Виды деловых писем и их структурные особенности

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ТЕМА: Виды деловых писем и их структурные особенности

 

 

Дисциплина: ДЕЛОВАЯ ЭТИКА

 

 

 

 

Выполнил(а): Романов Игорь Евгеньевич

                                       Поток:      ИКП-3

                    Адрес:            

Проверил____________________________

Оценка______________________________

Дата________________________________

 

 

2013

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

Введение

 

Деловое письмо - одно из важнейших средств международного общения в современном мире. В течение длительной истории сформировались определенные правила составления международной бизнес-корреспонденции, несоблюдение которых может не только повлиять на имидж фирмы, но и помешать заключить выгодный контракт. Важную роль играет переписка и в дипломатии. Поэтому в условиях активизации международных отношений перед современными документоведами стоит задача знать особенности подготовки, оформления и обращения делового письма.

Искусство написания писем ценилось нашими предками, как бесценный дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством писем, целые романы были созданы в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена телефонов, сотовой связи и электронной почты составление писем для дружеской переписки или общения с родными перестало подчиняться жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой компании включает письма, и поэтому деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений между партнерами, клиентами и заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь на переписке. От того, были ли соблюдены правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех этих отношений.

1. Структура делового  письма

 

Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их - Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить по неведению хороших взаимоотношений с вашими партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальное бланк, тем официальное должен быть стиль письма.

Всякое письмо начинается с адреса на конверте. Для того чтобы письмо точно дошло до адресата, необходимо выяснить полные адреса ваших предполагаемых партнеров. В отличие от российской практики, во всем мире сначала пишут «КОМУ» а затем «КУДА». Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в левом верхнем углу письма.

При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Затем необходимо написать фамилию адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, а затем - фамилия. Вежливость требует поставить перед инициалами одно из сокращений «Г-ну» («Господину»), «Г-же» («Госпоже»), или «Г-дам» («Господам»).

С правой стороны и чуть ниже реквизитов фирмы-отправителя указывается дата отправления с указанием месяца буквами, например, 12 Мая 2008 г. Принятые у нас сокращения 12.05.08 в международной переписке не употребляются. В США принято указывать сначала месяц, а затем число - Май 12, 2008.

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте. Еще ниже, без абзаца, сразу у поля вновь с левой стороны пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит из слов:

«Дорогой г-н (или г-жа) + фамилия или «Дорогой доктор + фамилия», или «Господа», «Уважаемые господа», «Уважаемый г-н + фамилия».

В официальных письмах не принято обращаться на Ты. К людям, занимающим достаточно высокие посты, в таких письмах не следует обращаться на Ты даже в том случае, если в жизни вы с ними накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами: «Уважаемый Джон» (имя), либо «Уважаемый Смит» (фамилия).

Если, посылая письмо в ФРГ, необходимо употребить обращение «Дорогой г-н доктор + фамилия», то в Австрию и Швейцарию достаточно написать «Дорогой г-н доктор».

После вступительного обращения ставится ЗАПЯТАЯ, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике.

Следующей строкой после обращения принято обозначать тему письма. Для этого достаточно поставить Re: («Reference»), русский эквивалент - «Касательно» или «Касс». Например, Re: «В ответ на ваш телекс от 18 Мая 2008.

Если ваше письмо касается только одной проблемы, то в этом случае тему письма можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Если же переписка с вашим партнером ведется сразу по нескольким контрактам, то в таком случае вам было бы удобнее сразу после однократного обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например: Дорогой г-н Смит,

Re: О Ваших предложениях по проекту «Омега», Неоплаченные счета № 28765, 54678, О поставках картофеля в октябре 2009 г. Однако более современным считается способ, при котором заголовок к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами. Например, Дорогой г-н Смит,

О Ваших предложениях по проекту «Омега», или

Дорогой г-н Смит,

О ВАШИХ ПРЕДЛОЖЕНИЯХ ПО ПРОЕКТУ «ОМЕГА». Далее следует текст письма. С некоторыми наиболее часто употребляемыми в деловых письмах фразами и образцами писем можно ознакомиться, например, в книге А.Альбова «Письмо зарубежному партнеру».

Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» и т.д.

При формулировке вступительного обращения и комплимента учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном.

Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их настроений, стиля общения и пр.

Под комплиментом ставится подпись с указанием под ней вашей фамилии и должности. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны, также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, напечатанной на машинке - 2- 2,5 см.

Чтобы не ставить вашего партнера в трудное положение с определением вашего пола, желательно написать ваше имя полностью.

Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности, припиской в конце письма не злоупотреблять.

Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosure)». Например,

Приложение: 1. Контракт (5л.)

2. Страховой полис (6 л).

Указание на рассылку копий (Carbon copy или СО) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г-ну С.Смирнову «Мосбизнесбанк».

Структура делового письма:

1. Наименование организации-отправителя
2. Указание на ссылку. В ней могут быть даны инициалы составителя письма или машинистки, цифровые или буквенные обозначения фирмы, отдела и т.д. При этом сначала предлагается ссылка на данные получателя (Your reference), после чего следует ссылка отправителя (our reference).
3. Дата написания письма.
4. Адрес получателя письма. Если письмо адресовано лицу, чей точный адрес неизвестен, а фирма, в которой работает ваш корреспондент, осведомлена о его местонахождении, то вы можете письмо просто послать на адрес фирмы, употребив выражение «Care of или С/О», т.е. «на попечение''.
5. Указание на конкретное лицо. Этот реквизит употребляется в том случае, когда письмо адресовано фирме и при этом отправитель заинтересован в том, чтобы письмо было прочитано определенным лицом в этой фирме. В этом случае употребляется выражение «Attention of Mr. ...», т.е. «Внимание г-на...».
6. Вступительное обращение.
7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.
8. Основной текст письма. В настоящее время все большую популярность приобретает цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.
9. Заключительная формула вежливости.
10. Подпись.
11. Указание на приложение.
12. Указание на рассылку копий.

2. Классификация деловых документов

 

Деловые документы классифицируются по различным признакам: виду, происхождению, месту составления, стадиями создания, сложности, сроком исполнения, гласности, срокам хранения, форме и др.

По происхождению деловые документы делятся на официальные (служебные) и личные.

Официальный (служебный) документ создается организацией или должностным лицом и оформляется в установленном порядке. Документ личного происхождения создается лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения служебных обязанностей (письмо, записка).

По месту составления и выхода из учреждения различают документы внутренние и внешние, входные и выходные. Внутренний документ предназначен для функционирования внутри организации и не выходит за ее пределы (приказ , распоряжение , акт) . Внешний документ выходит за пределы организации, т.е. входящая и исходящая корреспонденция (письмо, телеграмма, запрос). Входной документ поступает в организацию, а выходной - направлен из учреждения (организации, предприятия).

По стадиям изготовления различают черновики, чистовые документы, оригинал и копию. Документ является оригиналом, если это первый и единственный его экземпляр. Копия воспроизводит информацию документа и все его внешние признаки или часть их, в том числе элементы его правового, делового, художественного оформления. В юридическом отношении подлинник и копия равноценны.

По сложности выделяют простые (в документе рассмотрен один вопрос) и сложные (содержащие информацию о двух и более вопросов) документы.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные, выполняемые в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, руководителем, а также документы с пометкой «СРОЧНО» (телеграммы, телефонограммы, удостоверение) и несрочные - выполняются в сроки, определенные руководством предприятия (учреждения, фирмы).

По гласности различают документы обычные, для служебного пользования, секретные , конфиденциальные . Секретные документы ценные и имеют гриф «тайно». С ними ведут работу лица, имеющие разрешение и ознакомлены со специальной инструкцией. Документы служебного пользования, содержащие сведения, не подлежат огласке по радио, телевидению, используются только работниками данного предприятия ( организации, учреждения). На таких документах проставляют гриф «Для служебного пользования».

По сроком хранения выделяют документы постоянного хранения, документы длительного хранения (свыше 10 лет) и документы временного хранения (до 10 лет).

По видам различают типичные, трафаретные и индивидуальные документы. Типичные, разрабатываемые высшими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные изготавливаются типографским способом: неизменяемые часть текста документа печатается на полиграфических машинах, а для переменной информации остаются свободные места. Индивидуальные документы создаются каждый раз по - новому. Содержание в них излагается индивидуально, представляя собой результат творчества исполнителя (автобиография, докладная записка).