Технология и организация выставочной деятельности туристских организаций

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………….3 
Глава 1. ТЕХНОЛОГИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТаВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТУРИСТСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ………………………5

1.1 Предварительная подготовка к выставке………………………………...5

1.2 Оформление стенда………………………………………………………..8 
1.3 Подготовка и оформление заявки на участие…………………………...10 
1.4 Общение с клиентами…………………………………………………….14

1.5 Перспективы развития выставочного туризма в России……………….16

Глава 2. ОПИСАНИЕ И РАСЧЕТ СТОИМОСТИ ЭТНОГРАФИЧЕСКОЙ ПРОГРАММЫ «КРАСОТЫ Петербурга»……………………………….20

1. Описание программы ……………………………………………………20
2. Расчет стоимости программы……………………………………………22
3. Расчет эффективности и построение точки безубыточности

туристской программы………………………………………………………..26 
Заключение………………………………………………………………..28

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………..30 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 
            В  современном деловом мире ни  один шаг не может быть сделан  без 
учета последствий, перспектив или реакции конкурентов. Во всем нужно 
уметь ориентироваться, все нужно принимать во внимание. Бизнес не 
прощает мелочей и безответственности. Каждая компания стремиться 
так называемую "нишу".

 Выставочная деятельность - компас  в моменты принятия ключевых  
решений, при выработке политики поведения фирмы, создания ее имиджа,  
образа, проведения рекламных компаний. Большую роль в формировании  
"правильного" восприятия фирмы, ее товаров или услуг играет  
выставочная деятельность. Именно она позволяет использовать все  
возможные способы для захвата рынка и достижения оптимального  
результата. Выставочная деятельность в сфере туризма - очень  
важное и вероятно ключевое направление в создании наиболее  
благоприятных для компании условий бизнеса. Она представляет собой  
целую отрасль, где порой самые незначительные мелочи могут сильно  
дискредитировать имя компании или наоборот, поднять его на мировой  
уровень. Необходимо заметить, что в выставочная деятельность имеет ряд тонких  моментов, особых условий, приоритетов и правил. Поскольку многие менеджеры сталкиваются с ними в процессе подготовки к выставке, но придают мало значения, часто ожидаемый от выставки результат получается ниже (или даже противоречит запланированному). На первый взгляд, в проведении выставки нет ничего сложного.

Как было отмечено выше, выставочная  деятельность является одним из способов рекламы фирмы, ее продукции и услуг. Для правильного понимания роли этапов проведения выставочной компании, необходимо сделать некоторые пояснения: поскольку принятие решения об участии или неучастии в выставке может принять только 1-е лицо фирмы, у него заранее должна быть вся необходимая информация по ВСЕМ планируемым в течении года выставкам, срокам их проведения, объемам, территориальном расположении. Только имея такую информацию можно оценить класс выставки, ее значение для фирмы и степень необходимости в ней участвовать.

Действия по составлению (получению) общего плана выставок можно рассматривать  в качестве первого шага на пути подготовки к конкретной выставке. 
            Целью данной курсовой работы является составление общего понятия о технологии и организации выставочной деятельности туристских организаций.

      Для достижения поставленной цели были поставлены следующие задачи:

- изучить общие понятия;

- рассмотреть процесс подготовки  к выставке и её проведение;

- исследовать перспективы развития выставочного туризма в России.

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 

 

 
Глава 1. ТЕХНОЛОГИЯ И  ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТОВОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ТУРИСТСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ

 

