Управление созданием офиса проекта

Введение

     В мировой  практике разработка проектов, основанная  на научных методах, поставлена  на поток.

     Понятия проект  и управление проектами связаны   с необходимостью управления  изменениями. Управление проектами  является неотъемлемой частью  повседневной деятельности руководителей  разного уровня. Многие руководители  необходимость использования формализованных  методов управления проектами  связывают с крупными проектами.  Однако, даже в организациях, ориентированных  на серийное производство, реализация  проектов составляет значительную  часть деятельности.

     Применение  формализованных методов управления проектами позволяет более обоснованно  определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные  риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов. Таким образом, система управления проектами является одной из важнейших компонент всей системы управления организацией.

     Необходимость  решения большого количества  проблем, поставленных сегодня  перед мировым  сообществом,  привело к созданию больших  комплексных систем. Сложно сказать,  был ли менеджмент проектов  разработан в результате необходимости  менеджеров в технике управления  такими проблемами. Однако бесспорно  то, что сегодняшние комплексные  проблемы требуют объединенных  усилий многих отраслей. Управление  проектами обеспечивает именно  такой подход к решению сложных  проблем.

     При определении  необходимости в  управлении  проектами можно увидеть  некоторые  основные предпосылки. Каждая  организация производит продукт  или предоставляет услуги или же делает и то и другое. Все организации хотят работать так, что бы их товары или услуги были предоставлены в нужное время с минимальными затратами и привели бы к максимально возможному удовлетворению потребителя (заказчика). Неудачи в достижении этих целей ведут к негативным последствиям для организации.

     В последние  несколько десятилетий  коренные  изменения в технологии и глобальной  конкуренции стали  особенно  очевидными и ощутимыми. Бизнес  стал более эффективным и динамичным. Способность успешно и с минимально  возможными затратами осуществлять  проекты (особенно в области  разработки новых продуктов) дает  возможность компании существенно  повысить свою конкурентоспособность.

     Если  хотя  бы на один из этих вопросов  положительный  – то стоит  задуматься о применении управления  проектами в какой-либо форме.

 

 

1. Теоретическая часть
1. Классификация базовых  понятий управления  проектами

 

     Проект - это  ограниченное по времени, целенаправленное  изменение отдельной системы  с установленными требованиями  к качеству результатов, возможными  рамками расхода средств, и  ресурсов и спецификой организации.

     Характерными  чертами проекта являются, как   следует из определения:

-Направленность на получение  конкретного результата.

-Ограниченность по времени  и ресурсам.

-Целенаправленность.

        Кроме указанных черт, которые следуют из определения, часто проекты характеризуются еще и такой чертой, как уникальность. Этот признак характеризует наличие  новизны (неповторимости) составляющих частей проекта и наличие новизны (неповторимости) всего проекта в целом.

     Действия, выполняемые  для реализации проекта, как  правило, выходят за рамки   обычных операций организации.  Поэтому  требуется другой  подход к организации  всего  процесса работы. Наиболее необычный  элемент в этом - необходимость  управлять командой, состав которой,  как правило, изменяется по  ходу реализации проекта. Изменения  в составе команды происходят  из-за:

Требуемых в отдельно взятый момент времени специальных навыков  и знаний.

Наличия возможности выполнения отдельных заданий у разных сотрудников  из разных подразделений, а иногда и  из других организаций.

     Ограниченная  протяженность во времени

     Проекты выполняются  в течение конечного  периода  времени. Они временны. У  них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.

     Отличие проекта  от производственной системы  заключается в том, что проект  является однократной, не циклической  деятельностью. Серийный же выпуск  продукции не имеет заранее  определенного конца во времени  и зависит лишь от наличия  и величины спроса. Когда исчезает  спрос, производственный цикл  кончается. Производственные циклы  в чистом виде не являются  проектами. Однако, в последнее время проектный подход все чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Иногда проект часто становится основной формой деятельности фирмы.

     Уникальность

     Проекты - мероприятия  в известной степени неповторимые и однократные. Основные  источники уникальности, могут быть заложены в специфике конкретной производственной ситуации, специфических требованиях к проекту, жестких ресурсных и/или временных ограничениях и т.п.

     При реализации  проекта часто приходится делать  то, что никогда раньше не делалось. И поскольку прошлый  опыт  может в данном случае лишь  ограниченно подсказывать, чего  можно  ожидать при выполнении  проекта, проект полон риска  и неопределенности.

 

2. Управление проектами

 

     Управление  проектами заключается в осуществлении  и доведении проекта до логического  завершения путем организации  и управления людьми, временем, издержками  и ресурсами. Как уже было  отмечено, каждый проект содержит  в себе несколько отличительных  черт, делающих его уникальным. Отчасти  из-за своей уникальности проект  – изначально рискованное мероприятие.

     Управление  проектом – это такой подход  к  реализации проекта, при  котором  полномочия и ответственность  за реализацию проекта  передаются  проект-менеджеру. При этом он, как правило, обладает полномочиями нанимать специалистов со стороны или привлекать к работе над проектом других членов организации, независимо от их должностного положения.

     Управление  проектом – это применение  знаний, способностей, инструментов  и технологий к широкому диапазону  различных действий для того, чтобы выполнить цели проекта.

     Американская  общественная организация «Институт   управления проектами» (Project Management Institute (PMI®)) приводит следующее определение управления проектами:

     «Управление  проектом - это искусство руководства  и координации людских и материальных  ресурсов на протяжении жизненного  цикла проекта путем применения  современных   методов   и  техники управления для достижения  определенных в проекте результатов  по составу и объему работ,  стоимости, времени, качеству  и удовлетворению участников  проекта».

