Совершенствование информационного обеспечения управления предприятием

3. Пути  совершенствования информационного  обеспечения управления предприятием

3.1. Оптимизация  процесса внедрения новой информационной  системы

В отечественной практике есть множество примеров неудачных процессов автоматизации [17], когда вместо сокращения объемов ручного труда, в результате такой автоматизации пришлось увеличивать количество обслуживающего персонала или система остается не востребованной заказчиком. Причины таких неудач, в первую очередь, кроются в невнимательности руководства компании к проекту внедрения (см рис. 8). Как видно из диаграммы, следующие «по популярности» факторы неудач это отсутствие целей проекта и неформализованность бизнес-процессов компании то есть по сути отсутствие предпроектного обследования компании.

Рисунок 8. Основные сложности при внедрении ИС в России

А среди факторов успеха (см рис. 9) выделяется заинтересованность менеджмента компании во внедрении системы. Это и участие руководства, и соблюдение плана внедрения, а также грамотная постановка целей и задач внедряемой системы, ну и само собой проведение обследование компании на наличие хаоса в бизнес-процессах, вместо того чтобы пытаться автоматизировать хаос.

Рисунок 9. Факторы успеха внедрения ИС

Имеется два разных класса бизнес-задач, решаемых при внедрении автоматизированных систем.

3.3. Оценка  следующих этапов совершенствования  информационного обеспечения управления

Информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления – фирма не перестала существовать, внешнее окружение продолжает существовать, и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке.

Использование ИТ решений относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.

Хозяйственные риски, связанные с ИТ, постоянно растут, и неясно, до каких пор руководство предприятий будет недооценивать этот важный стратегический ресурс.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. То есть мы приходим к необходимости, создать полную модель бизнес-процессов организации. Т.к. это позволит еще больше повысить управляемость компанией, а соответственно и увеличить ее конкурентоспособность.

Эффективность бизнеса во многом определяется соответствием между стратегическими целями и организационными инструментами, которыми располагает предприятие для их решения. Поэтому такое соответствие может рассматриваться как показатель жизнеспособности и стратегической перспективности предприятия.

Как уже было указанно выше, компания в качестве направления развития выбрала уход в регионы с открытием магазинов большого формата, а также переход в другой рыночный сегмент.

В этом году уже сделано три шага в этом направлении –это открытие в начале февраля магазина в г. Рязань (общая площадь 450 кв.м ), затем в начале марта второго магазина в г. Рязань (общая площадь 520 кв.м ), и открытие в начале апреля магазина в новгородской области в г.Боровичи (общая площадь 450 кв.м). До конца года планируется открытие еще трех магазинов подобного формата.

Большая площадь сопряжена с большей арендной платой. Стоимость аренды в регионах ниже чем в Москве ( см табл. 7), но все равно работа с территориально удаленными торговыми объектами накладывает свой отпечаток на управление компанией.

Таблица 7.

Стоимость аренды торговых площадей по мере удаления от Москвы

Города	Удаленность от Москвы	Среднемесячная стоимость аренды 1 кв.м торговых площадей
Москва	-	От 1100 до 3500 руб. в зависимости от района и торгового центра
Щелково	20 км	1700 руб.
Химки	20 км	1300 руб.
Пушкино	30км	950 руб.
Ступино	100 км	От 1000 до 1200 руб.
Коломна	130 км	1050 руб.
Рязань	250 км	От 670 до 800 руб.
Боровичи (Новгородская обл).	500 км	700 руб.

Большая удаленность торговых точек – это большие затраты на доставку товара до торгового объекта. Большая площадь магазина это дополнительные расходы на запуск магазина ( ремонт, оформление, закупка торгового оборудования ). Для примера приведена смета расходов по открытию первого магазина в г. Рязань ( см. рис.10).

Рисунок 10. Смета расходов по открытию магазина в г. Рязань.

Также большая площадь магазина предполагает большой ассортимент товара, что в свою очередь сопряжено с дополнительными затратами по закупке товара, а следовательно и увеличения товарных остатков . Так как обувь является сезонным товаром, и на спрос на нее действует такие факторы как мода и погодные условия. Есть риск, что достаточно большая часть товара окажется не востребованной по той или иной причине и товарный остатки вынуждены, будут лежать на складах в ожидании следующего сезона, когда их можно будет их продать. Тем самым финансовые средства компании будут заморожены в товарных остатках на достаточно длительное время. Если расположение магазина окажется неудачным, и \или ассортимент магазина окажется не востребованным, то фирма рискует потерять достаточно большие вложенные финансовые средства.

Для решения этих задач требуется оперативная, полная и достоверная информация о текущем состоянии складских запасов, оборачиваемости товаров, перспективных потребностях в различных видах товарно-материальных ценностей, позволяющая принимать экономически обоснованные решения о частоте и объемах поставок, а также по увязке планов сбыта с планами закупок.

