Порядок проведения инвентаризации в аптеках

Содержание:

Введение…………………………………………………………………………2

 

Глава 1. Характеристика и особенности инвентаризации в аптечных организациях……………………………………………………………………4

 1.1. Понятие и сущность инвентаризации……. ………………………………4

1.2. Виды инвентаризации…………………………………………………….5

 1.3.Особенности проведения инвентаризации в аптеке…………………….6

1.4. Правила заполнения описных листов при инвентаризации…………….8 

1.5. Правила проведения инвентаризации денежных средств…………….10

 1.6. Задачи инвентаризаций……. ……………………………………………10

1.7. Порядок проведения инвентаризации………………………………….11

 1.8. Сроки проведения инвентаризаций……. ………………………………12

 

Глава 2 Документальное оформление результатов инвентаризации………15

2.1.  Годовая инвентаризация в аптеке: документальное оформление………………………………………………………………………18 2.2. Расчет естественной убыли………………………………………….…….21

 

Заключение………………………………………………………………………23 

Список литературы……………………………………………………………..24 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

       Для аптечной организации, как любого предприятия, проведение инвентаризации является обязательным мероприятием, так как знание фактического положения дел необходимо для эффективного управления. Основной целью проведения инвентаризации является выявление фактического наличия имущества и обязательств, сопоставление их фактического наличия с данными бухгалтерского учета, документальное подтверждение наличия имущества и обязательств, определение их состояния и оценка. Инвентаризация позволяет осуществлять:         

1.  Контроль за сохранностью запасов производства. Аптечная организация проводит налоговый учет сырья, материалов и покупных товаров, с целью расчета суммы расходов, во избежание злоупотреблений материально ответственных лиц (хищений, обмеров, обвесов и т.д.), а также для контроля за сохранностью материально-производственных запасов. Данные складского учета следует периодически сверять с фактическим наличием товарно-материальных ценностей в организации путем проведения инвентаризации;

2. Выявление  и списание за недостачи, в  том числе в пределах норм  естественной убыли. Лекарственные  средства подвергаются естественным  природным воздействиям (усушка, утруска, испарение, порча и т.д.), в результате  которых возможны расхождения между учетным и фактическим количеством. Списать недостачу не только лекарственных средств, но и других материальных ценностей можно лишь на основании результатов проведенной инвентаризации;

3. Информация  о реальном положении дел в  аптеке. Инвентаризация необходима  для того, чтобы иметь достоверные  сведения о фактическом положении  дел в организации, в чем заинтересованы  в первую очередь ее собственники  и руководители. В совокупности  все эти причины свидетельствуют  о необходимости проведения инвентаризации  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности, тем более что затем  нужно правильно отразить в  налоговом учете результаты инвентаризации, которые часто бывают непредсказуемыми. Годовую инвентаризацию должны  проводить все аптечные организации, независимо от применяемого режима  налогообложения.

 

Целью инвентаризации являются:

1. Проверка правил хранения наличных денег;
2. Оформление первичной документации;
3. Ведение вторичной документации;
4. Соответствие остатка в кассовой книге и фактическому остатку в кассе;
5. выявить активы, фактически имеющиеся в наличии у организации.

Задачей инвентаризации является:

1. Соответствие осуществляемой деятельности учредительным документам;
2. Обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
3. Соблюдение правильности ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
4. Операции с основными средствами и нематериальными активами;
5. Выявление товаров с истекшим сроком годности, малоходовых и не имеющих спроса, а также ценностей не используемых в аптечной сети.
6. Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил эксплуатации оборудования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Характеристика и особенности инвентаризации в аптечных организациях

1. Понятие и сущность инвентаризации

     Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия активов и обязательств данным бухгалтерского учёта. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в бухгалтерском учёте, а также внести необходимые уточнения и исправления.

     Проведение инвентаризации регулируется Законом РФ «О бухгалтерском учёте» и Методическими указаниями Минфина РФ по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 13. 06. 1995 г.

      Под активами организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы. Под обязательствами понимаются кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

      При инвентаризации подсчитываются, обмериваются и взвешиваются все материальные объекты, имеющиеся у организации, а также не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

      Порядок проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации. Он определяет, сколько раз в отчетном году и когда она должна проводиться, а также утверждает перечень инвентаризуемых активов и обязательств.[1].

     Данные бухгалтерского учёта должны давать точную информацию о состоянии и движении активов и обязательств. Но эти данные могут расходиться с действительностью. Причины таких расхождений следующие:

1) естественная  убыль, то есть потери, вызываемые  биологическими и физико-химическими  процессами,

2) потери  при транспортировке,

3) пересортица (неправильный учёт товаров одного  сорта в составе другого сорта),

4) неисправность  весоизмерительных приборов,

5) ошибки  в документах,

6) злоупотребления, хищения.

Для выявления расхождений между фактическим наличием средств и данными бухгалтерского учёта служит инвентаризация.

 

2. Виды инвентаризации:

1. Плановые – проводится в соответствии с утвержденным порядком на предстоящий финансовый год и принятой учетной политикой.

