Аудит и анализ денежных средств

     Для реализации  общего плана аудита составляется  Программа аудита. В соответствии  с Правилом (стандартом) аудиторской  деятельности "Планирование аудита" [21], аудиторскую программу следует  составлять в виде программы  тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу. Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

      Программы  помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

      Руководство  экономического субъекта несет  ответственность за разработку  системы внутреннего контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом субъекте применяются процедуры внутреннего контроля, предусмотренные Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита" (п.4.8). Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно - материальных ценностей.

 

Таблица 2.1

Аудиторская программа  тестов средств контроля кассовых операций и аудиторских процедур [10]

 

N   п/п	Вопрос	Вариант      ответа		Информация    или документ,  который     следует     запросить
1	2	3		4
1	Кому было предоставлено право  подписи приходных и расходных  кассовых  ордеров в качестве        главного  бухгалтера	Только  главному        бухгалтеру		Образец  подписи         главного  бухгалтера
		Уполномоченному лицу
2	Имеются ли письменные      распоряжения предприятия о   назначении  уполномоченного лица  ставить         подписи на      приходных кассовых        ордерах в качестве        главного бухгалтера	Нет
		Да		Письменные      распоряжения    руководителя    Сроки действия        полномочий      Образцы  подписей
3	Кому предоставлено  право подписи приходных и  расходных       кассовых ордеров в  качестве        руководителя  организации	Только руководителю    организации		Образец  подписи         руководителя    организации
		Уполномоченному лицу    (лицам)
4	Имеются ли письменные      распоряжения руководителя    организации о назначении      уполномоченного лица ставить    подписи на расходных       кассовых ордерах и     оправдательных документах в           качестве        руководителя    организации	Нет
		Да		Письменные      распоряжения    руководителя    Срок действия   полномочий      Образцы подписей        уполномоченных  лиц
5	Ведется ли в организации  журнал          регистрации  приходных       кассовых ордеров	Нет
		Да		Журнал регистрации     приходных кассовых        ордеров
6	Ведется ли в организации     журнал регистрации расходных       кассовых ордеров	Нет
		Да		Журнал регистрации     расходных кассовых        ордеров
7	В каком размере банком  установлен лимит денег в кассе			Лимит остатка денег  в кассе организации,    установленный   банком
8	Установлены ли руководителем  организации сроки внезапной  ревизии кассы приказом по     организации	Нет
		Да		Приказ об       установлении    сроков  внезапной       проверки
			Продолжение табл. 2.1
1	2	3		4
9	Сменялись ли кассиры  в       организации в проверяемом     периоде	Нет
		Да
10	Была ли проведена  ревизия при     смене кассира	Нет
		Да		Акт ревизии кассы
11	Назначена ли приказом        руководителя организации     комиссия для производства    ревизии кассы	Нет
		Да		Приказ о назначении      комиссии по ревизии кассы
12	Соблюдались ли установленные  сроки внезапной ревизии кассы	Нет
		Да		Акты внезапных       ревизий кассы
1	2	3		4
13	Заключен ли договор  с кассиром о полной материальной    ответственности	Нет
		Да		Договоры о полной          материальной    ответственности с кассирами
14	Производит ли организация     реализацию      готовой  продукции,      товаров, работ, услуг  населению за  наличные	Нет
		Да
15	Имеются ли в организации     ККМ	Нет
		Да		Договоры о полной        материальной    ответственности с кассирами
16	Зарегистрированы ли ККМ в налоговых органах	Нет
		Да		Карточки        регистрации ККМ в           налоговых органах
17	Имеет ли организация  договор с каким-либо центром  технического обслуживания  и ремонта  ККМ	Нет
		Да		Договор с центром         технического    обслуживания    и ремонта
18	Ведется ли в организации     кассовая книга	Нет
		Да		Кассовая книга
19	Получают ли сотрудники      организации  деньги от сторонних организаций по доверенности	Нет
		Да		ККМ
20	Ведется ли журнал выданных        доверенностей	Нет
		Да		Журнал учета    выданных        доверенностей
21	Ведется ли журнал регистрации     платежных  ведомостей	Нет
		Да		Журнал регистрации     платежных ведомостей
			Продолжение табл. 2.1
1	2	3		4
22	Имеется ли в организации     список лиц, которым разрешено       выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по     организации	Нет
		Да		Список лиц, которым         разрешено выдавать        деньги на хознужды
23	При выдаче денег на  хозяйственные нужды устана-   вливается ли  срок, на который они выдаются	Нет
		Да
24	Составляет ли кассир реестр   депонированных сумм	Нет
		Да
25	Ведется ли в организации     журнал учета  депонентов	Нет
		Да		Журнал учета    депонентов
1	2	3		4
26	На кого возложена  обязанность     ведения книги регистрации     депонентов, картотеки       депонентов	На кассира
		На счетного     работника

 

    До начала  документальной проверки целесообразно  еще раз оценить состояние  внутреннего контроля и системы  учета банковский операций, а  уже потом решить, каким способом  их проверить – сплошным или  выборочным. Это можно сделать  путем проведения устного или письменного тестирования.

Таблица 2.2

Вопросник для проведения контроля банковских операций [8, стр.299]

 

№ п/п	Направления и вопросы тестирования	Ответы			Примечание
		Нет ответа	Да	Нет
1	2	3	4	5	6
1	Условия Открыты ли в других банках незарегистрированные счета?
2	Заключен ли с банком договор о банковском счете?
1	2	3	4	5	6
3	Лишены ли доступа  к бланкам чеков, платежных поручений  не отвечающие за них лица?
4	Запрещено ли подписывать  чистые чеки?
5	Подтверждение Проверяет ли главный бухгалтер выписки банка, счета – фактуры, накладные?
6	Проверяют ли внутренние аудиторы соответствие проведенных  операций договорным отношениям?
7	Осуществляется ли ежемесячная  сверка с банком и подтверждение  сальдо средств на счетах?
8	Полнота   Нумеруются ли выписанные банковские документы?
9	Регистрируются ли платежные  документы в специальном журнале?
10	Отражается ли поступление  выручки от реализации продукции  на расчетном счете согласно учетной  политике?
11	Обрабатываются ли и  отражаются ли ежедневно выписки  банка в учете?
12	Реальность Осуществляет ли банк контроль за соблюдением платежно –  расчетной дисциплины?
13	Проверяют ли внутренние аудиторы подлинность банковских документов?
1	2	3	4	5	6
14	Разрешение Подписываются ли банковские документы руководителем и главным  бухгалтером?
15	Точность Проверяют ли внутренние аудиторы точность отражения операций по оприходованию и списанию денег  на банковских счетах?
16	Проверяет ли главный бухгалтер соответствие данных о наличии и движении денежных средств, отраженных в документах и записях?
17	Классификация Разработан ли примерный  проект отражения банковских операций на счетах бухгалтерского учета?
18	Учет Проверяет ли главный бухгалтер своевременность и правильность отражения данных выписок банка в регистрах бухгалтерского учета?
19	Верно ли отражаются в  учете аккредитивы и расчеты  по чекам из лимитированных (нелимитированных) книжек?
20	Периодизация Датируются ли платежные документы в журнале регистрации по дате, указанной в документе?

 

     После окончания  тестирования вопросник должен  быть заверен подписями главного  бухгалтера и внутреннего аудитора. Сомнительные ответы должностных  лиц должны быть перепроверены.

 

2.2 Аудит  денежных средств в кассе (документальное  оформление)

     Денежные  средства являются подвижными  и легко реализуемыми активами. Наибольшую активность имеют  наличные деньги. Их движение  совершается посредством кассовых  операций. 

     Все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно - правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке.       Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие имеет кассу. Операции по движению денежных средств проверяются сплошным порядком. [13]

     Основные  документы, изучаемые и проверяемые  при аудите кассовых операций, следующие: приходные и расходные кассовые ордера; кассовая книга, отчеты кассира; журналы регистрации приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонированных сумм; платежные (расчетно - платежные) ведомости и др.

     Целесообразность  использования денежных средств  и их многообразие находят  отражение в учетных регистрах  и отчетности:

журнал - ордер N 1 и ведомость N 1 по учету операций по кассе (согласно типовой форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации");

Главная книга;

баланс предприятия (форма N 1), 2-й раздел актива;

движение денежных средств (форма N 4 приложения к балансу).

  Основные правила  ведения кассовых операций таковы:

     Записи  в кассовую книгу должны производиться  кассиром сразу же после получения  или выдачи денег.

      При  проверке (проведении аудита) необходимо  уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличию и подлинности подписей получателей денег на расходных кассовых ордерах. 

     Наличные  деньги из кассы выдаются по  расходным кассовым ордерам или  надлежаще оформленным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др. с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, подпись на его расходных кассовых ордерах не обязательна.

     При аудите  кассовых операций часто встречается нарушение лимита расчетов между юридическими лицами в пределах одной сделки. За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленного лимита, а также за неоприходование в кассу денежной наличности может быть налажен штраф. [4] 

     Таким образом,  выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить величину  финансовых санкций, которые могут  быть наложены на предприятие  в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

     Следовательно,  проверка проводится с целью  установить, совершаются ли на  предприятии расчеты с другими  юридическими лицами суммами,  превышающими установленную предельную  величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами. 

     Документами,  подтверждающими движение (оприходование)  денежных средств, являются приходные  кассовые ордера, отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "Аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

     Для оформления  выводов аудитору необходимо  последовательно просмотреть чековые  книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки). 

     Проверка  правильности и своевременности  оприходования денег, получаемых  по денежным чекам из банка,  является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись "Получено из банка по чеку __", сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

Кроме того, сличается  номер чека, указанный в приходном  ордере, с номером на корешке чека.   

     При проверке  аудитору следует проанализировать  движение денежной наличности, выявить  расхождение между суммами фактически  произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели. [15]

     Если задолженность  сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (лицо, организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

     В случаях,  когда в учете значится задолженность  за уволившимися сотрудниками, необходимо  проверить эти факты методом  письменных подтверждений от  третьих лиц или методом устных  опросов.

     Порядком  ведения кассовых операций в  Российской Федерации предусмотрен ряд моментов, соблюдение которых на практике позволяет, во-первых, предотвратить злоупотребления и, во-вторых, значительно облегчить работу аудиторов. Так, п.11 Порядка ведения кассовых операций предусматривает, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.[6]

     В соответствии  с п.21 Порядка ведения кассовых  операций приходные кассовые  ордера до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в  журнале регистрации приходных  кассовых ордеров. Кассовые приходные  и расходные ордера должны  иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления (п.19 Порядка ведения кассовых операций).

     Если по  выписанному приходному ордеру  деньги в кассу не поступили,  то кассир обязан вернуть его  в бухгалтерию, о чем должна  быть сделана отметка в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

     Наличие  на предприятии утвержденного  приказом руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

     Вместе  с тем лица, получившие деньги  на хозяйственные нужды, также  должны своевременно отчитаться  и произвести полный расчет  по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки  будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал - ордер N 7 "Расчеты с подотчетными лицами".