Гост реквизиты история возникновения

1. ГОСТы 1970-х годов, регламентирующие систему организационно-распорядительной документации.

 

Важнейшей разработкой  была Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.

В 1988 г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названную Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.

Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся  с 1970-х годов.

Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в  действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».

В связи с разработкой Унифицированной  системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) эти ГОСТы были в 1978 г. утверждены в новой редакции и в 1990 г. переработаны и объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система  документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.

Отдельным направлением совершенствования  работы с документами стала унификация терминологии, применяемой в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным вследствие введения ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (переработан  в 1983 и 1998 гг.). Единая терминология позволяет  однозначно воспринимать как нормативно-методические документы, так и специальную  литературу. Официальные термины  используют и при разработке локальных  нормативных документов в любой  организации.

С 1970-х годов в управление стали  внедрять средства вычислительной техники  и в этой связи начинается разработка автоматизированных средств управления (АСУ) для решения управленческих и производственных задач. Внедрение  АСУ потребовало унификации документов. В середине 1970-х годов были утверждены первые унифицированные системы  документации (УСД). УСД представляют собой комплексы взаимоувязанных  документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в  определенной сфере деятельности.

Полный перечень УСД дан в  Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД), изданном в 1983 г.

В состав УСД вошла Унифицированная  система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Она включала ГОСТ 6.15.1-75 «Основные положения», установивший назначение и состав УСОРД, требования к формам и текстам документов, правила их утверждения и регистрации; ГОСТ 6.38-75, ГОСТ 6.39-75 , а также Альбом унифицированных форм документов и  Методические указания по их применению.

Особое значение этой системы заключается  в ее практически повсеместном применении в учреждениях, организациях и на предприятиях.

 

 

2. Характеристика ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. УСОРД. Требования к оформлению документов.

 

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные  системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в  действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. 
Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). 
Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов. 
Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06). 
Во-вторых, из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде. 
В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации". 
Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков. 
В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику. 
В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.). 
Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

 

 

Если текст содержит несколько решений, выводов и  т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые  нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих  на принципах единоначалия, а также  документах, адресованных руководству  организации, текст излагают от первого  лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола  излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих  права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения  текста от третьего лица единственного  или множественного числа ("отдел  осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица  множественного числа ("просим  направить", "направляем на  рассмотрение");

- от первого лица  единственного числа ("считаю  необходимым", "прошу выделить");

- от третьего  лица единственного числа ("министерство  не возражает", "ВНИИДАД считает  возможным").

3.21. Отметку о  наличии приложения, названного  в тексте письма, оформляют следующим  образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число  листов и число экземпляров; при  наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.   2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу  прилагают другой документ, также  имеющий приложение, отметку о  наличии приложения оформляют следующим  образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в  документе адреса, то отметку о  его наличии оформляют следующим  образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2  к приказу Росархива  от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это  выражение, наименование документа, его  дату и регистрационный номер  относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2   к приказу Минздрава России  от 05.06.2003 N 251

3.22. В состав реквизита  "Подпись" входят: наименование  должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен  не на бланке документа, и  сокращенное - на документе, оформленном  на бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент  Ассоциации региональных предприятий	Личная подпись	А.А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент	Личная подпись	А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный  директор   ЗАО "Партнер"

Личная подпись

Н.А. Федоров

При оформлении документа  на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например:

Директор института	Личная подпись	М.В. Ларин
Главный бухгалтер	Личная подпись	З.В. Марьяш

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

Заместитель директора   по научной работе	Заместитель директора   по научной работе
Личная подпись        Ю.Г. Демидов	Личная подпись         К.И. Игнатьев

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии	Личная подпись	А.Н. Сокова
	Личная подпись	А.С. Красавин
	Личная подпись	О.И. Рысков

3.23. Гриф согласования  документа состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, должности лица, с  которым согласован документ (включая  наименование организации), личной  подписи, расшифровки подписи  (инициалов, фамилии) и даты  согласования, например:

СОГЛАСОВАНО     Ректор Финансовой академии   при Правительстве Российской Федерации    Личная подпись                А.Г. Грязнова     Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и  др., гриф согласования оформляют следующим  образом: 

СОГЛАСОВАНО     Письмо Российской академии   медицинских наук   от 05.06.2003 N 430-162    или     СОГЛАСОВАНО     Протокол заседания Правления   Российской государственной   страховой компании "Росгосстрах"   от 05.06.2003 N 10

3.24. Согласование  документа оформляют визой согласования  документа (далее - виза), включающей  в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы, фамилию) и  дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись             А.С. Орлов