Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»

Для совершенствования документопотока в ООО «ТоргМур» необходима автоматизация. В дипломной работе был проведен анализ различных программных продуктов, обеспечивающих автоматизацию делопроизводства. Наиболее конкурентоспособной программой является программа- DIRECTUM — система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. 

Так как программа DIRECTUM является наиболее эффективной из существующих в настоящее время, то целесообразно автоматизировать документооборот предприятия ООО «ТоргМур» с помощью именно этой системы. 

Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру. Преимуществами от автоматизации документооборота с помощью программы DIRECTUM являются: прозрачность бизнес-процессов, исключение несанкционированного доступа, повышение исполнительской дисциплины, выполнение требований стандартов ISO-9000, сокращение затрат времени руководителей и сотрудников, наличие необходимой информации "под рукой", максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании, рост конкурентных преимуществ, развитие корпоративной культуры и др. 

Проведенные мероприятия, направленные на автоматизацию документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» показали, что после внедрения автоматизации документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» произойдет полная ликвидация потерь документов, средняя длительность поиска документа после проведения мероприятий будет составлять несколько секунд, тогда как в настоящий момент в среднем на поиск документа уходит в среднем 8 мин. До внедрения мероприятий процент выполнения указаний руководства составлял 76%, автоматизация документооборота позволит увеличить процент выполнения поручений на 20% и в перспективе практически на 100% (по нашим данным 96%)будут выполняться задания руководства. 

Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии ООО «ТоргМур» позволит устранить недостатки бумажного документооборота, повысит скорость обработки и поиска документов, обеспечит прозрачность бизнес-процессов, повысит исполнительскую дисциплину, исключит утечку информации, повысит скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов и др. 

Управление информационным обеспечением, в рамках документооборота, в ООО «ТоргМур» на современных этапах развития –сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области документооборота предприятия ООО «ТоргМур» могут возникнуть ситуации тормозящие производство. Потеря документов, затягивание согласования – эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив автоматизированную корпоративную систему электронного управления документами. 

Список литературы

1. Федеральный закон «Об  обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ (принят ГД ФС РФ 14.01.1998)//с изменениями от 28 декабря 2010 г. N 409-ФЗ. 

2. Федеральный закон «О  бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ . Принят Государственной  Думой 23 февраля 1996 года. Одобрен Советом Федерации 20 марта 1996 года( в ред. ФЗ №243-ФЗ от 28.09.2010г.) 

3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и  о защите информации" (с изменениями  от 21 июля 2011 г.). Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года. Одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 года 

4. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения  обращений граждан Российской  Федерации" (с изменениями от 27 июля 2010 г.). Принят Государственной  Думой 21 апреля 2006 года. Одобрен Советом Федерации 26 апреля 2006 года. 

5. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном  языке Российской Федерации". Принят Государственной Думой 20 мая 2005 года. Одобрен Советом Федерации 25 мая 2005 года 

6. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с изменениями 27 июля 2010 г.). Принят Государственной Думой 1 октября 2004 года. Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 года 

7. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (с изменениями от 11 июля 2011 г.). Принят Государственной Думой 9 июля 2004 года. Одобрен Советом Федерации 15 июля 2004 года. 

8. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. N 77-ФЗ "Об обязательном  экземпляре документов" (с изменениями от 11 июля 2011 г.).Принят Государственной Думой 23 ноября 1994 года. 

9. Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I "О государственной тайне" (с изменениями 8 ноября 2011 г.). 

10. Постановление Правительства  от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". 

11. Распоряжение Правительства  РФ от 5 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении  перечней федеральных государственных  учреждений и федеральных государственных  унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати" (с изм. на 10 марта 2009 г.). 

12. Постановление Правительства  РФ от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном  архивном агентстве" (с изменениями  на 8 августа 2009 г.) 

13. Постановление Правительства  РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 "Вопросы Федерального архивного агентства" (с изменениями на 29 мая 2008 г.) 

14. Постановление Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых  книжках" (с изменениями на 19 мая 2008 г.) 

15. Постановление Правительства  РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изменениями на 17 марта 2009 г.). 

16. Указ Президента РФ  от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изменениями на 23 сентября 2005 г.). 

17. Постановление Правительства  РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении  изготовления, использования, хранения  и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями на 14 декабря 2006 г.) 

18. Указ Президента РФ  от 30 ноября 1995 г. № 1203 "Об утверждении  перечня сведений, отнесенных к  государственной тайне" (с изменениями  на 10 июня 2009 г.). 

19. Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности" (с изменениями на 22 мая 2008 г.). 

20. Распоряжение Правительства  РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников". 

21. Письмо Федерального  архивного агентства от 18 ноября 2008 г. N 2/2062-К "Об "Информационно-справочной  системе архивной отрасли" 

22. Приказ Министерства  культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти." 

