Организация документооборота в современных организациях на примере ООО «ТоргМур»

67. Платонов В. Н. Организация  торговли: Учеб.пособие для вузов. - Мн.: БГЭУ, 2010г. - 287с. 

68. Патрушина С. М. Информационные системы в экономике. – М.: Изд-во Бизнес, - 2011г. - 352 с. 

69. Петров М. В. Методология  внедрения информационных систем.М.2010 г. [электронный ресурс]. URL: [http://www.atkcg.ru] (дата обращения 08.10.2012). 

70. Петров М. В. Информационные  технологии как инструмент управления финансового директора. М.2012[электронный ресурс]. URL: [ http://www.atkcg.ru] (дата обращения 18.09.2012). 

71. Романов Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном  документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. – М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2009. – 224 с. 

72. Серова Г. Основные объекты  и принципы автоматизации документационного  обеспечения управления/ Г. Серова// Секретарское дело. – 2008. - №1. – С30-43 

73. Савицкая Г. «Анализ  хозяйственной деятельности предприятий»: Учебник- 2 –е изд., испр.-Мн.:ИП «Экоперспектива», 2010 г.-494 с. 

74. Стрелец И. А. Новая экономика  и информационные технологии. –  М.: Изд-во Экзамен, - 2009г. - 256 с. 

75. Управление организацией/Под  редакцией А.Г.Поршнева, З.П.Румянцевой, И.А. Соломатина. М.: Инфра – М., 2012 г. 

76. Экономический анализ  хозяйственной деятельности» /под  ред. А.Д. Шеремета, М.: «Экономика», 2012 г. 

77. Экономика предприятия./ Под редакцией В.П. Грузинова. М.: Банки и биржи, 2009 г., 535 с. 

78. Якобсон. И. «Локальное»  решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. – 2008. - №4. – С52. 

 
«Организация документооборота»

Введение….3 

1 Теоретические  основы организации документооборота….5 

1.1 Понятие и  развитие документооборота и объема документооборота….5 

1.2 Методы учета  и анализа документооборота….9 

2 Организация документооборота.17 

2.1 Организация  работы с документами.17 

2.2 Этапы документооборота.20 

3 Пути сокращения  объемов документооборота на  предприятии ООО «Апшеронская лесопромышленная компания (АЛК)».24 

3.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия.24 

3.2 Определение  путей сокращения документооборота.30 

Заключение.36 

С формированием в России рыночной экономики возникли новые формы собственности. Наряду с государственной формой собственности, появилась частная собственность, а значит и негосударственные организации: всевозможные некоммерческие фонды, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, кооперативы, крестьянские и фермерские хозяйства и т.д. Одним из наиболее распространенных и перспективных видов корпоративной организации, является акционерное общество. Первые акционерные общества появились в нашей стране еще в XVIII веке, но их развитие было искусственно прервано в 1917 году. 

Становление новой российской государственности, ориентированной на построение демократического правового государства с социально-ориентированной, многоукладной, рыночной экономикой, привело к возрождению акционерной формы собственности. Как правило, в акционерных обществах концентрируется довольно высокий объём капитала, а также занято значительное количество наёмных работников. Акционерные общества связаны хозяйственными и гражданско-правовыми связями со значительным количеством хозяйствующих субъектов и частных лиц. От эффективности управления акционерными обществами, как ведущих субъектов российской экономики, зависит благосостояние большого количества граждан: вкладчиков, работников АО, контрагентов и др. Несмотря на более чем 15-ти летнею историю акционерных обществ в новых исторических условиях и реалиях вопросы их документационного обеспечения их деятельности еще не достаточно разработаны. Именно это определило выбор темы нашей дипломной работы: «Документирование деятельности акционерных обществ (на примере ОАО «Щёлковский витаминный завод»). 

Документирование деятельности, как в государственных, так и в коммерческих организациях имеет общие методологические основы. Это связано с тем, что основные принципы и правила делопроизводства были разработаны и разрабатываются для организаций в целом, без особенного учёта специфики их формы собственности. Учитывая тему дипломной работы, основной проблемой является выделение специфики документирования деятельности не в коммерческих организациях, а, именно, в акционерных обществах. 

В своей работе «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)» Санкина Л.В. и Быкова Т.А. выделяют эту специфику, характеризуя её тем, что оно напрямую связано с особым порядком организации его управленческой деятельности. «Исполнительный орган акционерного общества может быть как коллегиальным, так и единоличным. Так, коллегиально принимаются решения высшим органом управления акционерного общества – общим собранием акционеров» . 