2. Внеплановые (внезапные) – проводятся с целью проверки сохранности отдельных видов имущества у материально-ответственных лиц или по другим причинам.

3. Инициативные - проводятся дополнительно в соответствии со спецификой деятельности организации и необходимостью дополнительного контроля за обеспечением достоверности данных об имуществе и обязательствах аптеки.[2].

По степени охвата проверяемых объектов может быть:

1. Полной – охватываются все объекты имущества и обязательства аптеки, подлежащие инвентаризации.

2. Частичной – проверяются один или несколько видов имущества и обязательств (например кредиторская задолженность)

 

 

 

 

 

3. Особенности проведения инвентаризации в аптеке

     Организацию и контроль за проведением инвентаризации осуществляет постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

     Для непосредственного проведения инвентаризации ценностей создаются рабочие комиссии в следующем составе:

1. председатель комиссии
2. представитель вышестоящей организации
3. члены комиссии
4. отчетные работники
5. материально ответственное лицо
6. другие специалисты

Состав комиссии утверждается специальным приказом.

     Инвентаризация в случаях бригадной материальной ответственности проводится с обязательным участием бригадира, работающего на момент начала инвентаризации.

      При необходимости в состав комиссии могут входить другие специалисты (провизоры-аналитики, провизоры-технологи и другие).

     При проведении инвентаризации ценностей и денежных средств в аптеках, где по штату не предусмотрены счетные работники и не представляется возможным направить их из вышестоящих организаций, в состав комиссии включаются представители общественности. [3].

     В состав комиссии должны входить: опытные работники руководители отделов аптеки, счетные работники, заместители отделов аптеки, если они не являются материально-ответственными лицами; в состав комиссии должны входить фармацевты, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и учет.

     Не разрешается назначать председателям комиссии в одном и том же учреждении, одного и того же работника 2 раза подряд.

     Запрещается проводить инвентаризацию при неполном составе инвентаризирующей комиссией. Полный состав комиссии, объем инвентаризации, сроки её проведения оформляются распоряжения руководителя учреждения. Инвентаризация должна проводится в короткие сроки, чтобы не снижать качества лекарственного обслуживания.[2].

     С целью ускорения проведения инвентаризации в крупных аптеках, на складах, производствах, имеются отделы, которые возглавляют материально-ответственные лица, при этом создаются несколько инвентаризационных подкомиссий для снятия остатков ценностей в каждом отделе. Подкомиссии работают под руководством председателя инвентаризационной комиссии, которая обеспечивает правильность проведения инвентаризации в целом по предприятию. В случае если инвентаризация проводится в отсутствии материально ответственного лица, а также после стихийных бедствий, краж, в состав комиссии должен входить представитель вышестоящей организации. При проведении инвентаризации после краж и ограблений необходимо извещать органы милиции.

      Перед началом инвентаризации материально – ответственные лица должны передать председателю комиссии последние товарные и кассовые отчеты с выведением в них остатком товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также реестры приходных и расходных товарных и денежных документов.

      Одновременно берется подписка, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию, или переданы комиссии, и никаких других документов и денежных средств, принадлежащих аптеке у материально – ответственного лица не осталось.

      У кассиров берется кассовый отчет на момент инвентаризации, проверяется наличие денежных средств в кассе и по показателям кассовых аппаратов определяется выручка. В отчете кассир подсчитывает книжный остаток по формуле товарного баланса. Сумма денег в кассе подсчитывается и сравнивается с суммой по учетным данным.

      На время проведения инвентаризации все торговые и финансовые операции прекращаются и посторонние лица в помещении, где проходит инвентаризация не допускается. При перерыве на обед и в конце рабочего дня все лица проводящие инвентаризацию одновременно покидают помещение, которое тут же запирают и опечатывают. Печать или пломбир хранится у председателя, ключи у материально – ответственного лица. Все помещения аптеки в которых не работает комиссия тоже опечатывают и закрывают.

      Инвентаризация по каждому виду ценностей осуществляется раздельно по месту их нахождения, по каждому отделу или филиалу самостоятельно. Все товары при проверке перевешивают, перемеривают, пересчитывают материально – ответственное лицо в присутствии других членов комиссии.

      При возникновении сомнения в качестве инвентаризируемых лекарственных средств, рекомендуется провести качественный а иногда и количественный анализ; все не распакованные товары должны быть вскрыты и проверены по качеству и количеству. В виде исключения разрешено не вскрывать товар только в тех случаях, когда вскрытие может вызвать порчу товара или комиссия убеждается, что товар хранится в неповрежденной упаковке поставщика.

      Каждое проверенное наименование товара записывают в инвентаризационную опись отдельно с указанием отличительных признаков, предусмотренные прайсом, количество проставляется в единицах измерения, соответственно цене прайса, делается это, чтобы в дальнейшем было удобно оценивать в инвентаризационной описи занесенные в нее товары.

       Лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету вносятся в сличительную ведомость, в которой кроме фактического наличия препаратов по наименованию, указывают остаток по учетным данным.[3].

4. Правила заполнения описных листов при инвентаризации

В описных листах инвентаризационной описи указывается:

- наименование материальных ценностей;

- их отличительные признаки;

- номер и серия;