4

 

Задачи менеджера в области коммуникации:

1.Обеспечение эффективного обмена информацией между руководителями и подчиненными.

2. Создание информационных  каналов для обмена информацией  между отдельными сотрудниками  или группами и регулирование  их задач и действий.

3. Совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена  информацией.

4. Регулирование и рационализация  информационных потоков.

Виды коммуникаций:

Межличностная коммуникация – это процесс обмена сообщениями и их интерпретация между двумя или несколькими индивидами, вступившими в контакт друг с другом.

В межличностной коммуникации психологический аспект общения существенно обогащает процесс двустороннего обмена информацией, оказывает регулирующее воздействие на ход общения. Потому как межличностная коммуникация реализуется путем непосредственных контактов между субъектами общения, то они должны находиться в пространственной близости друг от друга. Только в этом случае есть вероятность осуществления обратной связи.

Организационные коммуникации – это движение деловой информации в организационных структурах. Руководитель должен иметь представление о возможных препятствиях на пути обмена информацией в организации.

Когда информация движется внутри организации вверх - вниз, то смысл сообщений может претерпевать некоторые изменения. Информация фильтруется, искажается, корректируется, отсеивается.

Формальные коммуникации - устанавливаются руководством в соответствии с существующей в организации скалярной цепью. Формальные коммуникации делятся на восходящие, нисходящие и горизонтальные.

- восходящие - это коммуникационные  связи, направленные от подчиненных  к менеджменту. Вверх передается  следующая информация: информация  о возникающих проблемах и  трудностях, отчеты о произведенных  действиях и достигнутых результатах, восприятие сотрудниками своих  показателей работы;

- нисходящие – это  коммуникационные связи, направленные  от менеджмента к подчиненным. Вниз направляется информация: процедуры  и правила, инструкции по выполнению  работ, логическое обоснование работ, обратная связь, внушающая информация;

- горизонтальные - это коммуникационные  связи между подразделениями  или сотрудниками одного иерархического  уровня. Горизонтально направляется  информация: решению проблем внутри  отделов, по координации работ, по  разрешению конфликтов.

Вербальные коммуникации – это процесс, при котором передача информации осуществляется при помощи слов. Имеются в виду не только произнесенные слова, но и написанные. Письменная форма имеет большое значение, с ней связан весь документооборот в организации. Например, при заключении сделок акцент делается не на устные заверения, а на документальное оформление.5

Невербальные коммуникации – здесь используются всевозможные жесты, мимика, взгляды и прочее. В большинстве случаев оба перечисленных вида коммуникаций дополняют друг друга. В некоторых же ситуациях можно наблюдать определенные противоречия. Они могут быть связаны с тем, что человек сам не верит в то, что говорит и скрывает свое истинное отношение к этому. Зачастую невербальные коммуникации выдают людей, целиком или частично раскрывают их ложь.

Коммуникационная сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков. Создаваемая руководителем сеть состоят из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей.

Вертикальные связи возникают между уровнями управления, руководителем и подчиненными по восходящим и нисходящим направлениям.

Горизонтальные связи возникают между равными по уровню работниками и подразделениями организации, их задача – координация действий и задач.

Диагональные коммуникации возникают между начальниками и подчиненными разных подразделений организации. Сеть этих связей создает реальную структуру организации.

Коммуникационный стиль – это способ поведения, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Знание стилей помогает определить то, как вести себя и что можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем коммуникации.

Стиль «открытие себя» характеризуется высокой степенью открытости себя другим, человек, обладающий таким стилем общения, концентрирует внимание около себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение, но сам проявляет низкую степень обратной связи, поэтому с такими людьми трудно строить коммуникационные связи.

«Реализация себя» характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью.

Стиль «замыкание в себе» проявляется в закрытости по отношению к другим людям, индивид как бы изолирует себя, не давая другим познать себя.

«Защита себя» связана с низким уровнем открытости и высоким уровнем обратной связи, т.е. такие люди любят обсуждать поведение других людей, но не любят рассказывать о себе.

Люди, «продающие себя» обмениваются информацией настолько, насколько откровенны с ними другие.

 

3.Задача

Дайте характеристику формальной и неформальной групп (на примере своей организации). Укажите состав, цели и задачи неформальной группы. Насколько они совпадают с целями и задачами формальной организации? Какими должны быть действия менеджера в отношении неформальной группы и ее лидеров, чтобы достигнуть целей, стоящих перед организацией?

 

Формальные группы — это группы, созданные по воле руководства. Они имеют формально назначенного руководителя, формальную структуру, позицию внутри группы, их задачи и функции описаны и формально закреплены в соответствующих документах. 

Неформальная группа — спонтанно возникшая группа людей, которые регулярно вступают во взаимодействие для достижения определенной цели. Причины вступления — чувство принадлежности, помощь, защита, общение.

Назначение формальных групп по отношению к организации в целом состоит в выполнении конкретных задач и достижении определенных целей. Например, деятельность ООО «БН-Моторс «Брянск»  направлена на продажу и продвижение продукции ОАО «KIA» в Брянске реализуя автомашины, запасные части и оказывая сервисные услуги по гарантийному и послегарантийному ремонту и техническому обслуживанию автомобилей ОАО «KIA».6

Существует 4 типа формальных групп:

Команда менеджеров, состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных (заместителей), которые, в свою очередь также могут быть руководителями. Типичная командная группа - руководитель организации и его заместители, возглавляющие различные функциональные направления.

Команда менеджеров по продажам – персонал цель которых сбыт автотехники ОАО «KIA»,  продажа автотехники по схеме «трейд-ин», оказание услуг по финансированию покупателей (лизинг).

Команда менеджеров по оказанию сервисных услуг – персонал, обслуживающий клиентов по сервисным услугам.

Рабочие – лица непосредственно занятые в предпродажной подготовке, гарантийным, послегарантийным ремонтом и техническое обслуживание автотехники KIA.

К неформальным группам относятся: 

Группы по интересам - возникают на основе общего интереса, например, для предъявления руководству требований о своевременной выплате заработной платы или ее повышении. Они прекращают свое существование, как только их интересы удовлетворятся.

Дружеские группы - возникают на основе личных симпатий и взаиморасположения. Количество членов таких групп непостоянно, оно изменяется в зависимости от развития (укрепления или ослабления) дружеских связей. 

В неформальных группах межличностные и межгрупповые связи взаимодействия не закреплены в документах. Они создаются внутри организации ее членами. Признаками неформальных групп, как правило, являются общность профессий, близость характера, интересов, стремлений, места жительства, учебы, пола, возраста, семейного положения и т.д.

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила и нормы поведения. В них нет четкой структуры, разграничения ролей, все определяется внутригрупповыми отношениями. 

 

 

 

 

К числу функций неформальных групп относятся: 

- защита от чрезмерного  давления администрации, чрезмерной  интенсификации труда, повышения  норм выработки, сокращения работников  и т.п.; 

- реализация общих  материальных и социальных интересов