С данным мнением трудно не согласиться, так как именно, в акционер-ном обществе (далее АО) высшие решения (стратегические планы развития) принимаются общим собранием акционеров коллегиально. В обществах с ограниченной ответственностью может быть всего один учредитель, а в АО побочное положение невозможно. 

Связующими процессами управленческих функций в АО, как и в любых организациях, являются процесс коммуникационный процесс. Действительно от своевременности поступления информации и её правильности, зависит принятие управленческих решений. Документационное обеспечение управления является важнейшей частью коммуникационного процесса в управлении организацией. Документаци-онное обеспечение управления (далее ДОУ) позволяет фиксировать, хранить, передавать, принимать управленческую информацию как между элементами управления внутри организации, так и в её внешней среде. Именно, ДОУ в отличие от вербального коммуникационного процесса позволяет уменьшать «шумы» в передаче и переработке управленческой информации, благодаря высокой степени формализации управленческой информации при документировании. 

Какие же особенности ДОУ в обеспечении коммуникационного процесса в акционерных обществах? Основной проблемой здесь, на наш взгляд, является своевременное и чёткое документирование деятельности коллегиальных органов акционерного общества. Еще одной из проблемных задач в деятельности ДОУ в АО является проблема коммуникации между акционерами и аппаратом управления акционерного общества 

Значительную роль в регулирование процесса ДОУ в акционерных обществах играет государство. В своей работе мы предприняли попытку понять какие аспекты этого регулирования являются актуальными для ДОУ в современном АО, а какие потеряли свою актуальность или являются недостаточно разработанными, не соответствуют современным реалиям. 

Организации в зависимости от их юридической формы имеют свои специфические особенности документационного обеспечения, свои правовые нормативно-методические базы ДОУ, создаваемые и регулируемые гражданским законодательством и соответствующими федеральными законами. 

В период рыночных реформ в России появилось большое количество негосударственных организаций: общества с ограниченной ответственностью (дополнительной ответственностью), акционерные общества открытого и закрытого типа, сельскохозяйственные кооперативы, крестьянские и фермерские хозяйства и т.д. 

Нормальное функционирование коммерческих организаций требует эф-фективного ДОУ, так как роль делопроизводства и документооборота в управленческой деятельности таких организаций имеет значение для их эффективной деятельности. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения, главного процесса управления. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому, соответственно, ведение многих документов не только предписывается законом, но и регламентируется соответствующими законодательными актами. 

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите инфор-мации» акцентирует внимание на том, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации. 

Данное положение закона является слишком общим для коммерческих организаций, так как отсутствует регламентированный порядок документирования, кроме отчётной для внешних органов документации. Большинство современных АО, учтивая большой объём документируемой информации вынуждены переходить на электронный документооборот. При этом нет общих стандартов создания документов в электронном виде. Одних только электронных карточек РКК для создания документа в электронном виде предлагается достаточно много вариантов. В связи с таким положением дел, многие АО создают свои типовые электронные образцы внутренних документов, а также автоматизированные методы обработки их (документооборот). В связи с вышеуказанным, не является ли на сегодняшний день актуальным создание единого закона «О документе», который ввёл бы единые нормативы и стандарты для документов во всех организаций, независимо от их формы собственности? Ведь в условиях рыночной деятельности, различным организациям приходиться взаимодействовать между собой, причём посредством документов, в первую очередь. 

Основными законодательными актами, которые в настоящее время регу-лируют создание и деятельность акционерных обществ, включая их документационное обеспечение, являются ГК РФ и Закон об акционерных обществах . 

Надо отметить, что данные законодательные акты довольно подробно регламентируют требования к документации, необходимой для создания АО, а также процесс документирования их регистрации. Но анализ этих законодательных актов, может дать возможность выявить недостатки в отдельных их положениях. Это также является одной из проблемных задач дипломной работы. 

Важнейшим документом в деятельности АО является реестр акционеров общества, в котором указываются сведения о зарегистрированных ак-ционерах и об акциях, записанных на каждого зарегистрированного акционера. В каких формах наиболее оптимально вести этот реестр для службы ДОУ в АО? 

