Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»

Дипломная работа: «Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»»

ВВЕДЕНИЕ….….4 

ГЛАВА1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ….….9 

1.1.Документопоток и принципы  организации документооборота в организации….….9 

1.2. Правовые основы автоматизации  документооборота в РФ….17 

1.3. Автоматизация документооборота- как фактор эффективности труда.27 

ГЛАВА 2. ОЦЕНКА ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ТОРГМУР»…37 

2.1. Общая характеристика  ООО «ТоргМур»….….37 

2.2.Анализ существующей системы документооборота в ООО «ТоргМур».45 

2.3.Обоснование необходимости  мероприятий, направленных на совершенствование  системы документооборота ООО  «ТоргМур»….59 

ГЛАВА3.СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТОООБОРОТА В ООО «ТОРГМУР»…67 

3.1.Совершенствование организационной  структуры службы ДОУ в ООО  «ТоргМур»….67 

3.2.Анализ существующих  систем автоматизированного документооборота….….71 

3.3.Внедрение автоматизированной  системы документооборота в делопроизводство  ООО «ТоргМур»….78 

3.4.Оценка эффективности внедрения системы DIRECTUM в ООО «ТоргМур»….….84 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ….….….91 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ….….97 

ПРИЛОЖЕНИЯ….….105 

Введение (выдержка)

Документооборот в организации – это движение документов от их составителя до исполнителя и отправки в архив по выстроенным информационным цепочкам. Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. 

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным. 

В условиях рыночной экономики вопрос эффективности функционирования коммерческих структур приобретает первостепенное значение, и в этом плане особую роль играют информационные технологии, в создание и развитие которых вкладываются большие средства. В связи с этим весьма важно принимать обоснованное решение в пользу выбора той или иной информационной технологии при создании или реорганизации корпоративной информационной системы. 

На сегодняшний день во всем мире возрастает популярность систем автоматизации документооборота, способствующих оптимизации бизнес-процессов, снижению трудозатрат, упорядочиванию подготовки документов и повышению эффективности предприятия в целом. 

Основным универсальным показателем экономической эффективности использования новых технологий, программного обеспечения и технологии является прирост прибыли в анализируемый период, которая сопоставляется с необходимыми затратами. Внедрение новых информационных технологий есть не что иное, как вложение средств в проект, позволяющий со временем получать определенную прибыль. 

Дипломная работа рассматривает тему: «Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур». Актуальностью темы исследования является то, что несовершенство документопотока организации, отсутствие специально нацеленного на эту работу отдела, секретаря, или работника ответственного за организацию документооборота, оказывает отрицательное влияние на эффективность организации работы с документами, увеличивает процесс приема и передачи документов, осуществляется ежегодная утеря документов, нарушается качество хранения документов и многое другое. 

Объектом исследования дипломной работы является система документационного обеспечения управления ООО «ТоргМур». Предмет исследования: данные статистической отчетности компании ООО «ТоргМур» с 2009-2011 г.г., а также существующая система организации документооборота на предприятии. 

Целью дипломной работы является исследование организации документооборота и рекомендации по совершенствованию на предприятии ООО «ТоргМур». Для достижения поставленной цели необходимо решить задачи: 

1)Рассмотреть теоретические  аспекты документооборота в организации; 

2)Описать нормативно-правовое  регулирование документооборота  в РФ; 

3)Охарактеризовать преимущества  автоматизации документопотока  в организациях; 

4)Провести анализ общей  характеристики организации ООО «ТоргМур»; 

5)Дать оценку существующей  системы документооборота на  предприятии ООО «ТоргМур»; 

6)Разработать предложения, направленные на совершенствование  документооборота на анализируемом  предприятии; 

7)Оценить экономическую  эффективность предложенных мероприятий, направленных на совершенствование документооборота предприятия ООО «ТоргМур». 

