Теоретические аспекты формирования и применения метода мозгового штурма

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что управленческие решения являются основой управления предприятием, а ответственность за их принятие и результаты важным аспектом в управленческой деятельности.

Мозговой штурм, как креативный метод решения задач, стимулирует активность и интуитивное мышление людей в процессе поиска идей, предложений; способствует интегрированию накопленной информации и на этой основе значительно повышают эффективность принимаемых решений, что особенно важно в условиях жесткой конкуренции, когда необходимы инновационные стратегии, неординарные идеи и действия, новые способы поведения.

Управленческие решения используют в качестве организационного инструмента проектирования организации и оптимального функционирования структуры управления, определяя ее целостность и эффективную работу.

Управление предусматривает  целенаправленное влияние руководящей  системы на деятельность предприятий и их подразделений. С целью обеспечения оптимального функционирования и развития фирмы, создания для работников нормальных условий работы, удовлетворения их материальных и духовных потребностей руководитель должен принимать решения исходя из интересов участвующих в этом процессе лиц. В связи с этим цель работы заключается в исследования основных положений теории принятия управленческих решений и способа их формирования методом «мозгового штурма».

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих  задач:

- рассмотреть теоретические аспекты формирования и применения метода мозгового штурма;

- рассмотреть факторы препятствующие и способствующие;

- рассмотреть проблемы мозгового штурма.

Объектом данной работы является «мозговой штурм», как метод  коллективного принятия решения.

Предметом выступает  процесс принятия управленческого  решения при помощи метода «мозгового штурма».

1. Теоретические  аспекты формирования и применения  метода мозгового штурма

1.1 Понятие метода упр

Метод мозгового штурма (мозговой штурм, мозговая атака, англ. brainstorming) — оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать возможно большее количество вариантов решения, в том числе самых фантастических. Затем из общего числа высказанных идей отбирают наиболее удачные, которые могут быть использованы на практике.

Метод мозгового штурма был разработан Алексом Осборном в 1953 году. Метод основан на допущении, что одним из основных препятствий для рождения новых идей является «боязнь оценки»: люди часто не высказывают вслух интересные неординарные идеи из-за опасения встретиться со скептическим либо даже враждебным к ним отношением со стороны руководителей и коллег. Целью применения мозгового штурма является исключение оценочного компонента на начальных стадиях создания идей.

Метод мозгового штурма подразумевает получение решения  как продукта коллективного творчества специалистов в ходе заседания, проводимого  по определенным правилам, и последующего развернутого анализа его результатов. Его сущность состоит в том, что при принятии коллективного решения решаются две основные задачи:

- генерирование новых идей в отношении возможных вариантов развития процесса,

- анализ и оценка выдвинутых идей

Метод мозгового штурма базируется на психологических и педагогических закономерностях коллективной деятельности. В традиционных условиях профессиональной деятельности, на деловых совещаниях творческая активность руководителей и специалистов зачастую сдерживается по тем или иным причинам, среди которых существенное место занимают разнообразные барьеры: психологические, коммуникативные, социальные, педагогические и т.д.

В условиях мозгового  штурма средством, позволяющим убрать так называемые барьеры, выступает дискуссия, которая помогает высвободить творческую энергию и, включив людей в интерактивную коммуникацию, приобщить их к активному поиску решений поставленной проблемы.

Мозговой штурм является, по сути, наиболее свободной формой дискуссии. Главная функция этой технологии – обеспечение процесса генерирования идей, без их критического анализа и обсуждения участниками.

Успех проведения мозгового  штурма зависит от соблюдения двух главных принципов. Один из них лежит  в области теории синергетики.

Он заключается в  следующем: при совместном обсуждении появляются идеи более высокого качества, чем при индивидуальной работе тех же людей. Это происходит за счет того, что идея, которая сама по себе может быть отвергнута в силу недостаточной обоснованности или непрактичности, дорабатывается совместными усилиями, додумывается другими и тем самым улучшается, становится все более конструктивной и пригодной к осуществлению.