Задача оптимизации системы отслеживания товарных остатков - одна из важнейших задач совершенствования системы управления предприятием. Опыт многих фирм показывает, что даже небольшое снижение уровня сверхнормативных запасов и ускорение оборачиваемости товарно-материальных ценностей позволяют добиться существенного увеличения рентабельности.

Следующим направлением для модернизации информационного обеспечения управления предприятием является оптимизация структуры финансово-экономической службы ( ФЭС) и обеспечения ее дополнительными инструментами, контроля.

Заключение

Торговля, удовлетворяя нужды и запросы потребителей, является конечным звеном деятельности субъектов рынка. Особая роль принадлежит коммерческой деятельности, связанной с выполнением комплекса мер по доведению товаров от производителя до покупателя.

Основными ее задачами являются: изучение запросов и потребностей в товарах с ориентацией на покупательскую способность; определение ассортиментной политики; формирование и регулирование процессов поставки, хранения, подготовки к продаже и реализации товаров в увязке с целями деятельности предприятия; обеспечение заданного товарооборота материальными и трудовыми ресурсами. И выполнение этих задач необходимо обеспечить в условиях непрекращающейся ни на минуту конкурентной борьбы.

Утверждение о том, что без автоматизации не выдержать конкурентной борьбы, давно доказано опытом западного бизнеса и стало банальностью. Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Благодаря современным информационным технологиям изменился инструментарий в управлении фирмой. Настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Автоматизация процессов позволяет:

1) Повысить эффективность  управления компанией за счет  обеспечения руководителей и  специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией  на основе единого банка данных.

2) Снизить расходы  на ведение дел за счет автоматизации  процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа  сотрудников компании к нужной  информации. Изменить характер труда  сотрудников, избавляя их от выполнения  рутинной работы и давая возможность  сосредоточиться на профессионально  важных обязанностях.

3) Обеспечить надежный  учет и контроль поступлений  и расходования денежных средств  на всех уровнях управления.

4) Руководителям  среднего и нижнего звеньев  анализировать деятельность своих  подразделений и оперативно готовить  сводные и аналитические отчеты  для руководства и смежных  отделов.

5) Повысить эффективность  обмена данными между отдельными  подразделениями, филиалами и центральным  аппаратом.

6) Гарантировать  полную безопасность и целостность  данных на всех этапах обработки  информации.

Но использование даже самых современных и самых дорогих информационных систем не является панацеей от всех бед. Как всегда все зависит от человека, а информационная система – это просто высокотехнологичный инструмент, который требует навыков обращения с ним. А также, высокой организационной культуры персонала, который будет им пользоваться.

Объектом исследований в работе выступила розничная сеть обувных магазинов «Лотос». На ее примере было продемонстрирован процесс внедрения новой информационной системы, которая обеспечила автоматизацию бизнес-процессов компании на качественно ином уровне, нежели существующая система предыдущего поколения.

Процесс модернизации информационного обеспечения управления компанией предварялся исследованием основных бизнес-процессов, с целью определения целей и масштабов разработки.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия выявил наличие проблемы все увеличивающего размера товарных остатков.

Были даны следующие рекомендации по дальнейшему совершенствованию информационного обеспечения управления:

1) Совершенствование  системы управления товарными  остатками;

2) Определение оптимальной  структуры финансово-экономической  службы и полная интеграция  ее информационных потоков в  автоматизированную системы информационного  обеспечения управления;

3) Применение средств  моделирования бизнес-процессов  для поднятия качества работы  кадровой службы на новый уровень.

Данные рекомендации при условии их выполнения будут способствовать повышению конкурентоспособности фирмы, а также позволят получить более высокие финансовые результаты от коммерческой деятельности.

Список литературы.

Нормативно-правовые источники

1. Draft Federal Information Processing Standards Publication 183, 1993 December 21 Announcing the Standard for INTEGRATION DEFINITION FOR FUNCTION MODELING (IDEF0).

2. ГОСТ 34.602-89, Комплекс  стандартов на автоматизированные  системы. Техническое задание на  создание автоматизированной системы // Государственный Cтандарт Cоюза CCР.

3. ГОСТ 34.601-90, Комплекс  стандартов на автоматизированные  системы. Автоматизированные системы  стадии создания. // Государственный  Cтандарт Cоюза CCР.

Учебники, монографии, брошюры

4. Друкер П. Задачи  менеджмента в ХХI веке: / М: .Вильямс: 2007

5. Андерсен Бьёрн. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования (Серия «Практический менеджмент»). / С.В. Ариничева Науч. ред. Ю.П. Адлер; М.: РИА «Стандарты и качество»,2003.

6. Шеер Август-Вильгельм. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. Издание 2-е, переработанное  и дополненное /Научная редакция  и предисловие: канд. техн. наук Каменнова  М.С., канд. хим. наук Громова А.И. Переводчик: Михайлова Н.А. М.: "Просветитель", 1999

7. В.В.Репина, В.Г. Елиферова  «Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов», М.: РИА «Стандарты и качество», 2004 г.