Методами исследования являются: факторный анализ, сравнения, графические методы. Положения, выносимые на защиту: 

1)Совершенствование структуры  организации документооборота на ООО «ТоргМур», а в частности внедрение дополнительной штатной единицы (секретаря- делопроизводителя); 

2)Внедрение автоматизированной  системы документооборота с помощью  программы DIRECTUM на ООО «ТоргМур»; 

3)Экономическая эффективность предложенных мероприятий. 

Теоретической базой исследования являются: учебники и учебные пособия, статьи, монографии по изучаемой проблеме; нормативно-правовые акты, регулирующие деятельность по документообороту и автоматизации документооборота на предприятиях в РФ. 

Практическая значимость работы- изучением эффективности документооборота в организации и его автоматизации занимались множество авторов, основные из них: Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Якобсон. И., Стрелец И. А., Кузнецов. С. Л., Кочнев А., Петров М. В., Подолина. О., Журавлева. Н., Барановская Т. П., Белая Т.Р. , Аладин. Н., Е. Каменева и другие. 

Наиболее интересным является опыт Екатерины Каменевой (главный специалист-эксперт компании «Электронные офисные системы »). Она предлагает различные формы отчетности по исполнительской дисциплине поручений руководства в организации документооборота. В частности, ею предлагаются формы, в которых хорошо видны данные как по отдельным исполнителям, по подразделениям, так и по организации в целом, а также приводится детализация информации о поручениях, выполненных с нарушением срока и невыполненных. 

Дипломная работа изложена на 105 страницах машинописного текста имеет следующую структуру: введение, основная часть, заключение, список использованных источников и приложения. Первая глава дипломной работы является теоретической и направлена на изучение документооборота организации, его классификация, нормативно-правовое регулирование в РФ, преимущества автоматизированных систем в организации документопотока предприятий. 

Вторая глава является практической и направлена на изучение деятельности организации документопотока предприятия ООО «ТоргМур», а в частности рассмотрена общая характеристика предприятия, анализ существующей системы документооборота, выявлены недостатки организации документопотока предприятия. 

Третья глава направлена на совершенствование документооборота организации ООО «ТоргМур», а в частности в ней рассмотрена совершенствованная структура организации службы ДОУ на ООО «ТоргМур», приведен анализ существующих систем автоматизации документооборота российских предприятий, дана оценка наиболее конкурентоспособной программы по автоматизации, которая является наиболее подходящей для анализируемого предприятия, а также оценена экономическая эффективность от автоматизации документооборота на ООО «ТоргМур». 

Предполагаемый основной вывод исследования- предложенные мероприятия могут быть применены на практике и тем самым позволят ООО «ТоргМур» совершенствовать документопоток организации. 

Заключение (выдержка)

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. 

Существуют следующие способы учета документации: бумажный, электронный и смешанный. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. 

Информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией. Документооборот является очень важным процессом деятельности любого предприятия. Хорошо отлаженная система учетного документооборота отражает реально происходящую на предприятии текущую производственную деятельность и дает управленцам возможность воздействовать на нее. 

Объектом исследования в дипломной работе является предприятие ООО «ТоргМур» -это Общество с ограниченной ответственностью, которое осуществляет свою деятельность на основании Гражданского Кодекса РФ, Налогового кодекса РФ, Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Устава предприятия и др. нормативно-правовых актов. 

Основным видом деятельности предприятия ООО «ТоргМур» является реализация продуктов питания, которая включает в себя следующие группы товаров: бакалея, консервы, чай, кофе, напитки, алкогольные напитки, хлебобулочные изделия, салаты, мясные и рыбные продукты, замороженные продукты, кондитерские изделия и др. В настоящий момент у предприятия имеется три магазина в Мурманской области. 