Второй принцип состоит  в том, что если участники совещания  находятся в состоянии генерирования идей, то процесс творческого мышления, господствующего в этот момент, нельзя тормозить преждевременной субъективной оценкой этих идей. В этом принципиальное отличие мозгового штурма от любой другой технологии.

Итак, рассмотрев главные  принципы и методологию мозгового  штурма, можно сделать вывод о том, что «основой методологии является преодоление стереотипов мышления и коммуникативных барьеров, т.е. обеспечение процесса генерации идей, без их критического анализа и обсуждения; успех проведения мозгового штурма основывается на принципе синергии и запрета остановки генерации идей субъективной оценкой».

1.2 Условия  проведения мозгового штурма

Жестких ограничений нет, но лучше включать в группу участников работников с относительно небольшим опытом работы – они еще не имеют выработанных стереотипов.

1. При решении специфических задач необходимо приглашать специалистов (но они будут приглашенными, а не участниками).
2. Рекомендуется формировать смешанные группы (из мужчин и женщин). Как правило, наличие представителей разного пола оживляет атмосферу работы.
3. При проведении мозгового штурма желательно, чтобы количество активных и умеренных членов группы было примерно поровну.
4. Необходимо, чтобы разница в возрасте, служебном положении между членами группы была минимальной. Присутствие начальства также сдерживает и ограничивает ход протекания мозгового штурма.
5. Не рекомендуется приглашать на проведение мозгового штурма скептически настроенного руководителя, даже при условии его участия в роли наблюдателя.
6. Целесообразно время от времени вводить в группу новых людей, новые люди вносят новые взгляды, идеи, стимулирующие мышление.
7. Оптимальный состав группы от 6 до 12 человек. Оптимальное участников число – 7.
8. Не рекомендуется разбивать участников группы на более мелкие (2 и более).
9. Количество людей в группе также зависит от количества в ней активных и умеренных членов. Если больше активных, то количество людей в группе должно быть меньше, больше умеренных – наоборот.
10. Для проведения мозгового штурма целесообразно место проведения использовать аудиторию или отдельную комнату, вдали от постороннего шума. На стене рекомендуется повесить плакат с основными правилами проведения мозгового штурма.
11. Желательно иметь магнитофон: человек может не успеть вникнуть в идею и упустить ее.
12. Желательно иметь доску, которую участники могут использовать для отображения своих идей. Столы и стулья рекомендуем расположить в виде буквы П, О, круга или полуэллипса. Это облегчает контакт участников и повышает коммуникабельность. Если группа небольшая (5 – 6 человек) – наиболее удобен круглый стол.
13. Не забывайте, что юмор во время собрания необходим. Это способствует созданию непринужденной обстановки и творческой атмосферы.

Как правило, продолжительность  проведения мозгового штурма и время колеблется в пределах 40 – 60 минут. Это наиболее эффективный промежуток времени.

При решении простых  проблем или при ограничении  по времени наиболее подходящая продолжительность  обсуждения – 10–15 минут. Наиболее подходящее время для проведения мозгового штурма – утро (с 10 до 12 ч), но также можно проводить его и после обеда (с 14 до 18 ч).

Метод мозгового штурма позволяет решать любую проблему, решаемые методом имеющую несколько возможных вариантов решений. Проблемы, мозгового штурма имеющие только один ответ или ограниченное число возможных решений, не подходят для решения этим методом.

Необходимо также избегать решения слишком общих, абстрактных  проблем. Рекомендуется избегать полного решения проблемы за одну сессию. Если начальная формулировка слишком широка и обобщена, следует подразделить ее на ряд подпроблем.

Метод мозговой атаки можно с успехом использовать для сбора информации, а не идей, т.е. для выяснения источников или формирования вопросов анкеты.

Ознакомление участников мозговой атаки с темой или проблемой непосредственно при проведении мозгового штурма. Существует также и смешанный способ подачи темы или проблемы для мозговой атаки. То есть заранее сообщается частичная, а не полная информация по проблеме.

Рекомендуется использовать три правила представления идеи или проблемы:

Показать или проиллюстрировать путь развития проблемы или ситуации. Если это возможно, то лучше графически. Дать рекомендации по выбору основных точек соприкосновения. Использовать диаграммы, модели и все, что наилучшим образом подходит для этой цели. Желательно все это показать и объяснить просто и четко.