23. Постановление Госкомстата  России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" 

24. Приказ Минфина России  от 22 декабря 2003 г. № 117н "О трудовых  книжках" 

25. Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А "О модернизации "Информационно-справочной системы  архивной отрасли" 

26. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" 

27. Постановление Федеральной  комиссии по рынку ценных бумаг  от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс "Об утверждении  Положения о порядке и сроках  хранения документов акционерных обществ" 

28. Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к "О присвоении  тематическому комплекту "Информационно-справочная  система архивной отрасли (ИССАО)" статуса "официальной базы данных  Федеральной архивной службы  России" 

29. Постановление Минтруда  России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об  утверждении Норм времени на  работы по документационному  обеспечению управленческих структур  федеральных органов исполнительной  власти". 

30. Основные правила работы  архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. 

31. Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденный руководителем  Росархива 6 октября 2000 г. 

32. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия." 

33. Постановление Минтруда  России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об  утверждении межотраслевых укрупненных  нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления." 

34. Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном  положении об архиве государственного  учреждения, организации, предприятия." 

35. Государственная система  документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. 

36. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. 

37. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. 

38. ГОСТ Р 50922-2006. Защита  информации. Основные термины и определения. 

39. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные  системы документации. Придание  юридической силы документам  на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной  техники. Основные положения. 

40. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные  системы документации. Требования к построению формуляра-образца. 

41. ГОСТ 17914-72. Обложки дел  длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. 

42. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная  технология. Криптографическая защита  информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи. 

43. Аладин. Н. Электронный  документооборот для всех и  для всего / Н. Аладин // Банковские  технологии. – 2008. - №7. – С.57-59. 

44. Алексеева М.М. Планирование  деятельности фирмы. М.: Финансы и  статистика, 2008 г., 248 с. 

45. Абрютина М.С., Грачев  А.В. Анализ финансово-экономической  деятельности предприятия. - М.: Дело  и сервис, 2011 г. 

46. Баканов М.И., А.Д. Шеремет  «Теория экономического анализа»  Москва, 2011 г. 

47. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. – 2007. - №3. – С.40-47. 

48. БОСС-Референт [Электронный  ресурс]. URL: [http://www.boss-referent.ru/about/](дата  обращения 10.11.2012). 

49. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория анализа хозяйственной 

деятельности: Учеб. - М: Финансы и статистика, 2010г. 

50. Бухалков И.М. Внутрифирменное  планирование. М.: Инфра – м, 2007 г., 392 с. 

51. Бляхман Л.С. Основы функционального  и антикризисного менеджмента. Спб: Издательство Михайлова В.А., 2009 г. 379 с. 

52. Барановская Т.П. Информационные  системы и технологии в экономике. – М.: Изд-во Финансы и статистика. – 2010г. - 416 с 

53. Верников Г. Основные  принципы выбора программного  обеспечения для построения корпоративной информационной системы// [Электронный ресурс]. URL: [http://www.cmdsoft.ru] (дата обращения 10.10.2012). 

54. Горемыкин В.А., Бугулов  Э.Р., Богомолов А.Ю. Планирование  на предприятии. М.: Инф. – изд. дом  «Филинъ», 2010 г. 

55. Деловое планирование: Методы, организация, современная практика./Под  редакцией В.И. Попова. М.: Ф и С. 2011 г. 366 с. 

56. Дело [Электронный ресурс]. URL: [http://www.eos.ru] (дата обращения 08.11.2012). 

57. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный  ресурс]. Режим доступа: URL: [http://www.eos.ru] (дата обращения 08.10.2012). 

58. Журавлева. Н. Распознавание  отсканированного документа как  необходимый этап организации  работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. – 2008. - №9. – С.92-95. 

59. Корюкин, Ю. Сказка о потерянном времени / Ю. Корюкин // Управление компанией. – 2009. - №12. – С.63-66. 

60. Кузнецов. С. Л. Международные  требования к системам автоматизации  делопроизводства/ С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006. - №3. – С.63-69. 

61. Организация, планирование  и управление деятельностью торговых  предприятий/ Под ред. С.Е. Каменицера, Ф.Ф. Русинова. - М.: «Высшая школа», - 2004. – 284с. 

62. Подолина, О. Автоматизация  подготовки организационно-распорядительного  документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №10. – С.20-21. 

63. Подолина, О. Жизненный  цикл входящего документа в  системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2009. - №3. – С.26-27. 

64. Подолина. О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №11. – С.44-46. 

65. Подолина. О. Роль системы  электронного документооборота  в автоматизации бизнес-процессов  компании /О.Подолина// Секретарское  дело. – 2008. - №8. – С.87-91. 

66. Подолина. О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. – 2008. - №12. – С.26-28.