     Управление  проектом – это и наука,  и искусство. Искусство, поскольку  оно (управление проектом) требует  навыков, такта  и интуиции  в управлении людьми. Наука –  потому, что необходимо глубокое  знание разнообразных приемов  и способов срочно направлять  усилия в нужное русло, при том, что сроки и ресурсы - ограничены, а бюджет строго определен.

     Управление  проектом - интегрированный процесс.  Действия (или их отсутствие) в  одном  направлении обычно  влияют и на остальные  направления.  Такая взаимосвязь заставляет  балансировать между задачами  проекта - часто улучшение в  одной области может быть достигнуто  лишь за счет ухудшения в  другой. Для лучшего понимания  интегрированной природы управления  проектом опишем его через  процессы, из которых оно состоит  и их взаимосвязи.

 

1.3 Создание офиса  управления проектами

 

Офис управления проектами (ОУП) – структурное подразделение  компании, создаваемое для решения следующих задач:

Методическое обеспечение, участие в формировании и эффективной  координации стратегического портфеля проектов компании как средства достижения ее стратегических целей, повышения  конкурентоспособности и капитализации  на рынке

Регулярная аттестация и  верификация специалистов с целью  повышения общего уровня корпоративной  культуры компании и уровня зрелости в области управления проектами

Формирование, актуализация и совершенствование корпоративной  базы знаний, нормативной базы и  технологических решений

Создание ОУП компания всегда начинает изнутри, с формулирования руководством целей его создания. Должно быть определено и формально  зафиксировано место ОУП в  организационной структуре компании. Персонал ОУП может набираться как  из числа сотрудников компании, так  и извне. Важно, чтобы в состав ОУП вошли люди, известные и  уважаемые в коллективе компании, с богатым опытом работы в основной области деятельности организации. Разработка стандарта управления проектами  компании и прочих регламентирующих документов может вестись параллельно  с разработкой Реестра проектов – первого варианта портфеля проектов компании. На этих этапах, равно как  и на этапе внедрения ИСУП, возможно привлечение сторонних консультантов. После успешной отработки решений  на пилотных проектах ОУП входит в штатный режим работы, параллельно занимаясь разворачиванием системы управления на все проекты и дальнейшим развитием Стандарта и ИСУП.

 

2. Содержание предметной области

2.1 Характеристика  предприятия ОАО «ДАЛЬХИМПРОМ»

 

    Объектом исследования является ОАО «ДАЛЬХИМПРОМ». Компания зарегистрирована 11 ноября 1992 года регистратором Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по Первореченскому г. Владивостока. Управляющий организации - Гулай Ольга Сергеевна. Компания ОАО «ДАЛЬХИМПРОМ» находится по адресу 690074, г. ВЛАДИВОСТОК, ул. СНЕГОВАЯ, д. 64, основным видом деятельности является «Производство средств для ароматизации и дезодорирования воздуха, производство полирующих и чистящих средств, восков». Основная отрасль компании - «Промышленность бытовой химии».

 Компания ОАО «ДАЛЬХИМПРОМ» осуществляет следующие виды деятельности (в соответствии с кодами ОКВЭД, указанными при регистрации):

• Химическое производство;
• Производство мыла, моющих, чистящих и полирующих средств, парфюмерных и косметических средств;
• Производство средств для ароматизации и дезодорирования воздуха, производство полирующих и чистящих средств, восков;

Компания работает в следующих  отраслях промышленности (в соответствии с классификатором ОКОНХ):

• Промышленность
• Химическая и нефтехимическая промышленность (без химико-фармацевтической промышленности)
• Химическая промышленность
• Промышленность бытовой химии

В 2004г ОАО «ДАЛЬХИМПРОМ» становится эксклюзивным представителем компании «Хенкель-Эра» в Приморском крае. С 2004 по 2005 гг. заключается еще несколько эксклюзивных контрактов с такими компаниями как «Нефис-Косметикс», Концерн «Калина», «Арнест». Компания переходит на уровень дистрибьютора. Основной упор делается на логистику товара непосредственно в торговые точки на территории всего края. 
      В 2009 году компания становится владельцем своего крупного складского комплекса, что гарантировало увеличение объема продаж. Объем доставки продукции в торговые точки достиг 95%. Лишь 5% товара реализуются самовывозом. В план компании входит процесс от приема заявок до доставки товара.  
      Все это говорит о том, что необходимость применения оптимальных систем управления, хранения и логистики и взаимодействие между этими системами является основополагающим для ведения успешного бизнеса, особенно в условиях ужесточения конкуренции и сложных экономических преобразованиях нашей страны.

      В связи с расширением ассортимента и увеличением объемов продаж было принято решение открыть новое здание офисно - складского типа. Возникла необходимость разработки проекта покупки и ремонта здания. 

 

2.2 Определение проекта

 
     Для грамотного планирования проекта необходимо четко знать цели проекта, так как успешность проекта во многом зависит от правильной постановка целей [21].

    Основной целью проекта является подготовка офисного здания к работе. Для достижения этой цели необходимо осуществить покупку здания, а также выполнить его ремонт, подготовку к открытию, подготовку прилегающей территории. Декомпозиция основной цели проекта на составляющие отражена в дереве целей проекта, которое изображено на рисунке  
 
 
Рисунок 1-дерево целей проекта