Суммировать имеющиеся  точки зрения, показать их преимущества и недостатки. Еще раз подчеркнуть необходимость решения. Основные функции руководителя заключаются в информировании всех участников о правилах мозговой атаки, в контроле за их соблюдением, а также в общем контроле за дискуссией, чтобы она оставалась в рамках или границах обсуждаемой темы или проблемы.

Важно, чтобы руководитель сам участвовал в генерировании  идей. Он одновременно должен выполнять роль стимулятора или катализатора в случае замедления темпа генерирования идей. Хороший руководитель, как правило, должен заранее иметь список возможных решений проблемы.

Роль руководителя заключается  также в подборе участников мозгового штурма как минимум за 2 дня до ее проведения.

Эффективный руководитель постоянно подбрасывает «дикие»  и безрассудные идеи и предложения, чтобы продемонстрировать, что они  поощряются.

Иногда бывает, что группе участников трудно избавиться от традиционных подходов, стереотипов в решении проблемы. В этом случае рекомендуем использовать маленькую хитрость: руководитель останавливает ход мозгового штурма и вводит ограничения: в течение 2 – 3 минут предлагать только непрактичные, самые необычные идеи.

Часто бывает, что участники  продолжают генерировать интересные идеи и после проведения собрания. В этом случае задача руководителя – собрать группу через несколько дней и зафиксировать эти идеи.

Для оценки идей необходимо выбрать критерии. Критериями оценки могут быть актуальность, практическая реализация, решаемость собственными силами, новизна и т.д.

Оценка идей может  осуществляться той же или другой группой по составу. Если оценка осуществляется той же группой участников, то, как правило, она производится через несколько дней.

2. Процесс принятия решения методом  мозгового штурма

2.1 Этапы проведения мозгового штурма

Творческое мышление, как правило, проходит три стадии:

1. генерирование идей, их формулировка;

2. оценка или анализ этих идей;

3. использование идеи для решения конкретной проблемы или ситуации.

В мозговом штурме эти  стадии разделены, и на первом этапе  реализуется только первая функция, потому что если выдвигаемая идея сразу же столкнется с оценочным суждением в свой адрес, у участника совещания, автора идеи наступает так называемый «аналитический паралич», который приводит к резкому снижению потока предложений.

Мозговой штурм состоит  из следующих этапов: 

1. подготовительный;
2. генерирование идей;
3. заключительный - анализ и оценка идей.

Подготовительный этап - первый этап состоит в подготовке и организации процесса    мозгового штурма. Роль ведущего в поиске решения с помощью метода «мозгового штурма» чрезвычайно велика. Он должен следить за тем, чтобы эксперты при выработке решения не встали на путь компромиссов и взаимных уступок. Дело в том, что психологически для группы как единого организма проблема достижения соглашения часто оказывается более важной, чем разработка тщательно продуманного и полезного прогноза. 

Для реализации технологии в процессе делового совещания назначается  ведущий. Роль ведущего в поиске решения с помощью метода «мозгового штурма» чрезвычайно велика. Он должен следить за тем, чтобы эксперты при выработке решения не встали на путь компромиссов и взаимных уступок. Дело в том, что психологически для группы как единого организма проблема достижения соглашения часто оказывается более важной, чем разработка тщательно продуманного и полезного прогноза. Может случиться так, что в силу чрезмерной активности один или несколько членов группы, обладающие даром убеждения, могут направить всю группу по ложному пути. Группа может оказать давление на своих членов, вынуждая отдельных специалистов соглашаться с большинством, даже если каждый из них понимает, что такая точка зрения ошибочна. Именно от этих опасностей и должен уберечь группу ведущий. Кроме того, он должен обладать большой творческой активностью, доброжелательностью, глубоким пониманием содержания проблемы и поставленных целей, способностью организовать и поддерживать высокий тонус интеллектуальной атмосферы. Ведущий отвечает за организацию и процедурную часть работы. Его функции: