Аудиторская проверка договорных обязательств по поставкам продукции и учета продаж

• расходы по доставке обязательных бесплатных экземпляров изданий в установленные адреса;
• расходы  по организации выставок;
• расходы на тару и упаковку продукции, предусмотренные прейскурантом оптовых цен на полиграфическую продукцию.

Расходы на продажу, собранные  в течение отчетного периода на счете 44 подлежат списанию в дебет счета 90 «Продажи» полностью. Согласно учетной политике распределение расходов на продажу осуществляется ежемесячно.

График документооборота и организационная структура ОАО «Областной издательский центр» представлен в Приложении 2.

2.5 Выводы и рекомендации  по результатам аудиторской проверки

Аудиторская проверка была проведена в соответствии с действующими на момент проверки законодательными актами, инструкциями, а также стандартами аудиторской деятельности. При проверке были использованы первичные документы, журналы – ордера, ведомости аналитического учета, Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках и другие формы отчетности.

По результатам анализа  системы внутреннего контроля и  системы учета продажи продукции на ОАО «Областной издательский центр» можно сделать вывод об отсутствии особо грубых ошибок в бухгалтерской документации, отражающей движение готовых изделий. Учетной политикой предприятия закреплены способ учета готовой продукции, порядок и сроки распределения общехозяйственных расходов и расходов на продажу, а также метод определения выручки от продажи и налоговой базы по НДС. На предприятии разработан график документооборота, утверждены формы первичных учетных документов применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов. Однако на практике не всегда положения, установленные учетной политикой, выполняются предприятием.

Необходимо более внимательно  и серьезно подходить к требованию законодательных актов и документированию учета. Так, на предприятии некоторые счета-фактуры не содержат адреса организации, от которой составлен документ; номера первичных документов; измерителя хозяйственной операции, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. А это просто не допустимо, так как именно данный документ является основанием для возмещения НДС. В связи с этим представляется полезным усилить контроль за правильностью оформления не столько исходящей, сколько входящей документации (в первую очередь поступающей именно от покупателей и заказчиков). Ошибки в заполнении доверенностей на получение продукции (особенно бланков строгой отчетности) встречаются более чем часто. Рекомендуется исправлять допущенные нарушения силами работников на месте, чтобы в дальнейшем избежать необоснованных претензий и денежных потерь.

На каждый заказ, поступивший  в производственный отдел, составляются предварительные калькуляции, на основании которых покупателю сообщается его стоимость. В связи с этим видится целесообразным использование утвержденного прейскуранта цен на продукцию ОАО «Областной издательский центр». Это позволит клиенту убедиться в достоверности суммы оплаты и позволит наладить доверительные отношения и возможно даже повысить спрос.

Необходимо также повысить контроль главным бухгалтером формирования себестоимости проданной продукции. В бухгалтерии производственного предприятия поступившие отчеты материально ответственных лиц, а также приходные и расходные документы о движении готовой продукции должны подвергаться тщательной проверке и таксировке. При проверке особое внимание следует уделять правильности оформления документов; законности и целесообразности отражаемых операций; соответствию дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета и так далее. Следующим этапом должна являться проверка итогов по приходу и расходу и точность определения остатков на конец отчетного периода.

Только по окончании процесса столь тщательной проверки отчета и первичных документов бухгалтеру следует приступать к их бухгалтерской обработке, сущность которой заключается в составлении бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

Также является целесообразным усилить контроль за наличием и сохранностью готовой продукции на складе. Так, возможно помимо инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, проводить также выборочную инвентаризацию по отдельным видам продукции.

Из данных тестирования  видно также, что на предприятии  отсутствуют схемы учета готовой  продукции и ее продажи с учетом используемого метода оценки, в результате чего могут возникнуть ошибки в корреспонденции счетов.

Но особый риск представляет собой система внутреннего контроля расчетов с дебиторами. На ОАО «Областной издательский центр» такой контроль совсем отсутствует. В связи этим является необходимым координировать работу по внутрихозяйственному контролю дебиторской задолженности. Он должен проводится линейными руководителями и функциональными подразделениями предприятия. Данная система невозможна без четкого распределения обязанностей  и ответственности функциональных подразделений при проведении операций, связанных с дебиторской задолженностью. Каждый отдельный субъект контроля находится в постоянном информационном взаимодействии с другими подразделениями, отделами и службами организации.