1.1 Предварительная подготовка к  выставке

 
            При организации биржевой и выставочной торговли выделяют три этапа: 
             1. Предварительный этап включает принятие решения и подготовку приказа о проведении выставки. На этом этапе создается выставочный комитет и формируется рабочая группа, которые обязаны разработать положение и разослать информационные письма для участников с полной информацией об условиях участия в выставке. Рабочая группа разрабатывает и другие рекламные материалы типа пригласительных билетов, рекламных буклетов, карточек гостя и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия. При любой форме участия необходимо за 15 дней до открытия выставки внести регистрационный взнос и оформить заявку на участие, включающую подробную информацию о клиенте выставки, его реквизитах, требованию по размещению экспозиций и т.д. 
Основными источниками доходов от проведения выставочной торговли является плата за участие, аренду под экспозиции, транспорт, аренду складских площадей, бронирование и приобретение билетов, осуществление погрузочно-разгрузочных и транспортно-экспедиторских работ, проведение технической и информационно-коммерческой консультации и комплекса дополнительных услуг. 
            2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, включающего всех участников выставки, подавших заявки. Помимо участников, в каталогах публикуется и другая новейшая рекламная научная и научно-техническая информация о других передовых фирмах России и мира, о передовом опыте, соответствующем профилю и тематике выставки или выставки-продажи. Этот этап включает также оперативную работу по размещению гостей, организации их досуга, проведению ежедневных показательных выставочных торгов, презентаций и др. 
            3. Заключительный этап включает в себя подведение итогов с выделением положительных и отрицательных сторон в работе выставки. Этот этап является основой для принятия стратегических решений по дальнейшей перспективе выставочной торговли. 
Для общего руководства конкретной выставкой образуется выставочный комитет. В его состав входят представители государственных, коммерческих структур, отраслей производства, торговли, предприятий, объединений, научно-исследовательских и других организаций. Возглавляет комитет лицо из состава ведомства, под эгидой которого устраивается выставка. Выставочный комитет является коллегиальным органом. Решения с оформлением протокола принимаются большинством его членов на периодически устраиваемых заседаниях.

            Выставочный комитет определяет состав участников выставки, создаёт рабочие органы, необходимые для выполнения поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, встреч представителей продавцов и покупателей для согласования развернутого ассортимента продукции, оформления документации, условий поставок, вносит министерствам, предприятиям предложения о снятии с производства продукции, не пользующейся спросом, изготовлении новых видов продукции повышенного спроса, обеспечивает обслуживание участников, определяет размеры и порядок распределения расходов на организацию и проведение выставки. 
Выставочный комитет образует дирекцию, которая следит за ведением бухгалтерской, статистической отчетности, заключает договоры, необходимые для обеспечения деятельности выставки, издаёт приказы и распоряжения, назначает и увольняет работников выставки, руководит рабочими органами, осуществляет организаторскую, рекламную, коммерческую деятельность. 
            Проведение финансовых операций, контроль за расходованием средств, ведение установленной отчётности, предоставление на рассмотрение и утверждение выставочного комитета отчёта о деятельности и баланса  
возлагается на бухгалтерию, создаваемую на период подготовки и функционирования выставки. На выставке целесообразно создавать группу маркетинга. Специалисты по маркетингу главным образом оценивают существующую ситуацию и разрабатывают прогноз развития рынка по каждому виду товаров. Ход торговых операций на выставки контролируют и частично регулируют соответствующие группы - арбитрская, информационная, по учёту и регистрации договоров. 
            Предметом торговли на выставки могут быть товары и другие материальные ценности, предварительно заказанные, запланированные к производству и поставке в ближайший период, или изготовленные и ранее поставленные в некоторые регионы, но накопившиеся там в избытке, а следовательно, нуждающихся в повторном перемещении в другие районы с активным спросом на них. Сами товары непосредственно на выставки не реализуются. Они представлены в образцах, буклетах, проспектах, чертежах, фотографиях, кино-видеороликах и т.д. Выставляются на выставки также научно-технические разработки в виде натуральных экспонатов, макетов, патентно-лицензионной документации и т.д. Производители и владельцы товаров могут присутствовать или отсутствовать на выставки. 
Выставки могут проводиться в специальных или арендованных помещениях. Если юридическое или физическое лицо желает реализовать или прорекламировать на выставке свой товар, оно должно предварительно заказать и оплатить место.

             Для успешного проведения выставки требуется приблизительно знать состав участников, количественный и ассортиментный состав товаров, представляемых на реализацию.

 

1.2 Оформление стенда

 

             В последнее время всё большую  популярность приобретают мультимедийные выставочные стенды. Благодаря развитию современных технологий любой выставочный стенд может оснащаться музыкальным, графическим, динамичным сопровождением – музыкой или видеорядом, что усиливает запоминаемость выставочной конструкции и повышает интерес у посетителей выставки. Разработка мультимедийных выставочных стендов требует значительно большего мастерства и профессионализма от производителя выставочного оборудования. Следует учитывать, что такой стенд привлечет внимание гораздо большего числа посетителей выставки, поэтому его оформление требует предельной внимательности.