Проведенный анализ организации документооборота в ООО «ТоргМур» показал, что на предприятии имеются входящие, исходящие и внутренние документы. В течении анализируемого периода(с 2009-2011 г.г.) наблюдается увеличение общего количества документов на 84шт. и по состоянию на 2011 г. число все видов документов составило 1031. В том числе произошло увеличение числа входящих и исходящих документов на 59 и 19 единиц соответственно. Наибольший удельный вес в общей структуре документооборота приходится на входящие документы, так, доля входящих документов в 2011 г. составила 47,62%, на долю исходящих документов приходится 40,44%. Небольшой удельный вес приходится на внутренние документы организации и составляет 11,93% от общего количества документов. Проведенный анализ также показал, что в ООО «ТоргМур» наблюдается увеличение затрат времени на обработку документов на 134 часа и на конец анализируемого периода количество часов потраченных на обработку документов составило 923 часа. Произошло увеличение часов на обработку входящих и исходящих писем на 30 часов, а также на другие виды работ, связанные с обработкой документации на 159 час. Снизилось число часов на следующие виды документации: выписка счетов, составление договоров и контроль оплаты; составление приказов, поручений; рассмотрение заявлений; составление актов списания материальных ценностей; формирование списка дебиторов, кредиторов. 

Немаловажное значение в организации документооборота предприятии имеют показатели качества делопроизводства. Основными показателями качества делопроизводства являются следующие показатели: процент выполнения поручений руководства, средняя длительность поиска документа, средняя длительность обработки одного документа, количество утраченных документов и др. 

Показатели качества документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» показали следующие результаты: средний процент выполнения поручений руководства составляет 76%, т.е. недовыполнение поручений руководства составляет 24%, это связано с тем, что на предприятии существует бумажный документооборот, который требует значительных затрат времени и привлечения дополнительного персонала для обработки документации, в связи с этим часть поручений руководства выполняются несвоевременно. Также наблюдается, что в ООО ТоргМур» происходит ежегодная утеря документов, так по состоянию на 2011 г. было утеряно 27 документов, т.е. процент утраченных документов составил 2,6% от общего количества документации; средняя длительность обработки одного документа в 2011 г. составила 53,71 мин., а это больше на 3,72 мин. больше по отношению к началу анализируемого периода. 

Существующую систему организации документооборота в ООО «ТоргМур» нельзя назвать совершенной, так как на предприятии отсутствует служба ДОУ, нет ответственных за ведение документации, документооборот не автоматизирован. В связи с изложенными выше недостатками, имеется необходимость в совершенствовании организационной структуры ДОУ и автоматизации документооборота в ООО «ТоргМур». 

Так как предприятие ООО «ТоргМур» небольшое по масштабам деятельности, то для совершенствования структуры ДОУ достаточно будет введение одной штатной единицы- секретаря-референта, на которого будут возложены ряд функций документооборота. На данную должность необходимо принять работника имеющего высшее образование, желательно опыт работы от 1 года. Для новой штатной единицы целесообразно уставить окладную систему оплаты труда, 7 часовой рабочий день, пятидневная рабочая неделя. 

Существенным недостатком в организации документооборота в ООО «ТоргМур» является то, что используется бумажный способ учета документации. Такой способ требует существенных затрат времени и материальных ресурсов на создание, обращение и хранение документации. Также имеется риск безвозвратной утраты документа в случае уничтожения материального носителя. К наиболее важным недостаткам бумажного документооборота также относятся: расходы на закупку бумаги; архивы документов, сокращающие дорогую офисную площадь; поиск в бумажных архивах, который занимает в лучшем случае несколько минут, в худшем вообще может не увенчаться успехом; свойство бумажных носителей терять первоначальный вид от течения времени; сложности реализации гибкого управления правами доступа к документам; неизбежность перемещение бумажного документа по маршрутам информационных потоков с излишними тратами временных ресурсов; сложность централизации бумажного документооборота в организации с рассредоточенной структурой производства, как единую точку информационной поддержки; сложность применения проводной и безпроводной электронной передачи данных, связанной с закупкой специализированного оборудования.