Напрямую связан с управлением АО Кодекс корпоративного поведения. Большинство включенных в Кодекс требований относятся к составу докумен-тов АО, их содержанию и порядку работы с ними. Несмотря на то, что Кодекс корпоративного поведения носит рекомендательный характер, его требования в настоящее время включены в Положение об обще собрании акционеров. Перечень соответствующих положений Кодекса также содержится в Методических рекомендациях по торговле на рынке ценных бумаг. А это значит, что положения Кодекса должны учитываться в АО при документировании управленческих процессов. 

Данный Кодекс, на наш взгляд, это позитивное решение в вопросах документирования деятельности АО, в отличии от других коммерческих организаций. Необходимо разобрать основные его положения, касающиеся вопросов документирования деятельности АО. Это также одна из проблем дипломного исследования. 

Как видно, кроме нормативно-правовой базы, которая напрямую регламентирует требования к ДОУ в организациях любых форм собственности, существует нормативно-правовая база, которая определяет правовое положение, порядок организации и деятельности АО. Эти нормативно-правовые акты оказывают влияние на решение вопросов, связанных с ДОУ в АО. Поэтому ДОУ в АО более регламентировано, в отличие от других коммерческих организаций. Но и в этой нормативно-правовой базе могут быть свои недостатки. Её тщательный анализ в рамках дипломной работы, позволит выявить их и дать возможные способы их устранения и разрешения. 

Исполнительный орган АО может быть как коллегиальным, так и едино-личным. Коллегиально принимаются решения общим собранием акционе-ров. Такой же коллегиальный порядок установлен и для совета директоров общества. С другой стороны, в оперативном управлении генеральный дирек-тор решает многие вопросы единолично и несёт за них персональную ответ-ственность. 

В работе Санкиной Л.В. указывается: «Законодательством РФ определе-ны порядок деятельности каждого органа управления акционерного общества, требование к прохождению установленных процедур, а также к составлению, оформлению, содержанию, срокам подготовки и хранения документов». 

Но это касается в первую очередь требованиям к документам, но не к с способам их ведения (имеется ввиду бумажный или электронный носитель). Всё, что связано с электронным документами и способами их обработки, формирования (за исключением идентификации) является самостоятельным вопросом на усмотрение АО. А такого быть не должно. Ведь со временем большинство организаций полностью перейдут на электронный документооборот и государство, в лице своих исполнительных органов, должно буде признать их юридическую силу. А это опять-таки требует создания закона «Об электронном документе». В вопросах документирования деятельности банков, крупных организаций – это насущная проблема. Надо заметить, что многие небольшие коммерческие организации перешли на электронный документооборот полностью и переводят документы на бумажный носитель, только для формирования различных отчётов в государственные исполнительные органы. Не проще бы было, если бы и организации, и государственные органы признавали бы в настоящий момент альтернативные формы документирования, их одинаковую юридическую силу? Но это зависит, прежде всего, от государства, так именно оно может регулировать законодательно вопросы ДОУ, а они должны иметь более высокую, чем в других сферах степень централизации. 

Если в небольших коммерческих организациях служба делопроизводства представляет собой, как правило, офис-менеджера и нескольких секретарей, то служба ДОУ в АО значительно больше по количественному составу работников. В процессе деятельности АО присутствует большой документооборот. Поэтому для большинства АО наиболее эффективен переход на электронные формы создания документов, а также внедрение автоматизированных систем делопроизводства и документооборота. Создание АИС документооборота уже давно стало реальностью для многих АО. Какие здесь проблемные вопросы? 

С одной стороны, автоматизированные информационные системы дело-производства и документооборота позволяют АО упростить процесс делопроизводства, сделать его более оперативным по времени, сэкономить площади, обеспечить лучшую сохранность документов и более простой информационно-справочную работу с ними. 

Но, с другой стороны, идёт процесс потери унификации в системе дело-производства АО. Поэтому, в связи с внедрением информационных техно-логий в делопроизводство, актуальной проблемой становится разработка и контроль над этим процессом со стороны государства, которое должно разработать нормативные акты, регулирующие процесс компьютерного делопроизводства, а также создать методические рекомендации по внедрению унификации компьютерных информационных технологий в делопроизводстве АО. Так как, проблема «электронного» документирования уже ставилась, то актуальна проблема унификации и стандартизации со стороны государства АИС ДОУ для организаций. Должны существовать общие принципы и методы АИС ДОУ для АО и других коммерческих организаций. А какую АИС создать или выбрать, - это уже зависит от сложности и ёмкости документооборота в АО.