            Как правильно оформить выставочный стенд? Оформление любого стенда для выставки следует начинать с распределения его пространства. Оптимально руководствоваться правилом: необходимо занять минимум площади, предоставив для посетителей как можно больше свободного места с разных сторон стенда. Продуманность решения состоит как раз в том, чтобы не только представить всю потенциально интересную информацию о компании и сфере её деятельности, но и дать доступ посетителям выставки к стенду, чтобы каждый желающий мог ознакомиться с его содержанием, а не просто увидеть стенд издалека.

            На следующем этапе оформительских работ нужно заняться расстановкой тумб и столиков с экспонатами. Рекомендуется разделить все выставочные экспонаты на три группы: интересные новинки, основные экспонаты и дополнительные. Наиболее заметные места в выставочной композиции должны занять новинки, после них – основные экспонаты, а дополнительные экспонаты можно поместить дальше всего от посетителей. И в завершении необходимо разработать систему освещения выставочных стендов и конструкций. Правильное освещение должно выделять основные экспонаты на стенде, чуть затеняя дополнительные. При этом нужно учитывать местоположения посетителей и установить освещение так, чтобы оно не светило им в глаза и не отвлекало их внимание. При использовании проводных источников освещения нужно внимательно продумать расположение розеток и способы спрятать провода.

            Кроме всего прочего, нужно продумать расположение рабочей зоны для сотрудников, которые будут представлять компанию на выставке. В этой зоне они должны чувствовать себя свободно, иметь возможность отдохнуть; здесь же будет храниться вся дополнительная рекламная полиграфия и экспонаты. Именно здесь могут проводиться личные переговоры между проявившими интерес посетителями выставки и представителями компании, чтобы не отвлекать внимание других участников.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
1.3 Подготовка и оформление заявки на участие

 
            При подготовке к выставке, составление плана деятельности просто необходимо. Здесь указываются все основные детали относительно будующей выставки, это своего рода костяк дальнейших действий. В плане деятельности детально расписываются цели участия в выставке, место, сроки и время ее проведения, ответственные лица за оформление стенда, за организацию и увязку всех мелочей (конкретно - кто/что), за доставку материалов на стенд. Также дается краткая информация о других фирмах участниках (дилерах/конкурентах), специфике выставке и характеру ее проведения. В заключение указывается минимум бумаг, требующих согласования и подготовки, без которых вся работа будет бессмысленной - приглашения, билеты, документы на машины, 
пресс-релизы, рекламные проспекты, листовки, визитные карточки. 
В качестве одного из приложений к плану действий прилагается подробный список вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение "стратегических запасов" фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы. Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.  
            Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично или direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов. 
Обычно к письму прилагается приглашение. Таким письмом фирма-участник 
приглашает людей, занятых в данной области на выставочный стенд для более детального ознакомления с предлагаемым ею видом продукции. Многие компьютерные и строительные фирмы используют в своей практике такой способ приглашения специалистов, известных лиц, бизнесменов. 
За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета 'ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ'. В ней указываются все реквизиты фирмы (адрес/телефон/факс, номер расчетного счета, и т.д) Суть заявки –предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг. Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество. Так, например, наиболее распространенными дополнительными услугами являются: рабочее место, аккредитация, публикация в каталоге, изготовление вывески и фирменной рекламы, тиражирование визиток, проспектов, услуги переводчиков и вспомогательного персонала. Безусловно, многие фирмы предпочитают изготавливать свои экспозиционные материалы "на стороне", у специализированных агенств и на выставку лишь привозить их. Это резко 
повышает качество экспозиции, наглядно показывает профессионализм и 
индивидуальный подход, но одновременно с этим и удорожает стоимость стенда. 
            Буквально на все существует своя плата. С одной стороны это удобно, так как вы точно знаете сколько и за что вы платите, с другой, вы платите за все, и это увеличивает стоимость участия. Обычной платой является: аренда (до 90% от общей стоимости участия, цена на открытую/закрытую площадь различна); регистрационные сборы за фирму или за представителей (если выставка проводиться в другом городе); стоимость публикации в каталоге; стоимость монтажа/демонтажа стенда. С уплаченной вами суммы взимается НДС и спецналог.