Мы бы рекомендовали следующую схему взаимодействия субъектов контроля:

• отдел маркетинга с целью предупреждения возникновения просроченной задолженности покупателей и заказчиков проводит работу по оформлению досье клиентов, разъясняет каждому партнеру ценовую политику организации, выгодность своевременной оплаты продукции; определяет форму задолженности и возможности кредитования клиентов. При заключении договоров поставки на условиях последующей оплаты отдел маркетинга согласовывает условия сделки со всеми остальными службами, принимает решение о предъявлении залога имущества в качестве гарантии оплаты, векселя, поручительства и другие способы обеспечения обязательств;
• производственный отдел обосновывает цену на продукцию, оценивает экономическую целесообразность уровня установленных цен по договорам, а также заключения нетиповых договоров по закупкам и продажам; информирует соответствующую службу организации о наличии у партнера «встречной» задолженности; анализирует финансовую устойчивость контрагента; осуществляет контроль достоверности оперативной информации о состоянии дебиторской задолженности;
• бухгалтерия осуществляет учет отгруженной продукции, расчетов с покупателями и заказчиками; учет расчетов по авансам; сохранность отгрузочных документов; проводит инвентаризацию финансовых обязательств; проверяет правильность составления актов сверки взаимных расчетов с партнерами организации и подтверждает наличие задолженности; представляет в юридическую службу пояснительные записки, на основании которых юридическая служба готовит ответ на претензию;
• юридическая служба осуществляет проверку правильности оформления договоров; при неудовлетворении требований (претензий) организации предъявляет иск должнику.

Одной из важнейших задач  контроля является подтверждение эффективности кредитной политики. Так как производство продукции осуществляется в основном на заказ и у предприятия имеются постоянные клиенты, можно порекомендовать установление для каждого из них безопасных параметров кредитования, то есть определение лимита суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования исходя из финансовой стабильности клиента.

При составлении проекта  договора поставки начальник производственного отдела должен предусмотреть такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, при котором  сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности не превышала установленный данному заказчику критический уровень.

Для контроля платежные  дисциплины клиента, а также периодической  оценки его будущей кредитоспособности мы бы порекомендовали применение таблицы 4.

Таблица 4 - Контроль платежной  дисциплины контрагента

По данным таблицы  можно проконтролировать степень  выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам (размеры организации, отраслевая принадлежность и др.).

Учитывая отрицательное  влияние роста дебиторской задолженности, а также в целях совершенствования  контроля сохранности активов вместе со счетом – фактурой покупателю целесообразно высылать «напоминание об уплате», где указываются следующие данные: номер и дата договора, общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). Данное «напоминание об оплате» должно быть составлено тем же работником, который ответствен за выписку счетов – фактур, и подписано главным бухгалтером. «Напоминание об уплате» создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Что касается контроля за поступлением и расходованием денежных средств, то мы бы предложили вести регистры (файлы) расчетов с покупателями. Они заполняются на основании банковских выписок и оправдательных документов. Для повышения эффективности контроля регистры расчетов с покупателями могут включать, например, следующие основные данные:

• наименование покупателей (плательщиков) и их юридические адреса;
• номера и даты заключения договоров  (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов);
• форма оплаты;
• номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов-фактур;
• даты и время поступления отгрузочного документа в финансовый отдел; даты и время предъявления их в банк;
• порядок оплаты, то есть календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы.

При этом эффективным  является составление ежедневных отчетов  по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров. При этом к данным отчетам должны прилагаться расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Данные об оплате должны оперативно передаваться в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с дебиторами бухгалтерии делает соответствующие отметки об уплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей. Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и обеспечивать получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения.

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей, проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволит выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

Также необходимо на предприятии  ОАО «Облиздат» производить проверку соблюдения условий договоров и расчетов по претензиям. С этой целью должна осуществляться ежемесячная выверка задолженности покупателей. Для этого всем покупателям в установленном порядке должны направляться акты сверки. Данные мероприятия проводятся в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчета). Для контроля за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями должен быть назначен экономист по расчетам с покупателями. На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Им также может вестись учет отказов от оплаты с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, то есть суммы оплаты по календарным датам с указанием оснований для оплаты, а также данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями. В акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10 дней со дня получения акта, а при наличии разногласий указать их причины.